5 Tipps für weltweit verfügbare Cloud-Arbeitsplätze

Neue Märkte erschließen und internationale Kunden gewinnen – wenn Unternehmen eine Niederlassung im Ausland gründen, hat die IT-Abteilung viel Arbeit. Einfacher geht es mit einem digitalen Arbeitsplatz. [...]

Die Internationalisierung eines Unternehmens bedeutet viel Aufwand, auch für die IT-Abteilung: Jede global verteilte Niederlassung benötigt eine eigene IT-Organisation – eigentlich. Denn in Zeiten fortschreitender Digitalisierung ist das heute nicht unbedingt mehr nötig, die Ländergesellschaften können den IT-Betrieb vereinfachen. Zwar müssen Notebooks oder Desktopcomputer noch vor Ort gekauft werden, sie werden dann allerdings aus der Cloud mit Software versorgt.

Möglich machen das digitale Workplace-Lösungen, bei denen alle notwendigen Anwendungen als Software-as-a-Service aus der Cloud kommen. Die Mitarbeiter müssen sich nur noch mit ihrem Benutzernamen und dem Passwort bei der Workplace-Lösung des Unternehmens anmelden und loslegen. Dabei ist es zweitrangig, ob sie in ihrem Büro in der Zentrale, im Home-Office oder einer weit entfernten Niederlassung arbeiten.

Das klingt einfach, in der Praxis gibt es aber einige Herausforderungen. Nur die wenigsten Unternehmen sind wirklich auf den vollständigen Einsatz von Workplace-Lösungen vorbereitet. Dies gilt vor allem für Nutzer klassischer Arbeitsplatz-IT, die ihre Clients beispielsweise mit Microsoft System Center selbst verwalten. In diesem Fall ist es nicht einfach, die Lösung in der Zentrale und allen Niederlassungen wie aus einem Guss zu betreiben. Der IT-Dienstleister QSC begleitet Unternehmen bei der Transformation ihrer Workplace-Landschaft durch umfassende Beratung und technisches Knowhow. Folgende fünf Aspekte empfehlen sich besonders für das IT-Management, um eine nahtlos aufgebaute Workplace-Lösung zu garantieren:

Public Cloud oder Hybrid Cloud, das ist die Frage

Und zwar eine Frage der Umstände. Der Vorteil einer Public Cloud: Anwender können sich über fast jedes Gerät mit ihrer Office-Lösung verbinden, auch vom Smartphone oder iPad. Der Client arbeitet dabei unter den gängigen Betriebssystemen und nutzt zudem eine Dateiablage in der Cloud, etwa Microsoft OneDrive. Unter gewissen Rahmenbedingungen kann er sogar aus der Cloud heraus mit einem Browser genutzt und sogar administriert werden.

Wenn ein Unternehmen jedoch zahlreiche Altsysteme hat, sieht die Situation anders aus. Diese Anwendungen lassen sich zwar ebenfalls über die Cloud verfügbar machen, doch nur unter Einsatz von zusätzlichen Technologien, beispielsweise dem Application Proxy von Microsoft Azure. Hierdurch entstehen automatisch hybride Szenarien, also eine Mischung aus lokalen und Cloud-Anwendungen.

Die Arbeitsweise ändert sich, in den Büros und in der IT

Bei allen Vorteilen: An einen digitalen Arbeitsplatz mit Office-Lösungen aus der Cloud müssen sich die Anwender trotzdem erstmal anpassen. Viele haben Schwierigkeiten, sich auf geänderte Benutzeroberflächen einzustellen – was durch die regelmäßigen Updates gar nicht so selten vorkommt. Die beste Lösung: Die IT-Abteilung informiert rechtzeitig darüber.

Der Übergang zu einer IT-Infrastruktur mit Cloud-Services ist also auch für die Experten im Unternehmen nicht einfach und erfordert eine besondere Art der Konfiguration. Das IT-Team sollte sich deshalb von erfahrenen Cloud-Spezialisten unterstützen lassen. Anderenfalls sind Unternehmen einem erheblichen Sicherheitsrisiko ausgesetzt. Ein Beispiel: Vor einiger Zeit waren bei einem großen Public-Cloud-Anbieter tausende Laufwerke eines Unternehmens frei im Internet zugänglich. Grund dafür war eine falsche Konfiguration durch das IT-Team des Unternehmens.

In Sachen IT-Security gibt es ebenfalls Neuerungen. So ist ein angepasstes Berechtigungskonzept notwendig, das Regeln enthalten muss, welche Nutzer wann und für welche Zwecke auf Daten zugreifen können. Ohne zusätzliche Konfiguration gilt an einem Cloud-Arbeitsplatz nämlich die Grundregel: Alle können auf alles zugreifen.

Die Erfahrung zeigt: Aus wirtschaftlichen Gründen ist es nicht empfehlenswert, die gesamte IT für Office- und Geschäftsanwendungen in der Cloud neu aufzubauen. Eine hybride Umgebung aus neuen Cloud-Services und vorhandenen Systemen ist effektiver. Doch die Komplexität ist höher als bei einem reinen On-Premise-Betrieb. Hier ist es sinnvoll, auf erfahrene externe Dienstleister zurückzugreifen, die beispielweise eine erfolgreiche Exchange-Migration beherrschen.

Neue Funktionen, nur in der Cloud

Die marktführenden Office-Lösungen aus der Cloud bieten inzwischen immer mehr und immer innovativere Funktionen als lokale Anwendungen. So gibt es in Office 365 zusätzliche Exklusiv-Funktionen wie beispielsweise Microsoft Teams. Zudem hat Microsoft zahlreiche Security-Funktionen in seine Office-Suite integriert, die entsprechende Lösungen von Drittanbietern überflüssig machen. Hinzu kommt, dass die Anbieter mit Hochdruck am Ausbau der Funktionalität arbeiten. Für die IT-Abteilungen erhöht das den Aufwand: Sie benötigen Auswahlkriterien, um in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen relevante von weniger wichtigen Funktionen zu trennen.

Der Wandel des IT-Managements

Nach der Einführung eines Digital Workplace wandelt sich auch das IT-Management. Es geht in erster Linie um Versionierung und IT-Change-Management. Hier ist es hilfreich, sich über die Developer-Blogs der Workplace-Anbieter frühzeitig über Neuerungen zu informieren. Anschließend folgt dann der Abgleich mit den geschäftlichen Anforderungen mit den Fachbereichen. Letztlich geht es um die Frage: Welche Updates und neuen Funktionen benötigt das Unternehmen wirklich?

Hinzu kommt das Identitäts- und Zugriffsmanagement, dass bei Workplace-Lösungen entscheidend ist. Denn die Sicherheitsarchitektur wird nicht mehr vom Netzwerk mit seinen gestaffelten Verteidigungslinien bestimmt. Die „letzte Hürde“ für Angreifer sind die Identitäten der Nutzer. Entsprechend wichtig ist es, die Zugriffsberechtigungen präzise festzulegen.

Damit im Zusammenhang steht der Premium-Support des Workplace-Anbieters. Ein fester Ansprechpartner ist zwar ein Vorteil, doch für Mittelständler ist ein solches Service-Level-Agreement meist zu teuer. Eine kosteneffiziente Alternative ist die Betreuung durch einen externen IT-Dienstleister, der offizieller Partner des jeweiligen Cloudproviders ist. Er rollt die Lösung aus und bietet Premium-Service inklusive.

Die zwei Seiten der Medaille: Frontend und Backend

Es muss allerdings nicht immer alles in die Cloud. Im Gegensatz zum Workplace kann das Backend lokal bleiben. In vielen Anwendungsbereichen (wie beispielsweise ERP) sind die Webapps der Hyperscaler zu teuer. Empfehlenswert und kosteneffizient ist das Hosting bei einem lokalen IT-Dienstleister. Häufig gibt es hier Spezialisten, sodass die Dienstleistung passgenau ist. Deshalb hat sich in vielen Unternehmen die Trennung von Workplace und Backend bewährt.

Vor allem im Mittelstand gibt es spezialisierte Branchenlösungen, die nur schwer und teuer durch Angebote aus der Public Cloud zu ersetzen sind. Hierfür ist eine hybride Lösung aus IaaS/SaaS und einem Colocation-Rechenzentrum geeignet. Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter, die auch die großen Cloudservices im Portfolio haben. Nun lassen sich die beiden Welten einfach miteinander verbinden und unter einem Dach orchestrieren.

Die Zahl der Anbieter hybrider Dienste wächst

Große Anbieter wie AWS oder Azure bieten keine hybriden Services, da der Betrieb von Altsystemen ohne Cloudbezug nicht unterstützt wird. Doch die Nachfrage existiert, weshalb immer mehr spezialisierte Provider in diese Lücke stoßen.

In beiden Fällen, ob Public oder Hybrid Cloud, folgen Unternehmen internationalen Standards, die in den meisten anderen Ländern bereits Alltag sind. Wer beispielsweise erfahrene Vertriebsmitarbeiter aus den USA oder China finden will, muss einen vollständig digitalisierten Arbeitsplatz mit freier Wahl des Arbeitsortes anbieten. Eine internationale Wachstumsstrategie erfordert deshalb Offenheit gegenüber dem Digital Workplace und seinen Möglichkeiten.