RPA verspricht, Arbeitsabläufe zu rationalisieren, Altsysteme zusammenzukleben und Geschäftsanwender in die Lage zu versetzen, ihre eigenen Probleme zu lösen. Aber hinter den großen Erfolgen lauern versteckte Probleme, die es zu lösen gilt. [...]
In jeder guten Science-Fiction-Geschichte gibt es mindestens einen Roboter-Butler, einen allwissenden, allsehenden Dschinni, der all unsere Probleme in Sekundenbruchteilen aus der Welt schaffen kann. Die Leute, die das Schlagwort „robotische Prozessautomatisierung“ geprägt haben, haben eindeutig versucht, diese Stimmung anzuzapfen. Kunden, die sich für die Plattform entscheiden, erwarten, dass sie ihre Aufgaben an einen Computer-Butler übergeben können, damit sich die verbliebenen Mitarbeiter auf die größeren Herausforderungen konzentrieren können.
Die gute Nachricht ist, dass es viele Beispiele dafür gibt, dass das Buzzword zutrifft. Unternehmen vereinfachen Arbeitsabläufe und entwickeln ausgeklügelte Dashboards, die Daten aufsaugen und nützliche Infografiken ausspucken. RPA-Tools haben sich als erfolgreich erwiesen, wenn es darum geht, dem Computer einige der lästigsten Aufgaben zu überlassen, die jeden auf und ab der Nahrungskette verärgern.
RPA-Tools erwecken auch Altsysteme zu neuem Leben, indem sie eine neue Schicht hinzufügen, die den alten Code intelligent manipulieren kann und dazu beiträgt, seine Nutzungsdauer zu verlängern. Viele RPA-Tools können auch von Nicht-Programmierern eingesetzt werden, so dass diejenigen, die den Schmerz bei der Arbeit mit Legacy-Tools kennen, neue Icons per Drag & Drop einfügen können, um ihre Arbeitsabläufe zu verbessern. Wählen Sie das richtige Tool und die richtige Implementierung, und jeder, der Tabellenkalkulationsmakros schreiben kann, kann Arbeitsprozesse mit RPA rationalisieren.
All diese Magie ist klar und bietet eine wunderbare Fassade, die einen Großteil der Mühsal und Plackerei wegfegt. Aber unter dem Furnier, das RPA Ihren Systemen hinzufügt, verbergen sich einige Probleme, die sich mit der Zeit als problematisch erweisen könnten.
Das Unvermeidliche wird hinausgezögert
Einer der großen Vorteile von RPA ist die Möglichkeit, eine Schicht zum Zusammenkleben von Legacy-Softwarepaketen aufzubauen. Sicher, Sie könnten die Pakete von Grund auf neu schreiben, um alles zu harmonisieren, aber eine gute RPA-Lösung kann einen Großteil der gleichen Aufgabe in viel kürzerer Zeit erledigen. Es ist die digitale Version von Kaugummi und Kabelbinder.
Dieser Ansatz kann wahre Wunder bewirken. Der Produktivitätsschub kann bei der ersten Vorstellung aufregend sein. Aber es beseitigt nicht den alten Code. Es versteckt ihn nur tiefer, wo er staubiger und seltsamer wird.
Politische Unterstützung für echte Korrekturen schwindet
Wenn die hübsche RPA-Schicht die Schmerzpunkte der lautstarken Nörgler behebt, ist das ein großer Gewinn. Aber weil die tieferen Probleme nicht verschwunden sind, kann das Furnier einer Lösung ein anderes, verstecktes Problem haben: Niemand schenkt ihr mehr Beachtung.
Vorübergehende Korrekturen, die das Hier und Jetzt befriedigen, können sogar jegliche Bemühungen verletzen, ein Budget bereitzustellen, um den veralteten Code ein für alle Mal zu reparieren, weil die Anzugträger keine unmittelbaren Beschwerden mehr hören werden. Sie werden davon ausgehen, dass die Lippenstiftschicht des RPA die Arbeit erledigt hat und sie ihr Budget anderweitig ausgeben können.
Die Komplexität nimmt zu
Der Durchschnittsanwender mag denken, dass die RPA-Lösung alles vereinfacht, aber unter der Oberfläche wird alles ein bisschen komplexer. Wo es früher N Schichten von muffigem Code gab, gibt es jetzt N+1 Schichten. Das macht das Debugging und die Wartung sehr viel schwieriger. Wenn ein Problem auftritt, heißt es, sich durch N+1 Schichten zu wühlen, in der Hoffnung, die eine Stelle zu finden, an der der Fehler eingeführt wurde.
Veraltete Bugs bleiben bestehen
RPA-Lösungen können zwar die Hässlichkeit von Legacy-Code verbergen, aber sie können nicht die Einschränkungen oder Fehler beheben, die tief darin verborgen sind. Die gute Nachricht ist, dass eine intelligente RPA-Schicht einige der potenziellen Probleme abfangen kann. Manchmal wird der Fix wunderbar und stabil sein. Manchmal wird sie wie ein frischer Anstrich auf einer verrottenden Veranda sein.
Datenübersetzungen können Sie kosten
Bei einem Großteil der Codierung geht es oft darum, Bits neu anzuordnen, damit sie in ein von einer Bibliothek gefordertes Datenformat passen, und dann, wenn die Antwort zurückkommt, die Bits erneut neu anzuordnen, um sie in einem anderen Format irgendwo anders zu speichern. Ein Teil des Codes will das Jahr an erster Stelle im Datum, ein anderer will das Jahr an letzter Stelle. Jemand mit einem bösartigen Sinn für Humor hat einmal die Java-Dienstprogramme so gestaltet, dass sie das Monats-Array mit Null beginnen, so dass der Februar der erste Monat ist. Das erste Datum des Monats ist jedoch eine Eins. Das ist die Art von Kodierung, die mir geholfen hat, ein Dach über dem Kopf zu bekommen.
Viele RPA-Stacks automatisieren einige dieser Übersetzungen, so dass Sie sich nicht darum kümmern müssen. Das macht es einfacher, funktionierende Software zu erstellen, aber es beseitigt nicht die zugrundeliegende Arbeit, die nötig ist, um diese endlosen Übersetzungen durchzuführen. Die Server müssen leistungsfähiger sein, und Sie werden buchstäblich für all diese Datenjonglage mit höheren Stromrechnungen bezahlen. In vielen Fällen sind das vielleicht nur ein paar Cent, so dass es sich nicht lohnt, sich darüber Gedanken zu machen. Aber wenn Sie einen großen Betrieb führen, könnten die Kosten für die Skalierung erheblich werden. An einem bestimmten Punkt könnte es sich lohnen, ein Team von Programmierern einzustellen, die sauberen, handgeschriebenen Code schreiben.
Ihre „Superuser“ haben keine Programmierfähigkeiten
Jeder, von der C-Suite bis zum Teilzeit-Praktikanten-Pool, wird in der Lage sein, ein RPA-Tool zu starten und mit nur wenigen Handgriffen etwas zu erledigen. Die Automatisierung funktioniert wirklich. Aber selbst wenn die Superkräfte echt sind, kommen sie nicht mit der Weisheit, zu verstehen, wie man sie effektiv einsetzt.
Programmierer kennen sich mit Datenstrukturen aus und haben schon viel Zeit damit verbracht, ein Gefühl für die eigenwillige Art und Weise zu bekommen, mit der Computer beispielsweise durch ein Datum im falschen Format aus der Fassung gebracht werden können. Programmierer verstehen Netzwerke und sie verstehen die Grundregeln der Computer- und Systemarchitektur. All diese Instinkte sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, die verschiedenen Beschwörungsformeln, die RPA antreiben, aneinander zu reihen.
Programmierer sind immer noch Ihre beste Wahl
Trotz des Verkaufsargumentes, dass Fachanwender Ihre bevorzugten RPA-Implementierer sein werden, sind Programmierer immer noch die effektivste und effizienteste Nutzung von RPA-Tools. Sie haben jahrelange Erfahrung in der Arbeit auf jeder Schicht des Stacks. Sie wissen, welche Abfragen schnell von der Datenbank beantwortet werden können und welche voller JOINs sind, die die Maschine in Melasse verwandeln. All die Haare, die sie im Laufe der Jahre ausgerissen haben, haben ihnen Einblicke in die besten Möglichkeiten gegeben, Fragen so zu formulieren, dass die Systeme lohnende Antworten generieren.
Wenn die RPA-Tools einen Kraftmultiplikator von, sagen wir, 10x darstellen und Sie sie einem Starprogrammierer geben, der bereits 10x mehr als der durchschnittliche Programmierer liefert, sehen Sie vielleicht den 100-fachen Durchsatz. Die Hebelwirkung kann sich wirklich verstärken.
Breite Unterstützung hat ihre Schattenseiten
Die meisten RPA-Tools werden mit dem Versprechen ausgeliefert, dass sie eine Schnittstelle zu einer Bazillion verschiedener Produkte bilden können, die eine Bazillion verschiedener API-Formate sprechen. Die Behauptung ist in der Regel richtig, aber die Ergebnisse sind oft alles andere als perfekt. Die RPA-Anbieter reagieren auf die Forderung nach breiter Unterstützung, aber diese Breite ist schwer zu unterstützen und zu pflegen.
Es ist zum Beispiel üblich, Fehler oder Lücken in den Daten zu finden, die durch die Verbindungen fließen. Manchmal ist das Datum in einem ungeraden Format. Manchmal schleichen sich „ungültige“ Ergebnisse ein. Es gibt Hunderte von Fehlern, die auftreten können. Diese sind vielleicht nicht fatal, aber Sie werden eine weitere Ebene hinzufügen, um die Fehler zu bereinigen oder sich mit der gelegentlichen Lücke begnügen müssen.
Computer können nur einen Teil der Bürokratie beseitigen
RPA-Tools versprechen, Arbeitsabläufe zu straffen, aber die meisten Prozess-Engpässe haben nichts mit Computern oder RPA zu tun. Oft werden Schritte zu Workflows hinzugefügt, weil irgendein Mensch einen Weg gefunden hat, Dinge zu verpfuschen – und oft ist diese Katastrophe schon vor Jahrzehnten passiert. Vielleicht hat jemand im Büro in Kansas eine Million Dollar verloren, weil er sich in Portland keinen Rat geholt hat. Vielleicht entpuppte sich ein Praktikant als Betrüger.
Die beste RPA-Software kann einige dieser Probleme glätten, aber sie kann sie nicht aus der Welt schaffen. Wenn jemand beschlossen hat, dass das Team in Hongkong jede Rechnung genehmigen muss, dann kann die RPA-Suite die Dokumentation für die Leute in Hongkong nur ein bisschen einfacher verpacken. Die Software wird nicht in der Lage sein, sie aus dem Kreislauf herauszunehmen. Die wahre Komplexität kommt von den Menschen. Wenn Sie sich zu sehr auf RPA als magische Lösung verlassen, kann das Ihr Unternehmen blind machen für die wirkliche Arbeit, die mit der Rationalisierung seiner Prozesse verbunden ist.
Zu viel Automatisierung kann gefährlich sein
Natürlich wurde ein Großteil der bürokratischen Hürden in Ihren Arbeitsabläufen nicht ohne Grund eingeführt. Eine der heimlichen Gefahren besteht darin, dass eine RPA-Implementierung die Dinge so sehr beschleunigt, dass Probleme an menschlichen Gatekeepern vorbeigehen, die davon ausgehen, dass die RPA die schwere Arbeit erledigt. Sie loggen sich in ihr Dashboard ein und rasen durch die Seiten, während sie fernsehen oder einen Podcast hören. Warum sollten sie viel Zeit auf die Details verwenden, wenn der RPA die merkwürdigen Fälle schon erkennt?
Es gibt vielleicht keine einfache Möglichkeit, viele der schwierigen Aufgaben im Zusammenhang mit Compliance oder Betrugsschutz wirklich zu automatisieren. Die Bösewichte werden das System sondieren und jede kleine Schwäche im RPA ausnutzen. Manchmal muss es eine gewisse Reibung im System geben. Manchmal ist es ein Fehler, die Dinge zu einfach zu machen.
*Peter Wayner ist Contributing Editor bei InfoWorld und Autor von mehr als 16 Büchern zu verschiedenen Themen, darunter Open-Source-Software, autonome Autos, datenschutzfreundliche Berechnungen, digitale Transaktionen und Steganografie.
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