Mit unseren fünf Profi-Tipps nutzen Sie Microsoft Outlook noch effektiver für Ihr Mail-Management. [...]
Microsoft Outlook ist für viele Firmen unverzichtbar. Damit Sie Outlook optimal nutzen können, haben wir fünf praktische Tipps zusammengestellt.
1. Benutzen Sie Ordner für mehr Überblick im Postfach
Aus Bequemlichkeit füllt sich Ihr Posteingang häufig so lange, bis Sie einmal viel Zeit damit verlieren, um eine dringend benötigte Mail wieder zu finden. Um das zu vermeiden, verschieben Sie Maills besser immer in eigens erstellte Ordner.
Aus Bequemlichkeit füllt sich Ihr Posteingang häufig so lange, bis Sie einmal viel Zeit damit verlieren, um eine dringend benötigte Mail wieder zu finden. Um das zu vermeiden, verschieben Sie Maills besser immer in eigens erstellte Ordner.
Benutzerdefinierte Ordner sind leicht zu erstellen, zu organisieren und zu suchen; und es gibt keine Einschränkungen bezüglich der Größe oder der Anzahl außer den Beschränkungen durch den Festplattenspeicherplatz oder den Einschränkungen, die Ihr System-Administrator eingerichtet hat. Zu viele Ordner können Outlook allerdings verlangsamen. Also sollten Sie keinen Ordner erstellen, in dem nur wenige Mails landen werden. Alle Mails aus unregelmäßigen Kommunikationen sollten Sie in einen Diverses-Ordner verschieben.
So fangen Sie mit benutzerdefinierten Ordner an:
- Öffnen Sie den Ordner-Tab und klicken auf den Neuer Ordner -Button. (Alternativ können Sie auch links im Menü per Rechtsklick einen neuen Ordner erstellen)
- Im Dialogfenster geben Sie einen Ordnernamen ein und drücken Enter. Falls Sie sich bezüglich des Namens umentscheiden, rechtsklicken Sie auf den Ordner und wählen Ordner umbenennen aus oder Ordner löschen . Sie können den Ordner im Rechtsklickmenü auch verschieben, ihn kopieren oder zur Favoriten-Gruppe hinzufügen.
- Sehen Sie sich alle Optionen im Ribbon-Menü an. Sie können suchen, sortieren, archivieren, Regeln festlegen, alle E-Mails als gelesen markieren, aufräumen, und vieles mehr – alles, was Sie benötigen im Ihre Ordner zu organisieren.
2. Erstellen Sie Kategorien und weisen diese zu
Kategorien helfen E-Mails in Ihrem aktiven Postfach zu organisieren, so dass Sie schnell den Status einer E-Mail herausfinden können; zum Beispiel: ausstehend, fällig, erledigt, usw. Sie können Ihre E-Mails auch nach diesen Kategorien sortieren, schnell die „erledigten“ E-Mails ausmachen und diese in die dafür bereitgestellten Ordner verschieben. So funktioniert es:
- Um eine neue Kategorie zu erstellen, rechtsklicken Sie auf die transparente, quadratische Box in der Kategorie-Spalte und wählen im Dropdown-Menü Alle Kategorien aus. In der Dialogbox klicken Sie auf den Neu -Button. Geben Sie einen Namen für Ihre Kategorie im „Neue Kategorie hinzufügen“-Dialogfenster ein.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Farbfeld und wählen eine Farbe für die Kategorie aus. Als nächstes klicken Sie auf den Pfeil neben dem Shortcut-Feld und wählen eine Shortcut-Kombination (Strg+F2 bis Strg+F12) für die Kategorie aus. Diese Kombinationen sind bei Outlook nicht durch andere Funktionen belegt und somit verfügbar als Kategorie-Shortcuts.
- Klicken Sie in diesem Dialog auf OK und ebenso im Folgenden und die neue Kategorie wird Ihrer Liste hinzugefügt. Anmerkung: es gibt 25 Farben, aber nur 11 Tastaturkürzel, also wählen Sie die wichtigsten Kategorien für die Shortcuts aus.
- Um eine E-Mail einer Kategorie zuzuweisen, wählen Sie die E-Mail aus, rechtsklicken irgendwo in die Kategorie -Spalte und wählen aus dem Dropdown-Menü eine Kategorie aus. Anmerkung: E-Mails können mehr als eine Kategorie haben. Um eine Kategorie zu entfernen, rechtsklicken Sie in der Kategorie-Spalte auf die ausgewählte E-Mail und klicken auf Alle Kategorien entfernen im Dropdown-Menü. Das entfernt nur alle Kategorien dieser E-Mail und betrifft nicht Ihre anderen E-Mails.
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