5 Tipps zum Einarbeiten neuer Mitarbeiter aus der Ferne

Wenn Sie während der Pandemie Personal einstellen, kann es schwierig sein, jemanden an Bord zu holen. IT-Führungskräfte geben Ratschläge zur Entwicklung eines sicheren, nahtlosen Onboarding-Prozesses für Neueinstellungen von IT-Mitarbeitern aus der Ferne. [...]

Die COVID-19-Pandemie hat sich auf die Art und Weise ausgewirkt, wie wir unsere Arbeit erledigen: Mitarbeiter auf der ganzen Welt arbeiten jetzt aus der Ferne. Und während einige Unternehmen Mitarbeiter entlassen oder ihre Türen verschließen, sind andere in eine Einstellungskrise geraten, weil sie nicht genügend Mitarbeiter rekrutieren und an Bord nehmen konnten, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.

Wenn Ihr Unternehmen während der Pandemie mit dem Bedarf an neuen Talenten konfrontiert ist, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie neue Mitarbeiter aus der Ferne an Bord holen können. Da Sie neue Mitarbeiter nicht für die Einarbeitung und Schulung einfliegen lassen können, müssen Sie kreativ werden, um sicherzustellen, dass sie vom ersten Tag an an ihre Aufgaben gewöhnt werden und sich als Teil des Teams fühlen.

Hier sind fünf Tipps, um bei Ihren neuen Mitarbeitern einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, wenn sie sich online einarbeiten.

Automatisieren Sie, was Sie können

Automatisierung ist der einfachste Weg, um alltägliche Aufgaben zu erleichtern, den Papierkram zu minimieren und Neuangestellten nahtlos alle benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen. Kirsten Wolberg, CTO von DocuSign, berichtet, dass ihr Team Slackbots einsetzt, um das Hin- und Herwechseln am ersten Tag, das bei Papierkram, dem Einbinden von Dokumenten und der Einführung von Neueinstellungen auftreten kann, zu reduzieren.

Wenn sich ein neuer Mitarbeiter bei Slack anmeldet, werden ihm automatisch die für seine Rolle notwendigen Slack-Kanäle eingerichtet. Jeder Kanal enthält relevante und notwendige Unterlagen für ihre Rolle oder Abteilung und gibt ihnen auch Zugang zu Teammitgliedern, die Fragen beantworten können. Es gibt auch einen Slackbot, der neu eingestellte Mitarbeiter automatisch in das Unternehmen einführt, nachdem sie einen kurzen Fragebogen ausgefüllt haben. Das gibt den Leuten die Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter kennenzulernen und sich im Chat vorzustellen.

Wenn dies nicht bereits der Fall ist, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Einstiegsunterlagen und Inhalte so schnell wie möglich online und in der Cloud verfügbar sind. Dadurch sind alle wichtigen Unterlagen leicht zugänglich, so dass Neuangestellte schnell finden können, was sie suchen. Stellen Sie sicher, dass Sie über klar definierte Slack-Kanäle o.ä. verfügen, die als einfache Ressource für neue Mitarbeiter dienen können, wenn diese Prozesse erneut durchlaufen oder sich an jemanden in einer bestimmten Abteilung wenden müssen.

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Haben Sie einen Plan B

Laut Miles Ward, CTO bei SADA Systems, stellt das Unternehmen seit mehr als 15 Jahren Mitarbeiter aus der Ferne ein – doch in der Vergangenheit wurden neue Mitarbeiter zur Einarbeitung und Schulung in die Zentrale geflogen. Während ihrer Zeit im Büro würde die IT-Abteilung ihre Hardware vor Ort konfigurieren. Aufgrund von COVID-19 ist es jedoch nicht mehr möglich, neue Mitarbeiter einzufliegen, so dass der Prozess nun vollständig online abgewickelt werden muss. Und aufgrund unvorhersehbarer Lieferzeiten ist Wards Team dazu übergegangen, die Inventarisierung zu Hause durchzuführen, wobei das IT-Personal für das Onboarding verantwortlich ist.

„Es war für uns viel einfacher und zuverlässiger, die Inventarisierung zu Hause mit den IT-Leitern durchzuführen, die für diese verschiedenen Gruppen unseres Teams zuständig sind. Sie sind in der Lage, alles so zu konfigurieren und einzurichten, wie es ihnen dort gefällt, und dann alles als eine einzige Sendung zu verpacken, die an den Mitarbeiter geht“, so Ward.

In der Begrüßungsbox befinden sich auch T-Shirts, Aufkleber und andere Markenartikel des Unternehmens, damit sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an als Teil der Unternehmenskultur fühlen, auch wenn sie nicht im Büro sein können. Wards Team meldet Neueinstellungen auch für eine Snack-Lieferbox an, die als Ersatz für die in den Büroküchen angebotenen Snacks dient. Diese kleinen Änderungen können dazu beitragen, den Wechsel bei der Einarbeitung auszugleichen. Man kann die Mitarbeiter zwar nicht physisch in die Unternehmenskultur einbinden, aber es gibt kleine Dinge, die Sie tun können, um das ferne Onboarding-Erlebnis attraktiver zu gestalten.

Nutzen Sie Ihre aktuellsten Tools

Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess online durchführen, werden Sie Ihre aktuellen Mitarbeiter an Remote-Standorten befragen wollen, um herauszufinden, welche Tools für jene Mitarbeiter am besten geeignet sind. Wählen Sie eine standardisierte Plattform für die Kommunikation und versuchen Sie, etwas auszuwählen, mit dem die Mitarbeiter am besten vertraut sind – wie Slack oder G Suite. Dies kann dazu beitragen, die Lernkurve zu minimieren, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, insbesondere wenn dieser nicht den Vorteil einer persönlichen Schulung an neuen Systemen oder Hardware hat.

Avon Puri, CIO von Rubrik, erklärt, sein Team habe es für wertvoll befunden, sich auf beliebte Tools wie Salesforce, Slack und G Suite zu verlassen, da die meisten neuen Mitarbeiter in der Technologiebranche in anderen Unternehmen bereits mit diesen Tools arbeiten. Sie werden weniger Kopfschmerzen haben, wenn Sie populäre Cloud-Tools statt eines proprietären oder Nischensoftwaresystems einsetzen, da die Lernkurve geringer ist. Neue IT-Mitarbeiter werden schneller in der Lage sein, mit der Arbeit zu beginnen, ohne auf andere Tools umgeschult werden zu müssen.

Single Sign-On (SSO) ist eine weitere Möglichkeit, die Einarbeitung Ihrer neuen IT-Mitarbeiter zu erleichtern. Sie können den SSO-Prozess leicht automatisieren, so dass die Mitarbeiter automatisch in den richtigen Systemen angemeldet werden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Der Einsatz dieser Tools, die bereits am Arbeitsplatz implementiert sind, kann dazu beitragen, den Übergang zum Remote-Onboarding zu erleichtern.

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Präsentieren Sie Ihre Unternehmenskultur

Wolberg zufolge ging DocuSign ein bis zwei Wochen vor der Anordnung von Seattle und San Francisco, an Ort und Stelle zu bleiben, zur Ferneinstellung und zum Onboarding über. Mit dem Wissen, dass ein großer Teil des Interviewprozesses darin besteht, den Kandidaten ein Gefühl für die Bürokultur zu vermitteln, gingen Wolberg und ihr Team durch das Büro und machten Videos und Fotos, um den neuen Mitarbeitern zu zeigen, wo sie eines Tages arbeiten würden.

„Wir haben auch versucht, so viel wie möglich von uns selbst in die Vorstellungsgespräche einzubringen, indem wir viel mehr geredet und das Einzigartige und Besondere der Organisation kulturell zum Ausdruck gebracht haben. Und versucht haben, diese immateriellen Dinge in Worte zu fassen, um einem Mitarbeiter zu helfen, zu beschreiben, wie es ist, bei DocuSign zu arbeiten“, sagt Wolberg.

Wolbergs Team nimmt auch an 10-minütigen Tanzsitzungen über Video-Chat teil, die Stress abbauen und neuen Mitarbeitern eine informelle Plattform bieten, um sich mit Kollegen zu verbinden. Die Firma veranstaltet auch „Ask Me Anything“-Treffen, bei denen jeder die Gelegenheit hat, Fragen zu stellen, Namen zu nennen und mehr über das Unternehmen zu erfahren.

Es gibt viele Möglichkeiten, die eigene Unternehmenskultur zu präsentieren, beispielsweise wird laut Ward bei SADA praktisch der Stolz gefeiert, Kochshows veranstaltet und andere Veranstaltungen abgehalten, die normalerweise im Büro stattfinden würden. Man hofft, dass dies dazu beiträgt, dass sich die jetzigen Mitarbeiter auch aus der Ferne mit dem Unternehmen verbunden fühlen und dass Neueinstellungen die Chance erhalten, zu verstehen, worum es bei SADA geht und wie sie in die Kultur passen.

Hinterlassen Sie einen guten ersten Eindruck

Betrachten Sie Ihren Onboarding-Prozess als den ersten Eindruck Ihres Unternehmens. Sie möchten neue Remote-Mitarbeiter mit einer nahtlosen Erfahrung willkommen heißen, wenn sie sich für ihren ersten Arbeitstag anmelden. Wolbergs Team führt die Mitarbeiter in die Bürokultur ein, sobald sie ihren vom Unternehmen ausgegebenen Laptop hochfahren. Die Ladebildschirme enthalten Informationen über DocuSign und während der Computer sich selbst konfiguriert, laufen für den neuen Mitarbeiter Videos über die Arbeit bei DocuSign.

Kleine Aufmerksamkeiten wie diese können den Mitarbeitern helfen, sich vom ersten Tag an engagiert zu fühlen und ein Gefühl für die Unternehmenskultur zu entwickeln. Sie wollen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie die richtige Wahl getroffen haben, als sie Ihr Stellenangebot angenommen haben. Es könnte Ihren technischen Mitarbeitern schwer fallen, sich für ihre neue Rolle zu begeistern, wenn sie mit einem chaotischen oder stressigen Einarbeitungsprozess konfrontiert werden.

„Ich denke, Sie müssen sich dessen wirklich bewusst sein, denn es ist wichtig, dass Sie [Ihren Einarbeitungsprozess] für Ihre neuen Mitarbeiter so straff und reibungslos wie möglich gestalten, damit sie das Gefühl haben, ‚okay, ich habe das Richtige getan'“, betont Wolberg.

*Sarah K. White ist eine leitende Redakteurin bei CIO.com und befasst sich mit IT-Governance, Einstellung und Personalbeschaffung sowie IT-Jobs.