Regelungen für das Compliance Management scheitern oft an ihrer Praktikabilität. Hier finden Sie Optimierungstipps aus Praxissicht. [...]
Sinnvoll kontrollieren: Ein Compliance-System kann nur dann effizient sein, wenn es auch entsprechende Kontrollen vorsieht und Verstöße sanktioniert. Aber Kontrollverfahren müssen transparent, verständlich und angemessen sein, weil sich das Verhalten der Mitarbeiter ansonsten nicht darauf konzentriert, die Compliance-Regeln aktiv zu leben, sondern vor allem zu vermeiden, dass sie in die Falle des Kontrollsystems tappen. Personalrotationen unterstützen übrigens auch darin, dass sich in den Kontrollfunktionen ein zu starkes Eigenleben/Vakuum entwickelt.
Compliance Regelwerk implementieren: Von zentraler Bedeutung ist die Einführung eines zentralen Compliance oder Ethikkodex, der die wesentlichen Regelungen und Verhaltensanforderungen zusammenfasst, unternehmensweit Gültigkeit hat und Teil der arbeitsvertraglichen Regelung des Unternehmens mit seinen Mitarbeitern ist. Der Inhalt des Kodex ist zum Teil von den Ergebnissen einer Risikoanalyse im Unternehmen abhängig und beruht ansonsten auf den Wertevorstellungen, die sich das Unternehmen selbst auferlegen möchte.
Hinweisgebersysteme und Ombudsmann einrichten: Mitarbeiter müssen die Möglichkeit zur (anonymen) Einreichung von Hinweisen auf mögliche Compliance Verstöße haben. Dies kann beispielsweise über ein Briefkasten-System, durch die Einrichtung einer Telefonhotline oder durch einen externen Anwalt erfolgen. Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Zulieferer des Unternehmens sollten dieses Hinweisgebersystem nutzen können.
Einbindung in das operative Geschäft: Die Compliance Organisation sollte in das operative Geschäft eingebunden sein, um unmittelbar mögliche Compliance Risiken oder Defizite zu erkennen und um geeignete Präventionsmaßnahmen einzuleiten.
Den zahnlosen Tiger vermeiden: Das Compliance Management muss über den nötigen Durchgriff im Unternehmen verfügen, um Verstöße gegen Gesetze oder die Compliance Richtlinien untersuchen zu können, Fehlverhalten zu unterbinden und Sanktionen auszusprechen. Ansonsten wird sich die Compliance Organisation als wirkungslos erweisen.
Agil bleiben: Das Compliance Management lässt sich nicht mit dauerhafter Gültigkeit konzipieren. Dies gilt für die inhaltlichen Regelungen ebenso wie für die Prozesse und die Definition der Kontrollen. Stattdessen muss es so angelegt sein, dass die veränderbaren Anforderungen kontinuierlich, schnell und umsetzbar einbezogen werden können. Dies verlangt einen agilen statt starren Ansatz. (pi)
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