Anwender lieben sie, CIOs hassen sie: Die Schatten-IT. Das muss nicht sein. Wir zeigen 5 Gründe, warum auch IT-Abteilungen sich für Schatten-IT erwärmen sollten. [...]
In den meisten IT-Abteilungen verbindet man mit „Schatten-IT“ regelrechte Horrorvisionen, und das schon seit Jahren. Anwendern ausser Rand und Band kopieren in diesen Albträumen heikle Firmendaten auf unsichere Dienste und unautorisierte Geräte und bringen damit die IT-Verantwortlichen um den Schlaf.
Dabei wird jeder gut gemeinte Appell an die Vernunft der User von diesen mit einem müden Lächeln quittiert und schlicht ignoriert. Und das mit gutem Grund: Schliesslich sind sie mit den Schatten-IT-Hilfsmittel schneller, effizienter, produktiver und günstiger als mit den veralteten Geräten und Programmen, welche ihnen von der Firmen-IT oft aufoktroyiert werden. Sie sehen Schatten-IT im Sinne der Produktivitätsmaximierung.
Hier sind die 5 Gründe, warum die User – einmal mehr – recht haben:
- PRODUKTIVITÄT
Die Anwender entscheiden sich nicht für eine Web-basierte Software oder ein privates mobiles Gerät aus lauter Jux und Tollerei. Sie wollen ihren Job möglichst effizient und gut machen. Nehmen wir einen Verkäufer: Dieser steht vor der knallharten Wahl zwischen dem Rüffel des CIO, weil er unerlaubte Programme verwendet, oder dem Blauen Brief des Chefs, weil er seine Verkaufsziele nicht erreicht.
- PARTIZIPATION UND IDENTIFIKATION
Es ist leider so: Viele Online-Tools sind mittlerweile leistungsfähiger als Software-Dinos à la Lotus Notes. Kommt hinzu, dass gerade Anwender der Generation Y nicht gewillt sind, mit schlechter und benutzerunfreundlicher Software zu arbeiten, nur weil die IT-Abteilung dies vorschreibt. Im Gegensatz zur Ablehnung der vorgeschriebenen IT verfügen die Anwender über eine besonders engen Identifikation mit den von ihnen verwendeten Produkten. Diese sollte sich die IT-Abteilung zu Nutze machen und die Anwender über die Schatten-IT an der Firmen-IT partizipieren lassen. Denn können die User mitreden, hilft dies allen.
- GRATIS-EVALUATION
Die Schatten-IT zeigt auf, was die Anwender wirklich benötigen, welche Aufgaben sie mit Hilfe von IT erledigen müssen und wie mögliche Lösungen aussehen. Anwender probieren beispielsweise diverse Kollaborationswerkzeuge aus und wählen schliesslich jenes Tool, mit dem sie am meisten Kollegen und Kunden erreichen. Die IT muss somit nicht lange verschiedene Anwendungen und Lösungen evaluieren, die User haben es schon für sie getan und dies ohne Zeitverlust und übertriebene Kosten.
- TESTEN UND TROUBLESHOOTING
Ganz ähnlich können die Anwender für Testzwecke beigezogen werden. Mit Schatten-IT lassen sich mögliche Lösungen von den Usern ohne formelles IT-Rollout ausprobieren. Besonders hilfreich ist dies in Bezug auf die Akzeptanz des Produkts. Der beste Beweis, dass ein Produkt gut ankommt, ist ja der, dass es die Anwender wirklich benutzen – und das auch noch freiwillig. Damit dies aber nicht völlig unkontrolliert vonstatten geht, empfehlen Experten die Verwendung einer Sandbox. Dort können die Dinge ausprobiert werden, ohne dass die restliche IT Schaden nimmt.
- ANSPORN FÜR VERBESSERUNGEN
Traurig aber wahr: Viele E-Mail-Systeme von Unternehmen sind so antiquiert und unsicher, dass sogar Cloud-basierte Consumer-Mail-Plattformen eine Verbesserung darstellen. So spitzen ältere Mail-Server Backups der Meldungen auf die Smartphones, ohne die Möglichkeit, diese bei einem Diebstahl rechtzeitig löschen zu können. Bevor man als IT-Manager also herummeckert, dass die Angestellten Gmail et al. verwenden, sollte man lieber sicher stellen, dass das Firmen-System annähernd „State of the art“ ist. Shatten-IT als Ansporn für die eigene Exzellenz also.
Fazit: Es gibt sie also, die positiven Seiten der Schatten-IT. Somit kann es auch mehr als klug sein, diese einzubinden, statt erfolglos zu versuchen, sie auszurotten.
*Jens Stark ist Redakteur der computerworld.ch
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