Beseitigen Sie Ärgernisse und sagen Sie Adieu zu Speicherproblemen mit diesen einfach zu implementierenden, von Experten geprüften Lösungen. [...]
Ah, die Cloud. Das klingt so leicht, so flauschig, so sorgenfrei – nicht wahr?
Hier in der realen Welt sind Cloud-Dienste jedoch nicht immer so einfach. Insbesondere bei Google Drive ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie beim Speichern und Verwalten von Multimediadaten oder beim Umgang mit Dokumenten und Tabellenkalkulationen auf einige Unklarheiten stoßen.
Drive macht viele Dinge gut, aber es hat auch seinen Anteil an, sagen wir mal, Macken. Ich habe sie alle im Laufe der Jahre kennengelernt – und habe nun eine Sammlung der häufigsten Drive-Probleme zusammengestellt, die mir begegnet sind, zusammen mit einigen schnellen und einfachen Lösungen, um sie zu überwinden.
Lesen Sie sich diese Lösungen durch, merken Sie sich alle, die Ihnen relevant erscheinen, und machen Sie sich bereit, Ihre Cloud-bezogenen Sorgen zu vergessen.
Google Drive-Problem Nr. 1: Schwierigkeiten beim Downloaden
Für etwas, das in erster Linie ein Speicherdienst ist, sollte man meinen, dass das Übertragen von Dateien mit Drive mühelos funktioniert. Leider ist Drive jedoch dafür berüchtigt, dass es Downloads zu einem massiven Problem macht – zumindest, wenn mehr als eine Datei betroffen ist.
Wenn Sie mehrere Dateien auf der Drive-Website auswählen und dann versuchen, sie alle gleichzeitig herunterzuladen, beginnt die Website damit, die Dateien in ein komprimiertes Zip-Archiv zu packen – und braucht dann allzu oft eine Ewigkeit, um diesen Prozess abzuschließen und den eigentlichen Download zu starten. Das ist eine häufig frustrierende Erfahrung und das Letzte, womit man sich beschäftigen möchte, wenn man gerade versucht, etwas zu speichern und weiterzumachen.
An dem Prozess selbst können Sie nicht viel ändern, aber Sie können die Website komplett vermeiden und Dateien auf eine einfachere, schnellere und zuverlässigere Weise übertragen. Dazu haben Sie ein paar verschiedene Möglichkeiten, die alle die Drive-Website-Methode in den Schatten stellen.
Erstens, wenn Sie Chrome OS verwenden, ist die Funktion, die Sie benötigen, direkt in Ihr Chromebook eingebaut: Öffnen Sie einfach die System-App „Dateien“, suchen Sie den Abschnitt „Google Drive“ im linken Menü und ziehen Sie beliebige Ordner oder Dateien per Drag & Drop zwischen dort und Ihrem lokalen Speicher.
Auf einem Windows- oder Mac-Computer greifen Sie zu Googles offiziellem Backup- und Sync-Programm oder der teambasierten File Stream-Alternative für verwaltete Unternehmensumgebungen. Sie können das Programm dann so einrichten, dass alle Ordner aus Ihrem Drive-Speicher mit dem Speicher Ihres Computers synchronisiert werden – so wird ein Ordner auf Ihrem Computer im Grunde ein Spiegel für den entsprechenden Ordner in Drive. Alles, was Sie darin speichern oder dorthin ziehen, wird automatisch in Drive hochgeladen, und der lokale Ordner und der Drive-Ordner sind stets identisch.
Und wenn Sie es ganz genau wissen wollen, können Sie auch ein FTP-Programm verwenden, um sich bei Ihrem Drive-Konto anzumelden und dann Dateien direkt zwischen Drive und Ihrem Computer hin- und herzuschieben, ohne lästige Schnittstellen oder unnötige Zeitfresser. Wenn sich das für Sie zu kompliziert oder verwirrend anhört, dann ist es wahrscheinlich nichts, was Sie brauchen. Aber wenn Sie FTP in anderen Bereichen Ihres Lebens verwenden und die Möglichkeit verlockend finden, dann ist das spezielle Programm, das Sie sich schnappen sollten, um dies zu ermöglichen, ein freier und quelloffener FTP-Client namens Cyberduck. Er ist sowohl für Windows als auch für Mac verfügbar (und für Chrome OS ist er eigentlich nicht nötig, da die gleiche Grundfunktion direkt in den Dateimanager des Systems auf dieser Plattform integriert ist).
Sobald Sie das Programm installiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbindung öffnen“, wählen „Google Drive“ aus dem Dropdown-Menü oben im Verbindungsfeld und klicken dann auf „Verbinden“. Eine Seite wird in Ihrem Browser erscheinen, die Sie auffordert, der App den Zugriff auf Ihren Drive-Speicher zu erlauben, woraufhin Sie einen speziellen Code erhalten, den Sie kopieren und in eine Eingabeaufforderung einfügen müssen, die in der App auf Sie wartet.
Nachdem Sie das getan haben, haben Sie eine Dateisystem-ähnliche Ansicht Ihres Drive-Speichers direkt vor sich – und Sie können alles von Ihrem Computer dorthin ziehen und ablegen oder alles von dort in einen lokalen Computerordner.
Als extra-geeky Bonus kann Cyberduck dasselbe auch mit Dropbox und OneDrive machen, falls Sie eine Verbindung zu einem dieser Dienste benötigen.
Google Drive-Problem Nr. 2: Office-Schrecklichkeit
Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich bekomme eine ganze Menge Word-Dateien zugeschickt. Und da ich schon vor langer Zeit Microsofts Office-Apps in die Tonne getreten habe und für mein eigenes Schreiben auf Google Docs umgestiegen bin, ziehe ich diese Dateien in der Regel auf die Drive-Website, um sie zu öffnen und das zu tun, was in meiner bevorzugten Umgebung erforderlich ist.
Jahrelang verließ sich Drive auf ein mit Chrome verbundenes System namens Office Compatibility Mode, um dies zu ermöglichen. Dabei handelt es sich um eine abgespeckte Oberfläche, auf der Sie Office-Dateien anzeigen und grundlegende Bearbeitungen durchführen können, auf der aber die meisten fortgeschrittenen Textverarbeitungsfunktionen – einschließlich Kommentare – fehlen. Und ganz ehrlich, es ist irgendwie verwirrend zu benutzen.
Es gibt jedoch eine viel bessere Option – eine, von der Sie wahrscheinlich gar nicht wissen, dass es sie gibt, wenn Sie Drive schon lange genug benutzen, um das System des Kompatibilitätsmodus zu haben. Hier ist sie also: Seit Mitte 2019 unterstützt Drive die native Bearbeitung von Microsoft Office-Dateien innerhalb der standardmäßigen, voll funktionsfähigen Google Docs-Oberfläche, ohne dass irgendwelche Konvertierungen oder abgespeckte Einstellungen erforderlich sind.
Wenn Sie immer noch den alten Kompatibilitätsmodus sehen, wenn Sie Office-Dateien auf die Drive-Website ziehen, müssen Sie nur die Office-Bearbeitungserweiterung aus Ihrem Browser entfernen – indem Sie die Chrome Web Store-Seite öffnen und auf die Schaltfläche „Aus Chrome entfernen“ klicken (die vorhanden sein wird, wenn die Erweiterung installiert ist) – und dann die Drive-Website aktualisieren, wenn Sie sie bereits geöffnet hatten. Wenn Sie das nächste Mal eine Office-Datei auf die Website ziehen, wird Drive sie automatisch in einem Editor öffnen, der genauso aussieht und funktioniert wie der normale Docs-Editor, nur mit einem blauen „.DOCX“-Chip neben dem Dateinamen, um Sie wissen zu lassen, dass Sie das Word-Format verwenden. (Beachten Sie nur, dass Sie die Datei verwirrenderweise auf die Drive-Website ziehen müssen, nicht auf die Docs-Website hochladen, damit dies funktioniert).
Die Datei bleibt bei allen Bearbeitungen in ihrem ursprünglichen Format. Wenn Sie sie exportieren müssen, um sie nach der Bearbeitung an jemanden zu senden, können Sie sie jederzeit aus Drive oder direkt aus der Docs-Bearbeitungsoberfläche herunterladen oder freigeben. (Und während wir hier speziell über Dokumente gesprochen haben, gilt das alles übrigens auch für Excel- und PowerPoint-Dateien).
Nur noch eine letzte Sache, die Sie überprüfen sollten: Drive hat eine Option in den Einstellungen (die Sie finden, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke der Drive-Website klicken und dann – ja, Sie haben es erraten – „Einstellungen“ wählen), die alle hochgeladenen Dokumente automatisch in das Docs-Bearbeitungsformat konvertiert. Das ist normalerweise nicht standardmäßig aktiviert, aber wenn Sie sicherstellen wollen, dass alle Word-Dateien im Word-Format bleiben, wie oben beschrieben, sollten Sie einen kurzen Blick darauf werfen und bestätigen, dass diese Option in Ihrem Konto tatsächlich deaktiviert ist.
Google Drive Problem #3: Herausforderungen bei der Konvertierung
Apropos Dateiformate: Haben Sie sich schon einmal dabei ertappt, wie Sie auf eine Datei in Ihrem Drive starrten und sich wünschten, es gäbe eine Möglichkeit, sie in einen anderen Dateityp umzuwandeln? Egal, ob es sich um ein Dokument handelt, das Sie in ein PDF umwandeln müssen, ein PNG, das Sie in ein JPG umwandeln müssen, oder ein WAV, das Sie als MP3 speichern möchten – der Wechsel von einer Art von Datei zu einer anderen ist ein heikler und oft schwieriger Tanz.
Das muss es aber nicht sein. Zunächst einmal, wenn die Konvertierung, die Sie benötigen, sich um eine beliebige Art von Standard-Textdatei dreht – PDF, RTF, DOCX, TXT, oder sogar HTML oder EPUB – können Sie Ihre Umwandlung direkt in Docs erledigen. Öffnen Sie die Datei einfach in Docs (entweder durch einen Doppelklick in Drive, wenn sie bereits das Docs-Symbol neben sich hat und standardmäßig dort geöffnet wird, oder durch einen Rechtsklick und die Auswahl von „Öffnen mit“, gefolgt von „Google Text & Tabellen“, wenn nicht).
Wenn es sich bei der Datei um eine PDF-Datei handelt, wird sie auf der Stelle automatisch in ein reines Textdokument umgewandelt. Wenn es sich um einen anderen Dateityp handelt, können Sie auf „Datei“ und anschließend auf „Herunterladen“ klicken, um Optionen zum Speichern in einem alternativen Format zu finden.
Aber was, wenn Sie es mit etwas zu tun haben, das über eine einfache Textdatei hinausgeht? Die Antwort liegt in einem sehr praktischen Google Drive Add-on namens CloudConvert. Öffnen Sie die Seite des Add-ons im Google Workspace Marketplace, klicken Sie auf die Schaltfläche, um es zu installieren, und folgen Sie den Schritten, um es zu Ihrem Konto hinzuzufügen.
Sie werden einige Warnungen über den Grad des Zugriffs sehen, den Sie dem Dienst gewähren, aber keine Sorge: Erstens hat CloudConvert nur Zugriff auf die Drive-Dateien, die Sie explizit an es senden oder mit ihm erstellen, nicht auf Ihren gesamten Drive-Speicher – und zweitens macht die Datenschutzrichtlinie des Unternehmens klar, dass es niemals Daten aus hochgeladenen Dateien liest oder sammelt oder irgendetwas Zwielichtiges mit Ihren Informationen macht. (Das Unternehmen verdient sein Geld mit dem Verkauf von Abonnements, aber wenn Sie nicht vorhaben, mehr als 25 Dateikonvertierungen pro Tag vorzunehmen, werden Sie für die Nutzung nicht bezahlen müssen).
Nachdem Sie das hinzugefügt haben, können Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei in Drive klicken und dann „Öffnen mit“ gefolgt von „CloudConvert“ wählen, um ein neues Format auszuwählen und eine Konvertierung zu starten. Die resultierende Datei wird wieder in Ihrem Drive-Speicher gespeichert, sobald sie fertig ist.
Google Drive Problem Nr. 4: Mobile Synchronisierung
Die Drive-Synchronisierungssysteme, über die wir vor einer Minute gesprochen haben, sind auf dem Desktop großartig – aber wenn Sie Drive von Ihrem Smartphone aus verwenden, sind Sie in Ihren Möglichkeiten viel mehr eingeschränkt.
Sicher, Sie können die eingebaute Funktion „Offline verfügbar machen“ der Drive-App nutzen – die Sie finden, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü-Symbol neben einer einzelnen Datei tippen -, wenn Sie bestimmte Drive-Dateien auf Ihrem Gerät verfügbar halten wollen, auch wenn Sie nicht online sind. Wenn Sie allerdings ganze Ordner in beide Richtungen synchronisieren wollen oder Dateien außerhalb von Drive selbst zur Verfügung haben wollen, wird Ihnen die offizielle App nicht weiterhelfen.
Auf Android füllt eine App namens Autosync für Google Drive diese Lücke. Sie gehört zu meinen Favoriten unter den besten Android-Dateiverwaltungs-Apps, und das aus gutem Grund: Die App macht es so einfach wie nur möglich, Ordnerpaare zu erstellen, die kontinuierlich zwischen Ihrem Drive-Speicher und Ihrem Telefon synchronisiert werden – in beide Richtungen, in nur eine Richtung oder sogar in einer Art Upload-und-dann-Löschen-Anordnung. Sie wählen einfach den lokalen Ordner und den Drive-Ordner aus, den Sie verwenden möchten, wählen die entsprechenden Parameter aus und lehnen sich dann zurück und lassen die App im Laufe der Zeit unbemerkt im Hintergrund ihre Arbeit tun.
Autosync ist für eine einzelne Ordnerpaarung und mit Dateien, die 10 MB oder kleiner sind, kostenlos. Sie können diese Einschränkungen aufheben und andere erweiterte Funktionen mit einer einmaligen In-App-Zahlung von 5 Euro freischalten.
Google Drive Problem Nr. 5: Verwirrung beim Schnellzugriff
Die Schnellzugriffsleiste von Google Drive – der große Streifen mit den vorgeschlagenen Dateien oben auf der Hauptseite der Website – soll es Ihnen ermöglichen, Elemente schneller aufzurufen, auf die Sie kürzlich zugegriffen haben oder von denen Google aus irgendeinem Grund annimmt, dass Sie sie wahrscheinlich bald suchen werden. Wenn Ihnen das eher wie verschwendeter Platz als eine hilfreiche Ressource vorkommt, beachten Sie bitte: Sie können sie deaktivieren.
Dazu brauchen Sie nur 10 Sekunden: Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke der Drive-Website, wählen Sie „Einstellungen“ und scrollen Sie dann im ersten Abschnitt nach unten, bis Sie „Vorschläge“ sehen. Deaktivieren Sie das Kästchen daneben, und bam: Einfach so verschwinden die Schnelleinstellungen von Drive für immer aus Ihrem Leben.
Google Drive Problem Nr. 6: Der Buried File Blues
Wir alle haben diese ewig wichtigen Dateien – Dokumente, Bilder und andere ressourcenähnliche Objekte, die wir ständig aufrufen. Und immer nach diesen VIP-Dateien suchen zu müssen, um sie zu finden, ist nicht gerade lustig oder produktiv.
Drive hat keine Möglichkeit, Dateien an den Anfang einer Liste zu heften, aber es hat einige hilfreiche Tools, um bestimmte Dateien als hohe Priorität zu behandeln und sie besonders einfach zu finden und darauf zuzugreifen. Erstens können Sie jede Datei (oder sogar einen ganzen Ordner) mit einem Stern versehen, indem Sie auf der Drive-Website mit der rechten Maustaste darauf klicken und „Add to Starred“ (Zu Sternchen hinzufügen) auswählen oder indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü-Symbol daneben tippen und dann dieselbe Option in der Drive-Mobil-App auswählen. Dadurch wird das Element in einem speziellen, mit Sternen versehenen Bereich angezeigt, den Sie dann durch Klicken auf die Option „Starred“ im Hauptmenü auf der linken Seite des Bildschirms oder durch Setzen eines Lesezeichens für diesen direkten Link für den Desktop – oder durch Tippen auf das sternförmige Symbol im Hauptmenü am unteren Rand des Bildschirms in der mobilen App – erreichen können.
Sie können auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Verknüpfungen für Dateien oder Ordner erstellen, so dass sie effektiv an mehreren Stellen erscheinen – wenn Sie zum Beispiel ein wichtiges Element haben, das ein paar Ordner tief in Ihrem Drive vergraben ist. Indem Sie eine Verknüpfung dafür erstellen, können Sie es von der Hauptliste „Mein Drive“ aus verfügbar machen, während es technisch gesehen immer noch in seinem richtig organisierten Zuhause bleibt. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei oder einen Ordner und wählen Sie „Verknüpfung zum Drive hinzufügen“, um damit auf einem Computer zu beginnen; tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü-Symbol neben einem beliebigen Element, um die gleiche Option auf dem Handy zu finden.
Wenn Sie Android verwenden, können Sie auch eine direkte Verknüpfung zu einer beliebigen Datei oder einem Ordner direkt auf dem Startbildschirm Ihres Telefons hinzufügen, um mit einem Tastendruck darauf zuzugreifen, ohne die App öffnen zu müssen. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Menü-Symbol neben dem gewünschten Element, scrollen Sie dann nach unten und suchen Sie die Option „Zum Startbildschirm hinzufügen“, um es auszuprobieren.
*JR Raphael schreibt unter anderem für unsere US-amerikanische Schwesterpublikation Computerworld.com.
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