Jedes Projekt kann aus den unterschiedlichsten Gründen ins Stocken geraten. Der Schlüssel liegt darin, zu erkennen, wann Ihr Projekt aus dem Ruder gelaufen ist, und einen klaren, maßvollen Ansatz zu wählen, um die Dinge wieder in Ordnung zu bringen. [...]
Verzögerungen sind im Projektmanagement keine Seltenheit, ganz gleich, in welchem Bereich Sie tätig sind. Doch was können Sie als Projektleiter tun, wenn ein Projekt in Verzug geraten ist, um es wieder auf Kurs zu bringen?
Das ist oft leichter gesagt als getan, aber es ist wichtig, nicht in Panik zu verfallen; ein ruhiger Kopf setzt sich immer durch, wie man sagt. Wenn ein Projekt in Verzug gerät, ist Zeit das A und O. Deshalb ist es wichtig, nicht zu zögern, sondern aktiv zu werden. Andernfalls drohen Ihrem Unternehmen möglicherweise sehr kostspielige Konsequenzen, denn was jetzt noch nicht dringend erscheint, kann sich in kürzester Zeit zu einem unkontrollierbaren Brand entwickeln.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Projektverzögerungen in kürzester Zeit in den Griff bekommen, um zusätzliche Probleme und Komplikationen zu vermeiden.
Gehen Sie dem Problem schnell auf den Grund
Die genaue Ermittlung der Ursache einer Verzögerung oder von Verzögerungen ist ein wichtiger erster Schritt. Ohne die Ursachen zu kennen, könnten Sie eine schlechte Sache noch viel schlimmer machen. Gehen Sie den Problemen auf den Grund, um effektiv die richtigen Lösungen zu finden. Es könnte sein, dass sich ein Projekt aufgrund von Problemen in der Lieferkette verzögert, was bei vielen Projekten im Zuge der COVID-19-Pandemie nur allzu bekannt geworden ist.
Vielleicht ist ein Projekt aufgrund von Ressourcenproblemen wegen begrenzter Personalressourcen aus dem Ruder gelaufen – ebenfalls ein Problem, das viele Unternehmen während der Pandemie zu bewältigen hatten. Nutzen Sie Tools zur Ursachenanalyse wie Pareto-Diagramme, The 5 Whys, Streudiagramme, Fishbone-Diagramme oder andere, um die Ursache zu ermitteln. Viele Unternehmen haben aufgrund einer Kombination dieser und anderer Faktoren Schwierigkeiten, aus dem Ruder gelaufene Projekte wieder auf Kurs zu bringen. Entscheidend ist, dass die Ursache die Antwort auf die Lösung von Projekten ist, die aus dem Ruder laufen.
Wichtige Stakeholder auf dem Laufenden halten
Die wichtigsten Beteiligten von Anfang an und während des gesamten Projekts auf dem Laufenden zu halten, ist einer der wichtigsten Schritte, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft. Leider wird diese Art der Kommunikation oft vernachlässigt, da Projektmanager überfordert sein können oder hoffen, dass sie die Dinge in Ordnung bringen können, bevor die Stakeholder herausfinden, dass es ein Problem mit dem Projekt gibt, für das sie verantwortlich sind.
Transparenz sollte Teil Ihres Stakeholder-Management-Plans sein; am besten ist es, offen, rechtzeitig und ehrlich zu sein. Die meisten Stakeholder würden lieber sofort von den Projektproblemen erfahren und sich einbringen. Projekte sind eine Teamleistung, und die Beteiligten können ein wertvoller Teil der Lösungsfindung sein.
Stützen Sie sich auf Ihr Team
Erfahrene Projektmanager wissen, dass Projekte eine Teamleistung sind; sie wissen, dass die besten Lösungen mit einem teambasierten Ansatz erarbeitet werden. Es ist wichtig, dass Teams zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen, nicht nur um sie zu identifizieren. Sobald die Ursache der Projektverzögerungen oder -probleme identifiziert wurde, ist es am besten, die Teammitglieder, die Experten auf diesem Gebiet sind, in die Suche nach den besten Möglichkeiten einzubeziehen, um das Projekt wieder auf Vordermann zu bringen.
Überprüfen Sie den Projektplan neu und passen Sie den Umfang an
Sie müssen zum Projektplan zurückkehren und den Umfang erneut überprüfen, um festzustellen, wo etwas schief gelaufen ist, und die notwendigen Anträge und Änderungen vornehmen. Dieser Schritt ist ein Muss. Ihr Unternehmen und seine Projekte sollten über ein formelles Verfahren für Änderungsanträge verfügen, um notwendige Änderungen formell anzufordern, durchzuführen, zu dokumentieren und zu verfolgen. Wenn Sie nicht über ein System zur Bewertung von Änderungen des Projektumfangs verfügen, kann es Ihnen nicht nur nicht gelingen, das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen, sondern es können sich auch neue Probleme ergeben.
Evaluieren Sie Ihre Ressourcen neu
Bevor Sie mit der Zuweisung oder Neuzuweisung von Aufgaben beginnen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu prüfen, wie und wann Ihre derzeitigen Ressourcen genutzt werden. Es könnte sein, dass einige von ihnen bereits über ihre Kapazität hinaus ausgelastet sind. Einige Ressourcen könnten neu zugewiesen und besser genutzt werden. Einige arbeiten vielleicht nicht an Aufgaben, für die sie qualifiziert sind, und ihr tatsächlicher Wert wird vergeudet.
Der Schlüssel liegt darin, jede einzelne Ressource genau zu untersuchen, um ihre Fähigkeiten und ihre Ausbildung zu ermitteln – und alle anderen Faktoren, die sich möglicherweise geändert haben, weil das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist. Sobald Sie festgestellt haben, ob Ressourcen verlagert werden müssen, weisen Sie die Aufgaben gegebenenfalls neu zu. Änderungen in Ihrem externen oder internen Umfeld können die Flexibilität erfordern, schnelle Anpassungen vorzunehmen.
Je nach Ursache der Probleme müssen möglicherweise Budgets, Qualitätssicherung oder andere Aspekte eines Projekts überarbeitet und angepasst werden.
Änderungen überwachen und dokumentieren
Das Überwachen und Dokumentieren von Änderungen mag mühsam erscheinen, aber es ist notwendig, um sicherzustellen, dass Änderungen ein aus dem Ruder gelaufenes Projekt wieder ins Lot bringen. Die Dokumentation und Überwachung von Umfangsänderungen ist eine wichtige Best Practice. Zahlreiche Projektmanager, Teams und Projektsponsoren mussten Änderungen überprüfen, um festzustellen, ob sie bei der Lösung von Problemen wirksam waren.
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