22. März 2017 Julie Sartain *

5 geniale Kniffe: So organisieren Sie Outlook

Mit unseren fünf Profi-Tipps nutzen Sie Microsoft Outlook noch effektiver für Ihr Mail-Management. [...]


3. QuickSteps
QuickSteps ist ein Feature, welches Ihnen erlaubt mehrere Aufgaben in einem einzigen Schritt (oder Klick), wie zum Beispiel E-Mails in einen bestimmten Ordner verschieben, kopieren, löschen, versenden, usw. zu erledigen. Es ist eine praktische Hilfe, die Ihnen viel Zeit spart, wenn Sie häufig von immer dem gleichen Absender E-Mails erhalten.

Sobald Sie QuickStep für eine Aufgabe voreinstellen, können Sie jede E-Mail anklicken, dann die automatisierte Aufgabe im QuickStep-Menü und Outlook führt all diese Schritte durch. Sie können die Aufgabe auch einem Tastaturkürzel zuweisen. (Vergessen Sie nicht: es gibt nur neun davon, also wählen Sie mit Bedacht). So gehts:
  • Um ein automatisierte Aufgabe per QuickStep zu erstellen: Klicken Sie im Outlook Start-Tab, auf den Pfeil nach unten im „QuickStep“ Bereich und wählen Neu erstellen aus der Liste aus; oder wählen Sie Neuer QuickStep aus der ersten Liste und Benutzerdefiniert aus der zweiten Liste. Im QuickStep-Bearbeiten-Dialogfenster, geben Sie einen Namen für die Aufgabe ein.
  • Als nächstes klicken Sie auf Aktion auswählen und wählen In Ordner verschieben im Dropdown Menü aus. Ein neues Feld erscheint unterhalb der „In Ordner verschieben“ Aktion – „Ordner auswählen.“ Wählen Sie einen Zielordner aus der Liste.
  • Sie können jetzt aufhören und auf Fertig stellen klicken oder auf Aktion hinzufügen und wieder Aktion auswählen für die zweite automatisierte Aufgabe, wie zum Beispiel „Als gelesen markieren.“ Im optionalen Feld können Sie einen Shortcut festlegen. Geben Sie dann einen Tooltip in die Tooltip-Box ein. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen.
  • Um diese automatisierte Aufgabe anzuwenden – klicken Sie auf eine E-Mail die für einen bestimmten Ordner bestimmt ist und klicken auf der Liste auf die entsprechende Kategorie. Die E-Mail wird als gelesen markiert und in den dafür bestimmten Ordner verschoben und das alles in einem einfachen Schritt. Alternativ dazu können Sie auch den Shortcut verwenden, den Sie angegeben haben.

4. E-Mail-Vorlagen
Mit E-Mail-Vorlagen verschicken Sie ganz bequem eine Mail, die Sie immer wieder mal erneut an viele Empfänger verschicken müssen:
  • Suchen Sie eine E-Mail in Ihrem „Gesendet“-Ordner. Leiten Sie diese an sich selbst weiter und entfernen Sie jede empfängerspezifische Information, wie den Empfängernamen, dessen E-Mailadresse, Firma, usw. Klicken Sie auf Datei > Speichern Unter , geben einen Dateinamen ein und wählen Outlook-Vorlage als Dateiformat aus.
  • Um die Vorlage zu benutzen/öffnen: Im Datei-Tab, in der „Neu“ Gruppe wählen Sie Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen und klicken dann auf den Pfeil nach unten, um eine Liste der Formulare zu sehen. Wählen Sie Vorlagen im Dateisystem , anschließend Ihre abgespeicherte Vorlage aus der Liste und klicken dann auf Öffnen . Fügen Sie eine benutzerdefinierte Anrede hinzu, geben eine E-Mailadresse ein und klicken auf senden.

5. Bedingte Formatierungsregeln
Im Grunde sind es nur ein paar benutzerdefinierte Attribute, die Sie eingehenden E-Mails automatisch hinzufügen können, damit diese herausstechen. Zum Beispiel, können Sie die Attribute der Überschrift ändern – unterstreichen, fettgedruckt, kursiv – und die Farben basierend auf einer Regel (oder Bedingung), die Sie in der „Bedingten Formatierungssektion“ der erweiterten Ansichtseinstellungen festlegen können:
  • Im „Ansichtsbereich“, wählen Sie Einstellungen anzeigen. Klicken Sie dann auf den Bedingte Formatierung- Button und in der nun erscheinenden Dialogbox, klicken Sie auf hinzufügen und geben einen beschreibenden Namen für das, was die Regel/Bedingung macht, ein.
  • Klicken Sie auf den Schriftart- Button, um das Format Ihrer Schrift zu definieren; das bedeutet Schriftname, Farbe und Attribute wie unterstrichen oder durchgestrichen (für fettgedruckt und kursiv, wählen Sie eine Schrift aus, die diese Attribute als Teil der Schriftart anbietet). Klicken Sie auf OK wenn Sie fertig sind.
  • Als nächstes klicken Sie auf den Bedingungen- Button und definieren eine Bedingung; zum Beispiel ein besonderes Wort (oder auch mehrere) aus der E-Mail oder der Betreffzeile, eine E-Mailadresse (Absender oder Adressat), wo Ihre E-Mailadresse in der E-Mail erscheint (An, Von, CC, usw.) und/oder eine Zeit oder ein Datum (heute, gestern, letzte Woche, letzten Monat, usw.). Klicken Sie wieder auf OK wenn Sie fertig sind.
  • Wenn sich das Dialogfenster schließt, klicken Sie wieder auf OK im „Bedingte Formatierung“ Dialogfenster und wieder auf OK in der Erweiterten Ansicht Dialogbox.

* Julie Sartain schreibt für die PC-Welt.