Das TBM-Framework kann Ihrem Unternehmen helfen, IT-Ausgaben besser auf die Unternehmensziele abzustimmen und gleichzeitig unnötige Kosten zu reduzieren. Hier erfahren Sie, wie Sie bei der Implementierung des Frameworks einen reibungslosen Übergang gewährleisten können. [...]
Um IT-Initiativen an der Geschäftsstrategie auszurichten, müssen die IT-Führungskräfte von heute sicherstellen, dass die IT-Ausgaben auf das Erreichen der Unternehmensziele ausgerichtet sind. Hierbei kann das Technology Business Management (TBM) Framework helfen.
TBM ist ein flexibles Framework zur Integration der IT in das Unternehmen als Ganzes. Durch die Implementierung von TBM kann Ihr Unternehmen ein besseres Verständnis seiner IT-Kosten und -Ausgaben gewinnen. Außerdem kann es Wege finden, Kosten und Ineffizienzen zu reduzieren, indem es unnötige Ausgaben aufdeckt, die nicht mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen. Unternehmen, die TBM einführen, können eine größere Transparenz zwischen der IT und dem Unternehmen fördern und konkrete Daten liefern, die zeigen, wie IT-Ausgaben dem gesamten Unternehmen und bestimmten Geschäftszielen zugute kommen.
„Bei TBM geht es darum, viele Menschen innerhalb der IT-Organisation und innerhalb der Geschäftsbereiche über Ausgaben, Ressourcen und Prioritäten in der gesamten IT auf die gleiche Seite zu bringen“, erklärt Jarod Greene, General Manager des TBM Councils. „Dies bedeutet, nicht nur das Projektportfolio oder die Investitionsausgaben für die IT zu verstehen; es geht darum, sowohl die Ausgaben für das Run-the-Business als auch die Ausgaben für Change-the-Business zu verwalten.“
Wenn Sie das TBM-Framework in Ihr Unternehmen integrieren möchten, um mehr Transparenz über IT-Kosten und -Ausgaben zu erhalten, finden Sie hier einige Tipps, die den Übergang erleichtern werden.
Beginnen Sie mit einer starken Führung
Um mit TBM erfolgreich zu sein, muss das Framework zunächst von der Führungsspitze als „Teil der Unternehmensstrategie“ akzeptiert und gefördert werden, so Jeri Koester, CIO des Marshfield Clinic Health System.
„TBM braucht Führungskräfte, die ihre Grundsätze verstehen und sie zu einer Priorität innerhalb des Unternehmens machen. Das bedeutet, dass wir Ressourcen für die Entwicklung jedes einzelnen Praxisbereichs aufwenden und uns für die Bemühungen einsetzen müssen, die Praktiken über die Praxismanager hinaus auszuweiten“, so Koester, die als Executive Sponsor für die Umsetzung des TBM-Frameworks bei dem in Wisconsin ansässigen Gesundheitsdienstleister im Jahr 2018 fungierte.
Eine starke Führung ist der Schlüssel zur Einführung des unternehmensweiten Kulturwandels, den TBM erfordert, meint Koester. In der Marshfield Clinic ist die Zeit knapp bemessen, daher bemühten sich Koester und ihr Team, andere Abteilungen „dort zu treffen, wo sie waren“, und arbeiteten eng mit ihnen zusammen, um „im Rahmen ihrer bestehenden Projekte und Arbeiten große und kleine Erfolge zu erzielen“. Dies trug dazu bei, die abteilungsübergreifende Kommunikation zu öffnen, und sparte den Abteilungen Zeit, die sie in Besprechungen und abseits ihrer Schreibtische verbrachten. Außerdem erhielten Koester und ihr Team dadurch direkte Einblicke aus erster Hand, welche Technologie jede Abteilung benötigt und wo sie Verschwendung vermeiden können.
Nutzen Sie die Flexibilität von TBM
Wenn Sie das TBM-Framework implementieren, ist es wichtig, mit einem entsprechenden Plan darauf hinzuarbeiten, aber Sie sollten den Prozess nicht übermäßig verkomplizieren oder einen zu starren Ansatz wählen.
„Sie müssen nicht alles durchdacht haben, um voranzukommen. Suchen Sie sich einen oder zwei Bereiche der TBM aus, in denen Sie bereits über einige Erfahrung oder spezielle Ressourcen verfügen, und hauen Sie rein. Erzielen Sie ein paar schnelle Erfolge und arbeiten Sie von dort aus weiter“, sagt Koester.
Da es sich bei TBM nicht um einen starren Rahmen mit strengen Richtlinien handelt, können Sie das nutzen, was für Ihr Unternehmen funktioniert, und das ignorieren, was nicht funktioniert. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, nutzen Sie das Netzwerk anderer IT-Fachleute und Führungskräfte, die sich für TBM entschieden haben. Sie können sich bei anderen Unternehmen umsehen, um herauszufinden, was für sie funktioniert hat, welche Fehler sie gemacht haben und wie Sie von deren Strategie lernen können, um Ihre eigene zu entwickeln.
„Was mir letztendlich klar wurde, ist, dass TBM auf dem Rücken von Dutzenden und Aberdutzenden von bewährten Verfahren von Unternehmen aufgebaut ist, und während es töricht ist, blind irgendetwas zu befolgen, ist es ebenso töricht, die Erkenntnisse anderer zu ignorieren, die vor Ihnen waren – oder Sie sind dazu bestimmt, ihre Fehler zu wiederholen“, betont Gerry Imhoff, Senior VP und CIO bei Maritz. „TBM ist nicht so präskriptiv, dass es Ihnen nicht erlaubt, die Dinge an Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation anzupassen; es ist eine Blaupause, die es Ihnen erlaubt, dem Weg zu folgen, den andere vor Ihnen beschritten haben.“
Bauen Sie auf den Grundlagen Ihres Kostenmanagements auf
Für das Team von Koester war der Übergang zur TBM mit einigen Anpassungen verbunden, aber sie stellt fest, dass das Team eine solide Grundlage hatte. Marshfield Clinic IT hatte bereits seit mehreren Jahren ein Kostenmodell verwaltet, und ihr Team hatte bereits eng mit anderen Geschäftsbereichen zusammengearbeitet, um einen detaillierten Leistungskatalog zu entwickeln und die IT-Ausgaben und -Kosten besser zu verstehen. Als Koester beschloss, sich die TBM-Taxonomie zu eigen zu machen, um Anwendungen zu „katalogisieren und die Eigentümerschaft anzuwenden“, bot die ursprüngliche Taxonomiearbeit des Teams einen guten Ausgangspunkt.
„Die Lernkurve hängt davon ab, wo Sie heute stehen. Die meisten Unternehmen machen bereits große Teile der TBM. Fast alle budgetieren und prognostizieren IT-Ausgaben. Viele führen einen jährlichen Benchmark der IT-Kosten durch. Aber es kann sein, dass sie diese Dinge nicht auf eine effiziente, wiederholbare Weise tun“, so Greene vom TBM Council. „TBM löst das Problem, aber es beginnt mit einem einfachen Fundament und baut sich erst im Laufe der Zeit auf.“
Führen Sie die IT wie ein Unternehmen
Das TBM-Framework kann Führungskräften helfen, „IT wie ein Unternehmen zu führen“, so Maritz Imhoff. Bei TBM ist es wichtig, die Probleme und Ziele seiner Kollegen zu kennen und eine kooperative Beziehung aufzubauen. Nach der Implementierung von TBM müssen Sie Optionen bereitstellen, die diese Geschäftsprobleme lösen und Ihrem Unternehmen helfen, die Technologie effektiv und effizient zur Erreichung seiner Ziele einzusetzen. Je tiefer die IT-Abteilung durch TBM in das Unternehmen und das Tagesgeschäft integriert wird, desto wichtiger ist es, die IT selbst als ein Unternehmen zu betrachten.
„Es ermöglicht eine Angleichung innerhalb der IT und darüber hinaus im Unternehmen. Sie bricht Silos zwischen IT-Gruppen auf. TBM ermöglicht einen Portfolio-Ansatz für IT-Strategie, -Planung und -Investitionen, so dass man sich auf die Bereiche konzentrieren und in diese investieren kann, die einen geschäftlichen Nutzen bringen, und die Bereiche, in denen dies nicht der Fall ist, weniger in den Vordergrund rückt“, so Imhoff. „Es entfernt Emotionen und subjektives Denken aus dem Entscheidungsprozess. Es bietet eine gemeinsame Sprache und eine Grundlage für das Verständnis zwischen IT und dem Unternehmen.“
Finden Sie einen Mehrwert in der TBM-Community
Ein weiterer Vorteil der Nutzung des TBM-Frameworks besteht darin, dass Sie Zugang zu einem ganzen Netzwerk von anderen Unternehmen und IT-Führungskräften erhalten, die das TBM-Framework bereits in ihren Unternehmen einsetzen. Das gemeinnützige TBM Council, dem Sie kostenlos beitreten können, bietet Zugang zu Forschung und Ressourcen sowie zu seiner Mitgliedergemeinschaft TBM Connect.
Für das Team von Koester hat sich dieses Netzwerk von TBM-Profis als wertvoll erwiesen. „Wir sind in der Lage, das Fachwissen und die Erfahrung von Personen innerhalb und außerhalb unserer Branche zu nutzen, um von denen zu lernen, die über unseren derzeitigen Stand hinaus gereifte Prozesse haben“, meint sie.
Ratschläge von anderen IT-Führungskräften und Führungskräften zu erhalten, wie sie mit dem TBM-Framework umgehen, mit welchen Hindernissen sie konfrontiert waren und was für sie funktioniert hat, kann helfen, die eigene TBM-Strategie zu beeinflussen.
„Sprechen Sie mit anderen, die vor Ihnen gegangen sind“, rät Imhoff. „Das TBM Council kann Sie mit CIOs, CFOs und IT-Führungskräften in Kontakt bringen, die sich freuen würden, ihre Erfahrungen mit Ihnen zu teilen, denn die Kraft der TBM liegt in der Gemeinschaft von Fachleuten, die über die Jahre aufgebaut wurde und die die Praxis durch hart erkämpfte Lektionen immer weiter verfeinert“.
*Sarah White ist eine leitende Redakteurin für CIO.com und befasst sich mit IT-Governance, Einstellung und Personalbeschaffung sowie IT-Jobs.
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