Ohne Zielsetzung ist effektives und effizientes Arbeiten gar nicht möglich. Woran sollten Sie sonst messen, ob Sie Ihre Zeit gerade richtig einsetzen? [...]
Was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität? Effizient zu sein bedeutet, die Dinge richtig zu tun, aber effektiv wiederum ist es, die richtigen Dinge zu tun. Das eine wird ohne das andere nicht funktionieren, das wäre so, als würden Sie sich nur auf Zeitmanagement fokussieren, um so schnell wie möglich voranzukommen, ohne darauf zu achten, wohin die Reise gehen soll.
Es ist leicht, sehr beschäftigt zu sein, ohne am Ende die wichtigen Dinge im Leben zu erreichen. Der US-Amerikaner Stephen R. Covey hat dafür ein schönes Bild geprägt: „Manchmal konzentrieren wir uns voll und ganz darauf, eine an eine Mauer gelehnte Leiter so schnell wie möglich zu besteigen – nur um oben angekommen enttäuscht festzustellen, dass die Leiter an der falschen Mauer stand.“ Das heißt, Sie können Ihre Produktivität und damit auch die Ihrer Mitarbeiter nur steigern, wenn Sie wissen, welche Mauer Sie erklimmen wollen.
Sie brauchen mehr als Unternehmensziele
Jedes Unternehmen gibt jedes Jahr oder Quartal bestimmte Ziele vor. Wenn Sie in einer Führungsposition sind oder sogar selbst Unternehmer, sind Sie sicher an den Zielvorgaben beteiligt. Sie wissen vermutlich, schon genau, wie Sie die unternehmerischen Ziele fürs nächste Jahr festlegen oder die für Ihre Abteilung. Vielleicht legen Sie sie auch gar nicht selbst fest, sondern bekommen Ihre Zielvorgaben vom Chef oder der Chefin. Rein über Zahlen und Summen zu arbeiten, die womöglich auch noch andere definiert haben, motiviert nur wenige und nur bedingt. Was wirklich zählt, sind die persönlichen Ziele. Dazu gehören auch berufliche Ziele, aber eben nur als ein Baustein einer ganzen Mauer.
Im Regelfall setzen wir uns realistische Jahresziele, die ein moderates Plus für das Folgejahr beinhalten. Am Ende des Jahres überprüfen wir dann, ob wir diese Ziele erreicht haben und wiederholen den Prozess in ähnlicher Dimension. Doch kaum ein Unternehmer oder Arbeitnehmer kann die Frage beantworten, wo er in fünf bis zehn Jahren stehen will. Weder mit seinem Unternehmen, noch in allen anderen Bereichen. Dabei erschließen sich, sobald wir beginnen groß zu denken, ganz andere Dimensionen als die bisherigen kleinen Schrittchen. Planen Sie daher groß und auch ruhig über die vorgegebenen Unternehmensziele hinaus, sonst bleiben Sie womöglich immer unter Ihrem Potential.
Haben Sie an alle Bereiche Ihres Lebens gedacht?
Neben rein unternehmerischen Zielen, ist es sinnvoller, sich Ziele in allen Lebensbereichen zu stecken. In meiner Arbeit unterscheide ich zwischen sechs Bereichen:
1. Beruf, Arbeit, Unternehmen
Ziele für das Berufsleben zu definieren, fällt den meisten leicht. Es besteht eher die Gefahr, dass wir zu viele haben und uns über die Prioritäten Gedanken machen müssen. Ziele aus diesem Bereich können mit dem Umsatz zusammenhängen, einer bestimmten Anzahl an Kunden oder aus einem 12-Stunden-Tag einen 6-Stunden-Tag zu machen. Machen Sie Ihre Ziele auf jeden Fall messbar.
2. Vermögen, Finanzen, Wohlstand
Dieses Segment wir häufig mit dem ersten auf einen Haufen geworfen. Beruflicher und finanzieller Erfolg gehen aber nicht unbedingt Hand in Hand. Für mehr Klarheit ist es besser, beide Bereiche zu trennen. Es gibt zu viele Beispiele, bei denen viel Geld fließt, aber so gut wie nichts hängen bleibt. Tatsächlicher Gewinn, Rücklagen, Investitionen oder die Höhe der Altersvorsorge – alles Ziele, die in diese Kategorie gehören.
3. Persönlichkeit, Wachstum und Entwicklung
Menschen wollen sich weiterentwickeln. Persönliches Wachstum motiviert ungemein. Daher geht es in dieser Kategorie um all die Dinge, die Ihrem persönlichen „Wachstum“ und Ihrer Weiterbildung dienen, die Ihren Horizont erweitern. Ein mögliches Ziel wäre beispielsweise der Wunsch nach einer Verhaltensänderung: Sie wollen vielleicht ruhiger, gelassener und weniger aufbrausend werden. Oder umgekehrt: Möglichweise sind Sie zu ruhig.
Es kann ein Seminar sein, das Sie besuchen oder ein Fachbuch, das Sie lesen möchten. Die Weiterbildung muss sich aber nicht unbedingt auf Ihr Berufsleben beziehen. Vielleicht wollen Sie eine Sprache lernen oder einen Kochkurs bei einem Profi buchen. Fragen Sie sich gerade, was das mit Ihrer Produktivität im Job zu tun haben soll? Dazu komme ich gleich, aber vorher gibt es noch drei weitere Bereiche.
4. Gesundheit, Vitalität und Fitness
Solange wir gesund sind, setzen wir uns in diesem Bereich die wenigsten Ziele, außer vielleicht, um ein paar Kilos abzunehmen, endlich mit dem Rauchen aufzuhören oder einen Marathon zu bestehen. Erst, wenn wir ernsten gesundheitlichen Problemen gegenüberstehen, ändert sich die Sicht auf diesen Bereich. Dann aber gravierend.
5. Beziehung, Kontakte, Partnerschaft
Bei unserem Privatleben neigen wir selten dazu, uns konkrete Ziele zu stecken. Dabei können gerade die sich positiv auf unsere Produktivität im Job auswirken. Welche bessere Motivation gibt es, seine Effektivität und Effizienz zu steigern, als mehr Zeit zu haben mit dem Partner/der Partnerin Essen zu gehen oder etwas Schönes zu unternehmen, was Sie sich schon lange vorgenommen haben. Freunde, Familie – all das kommt häufig zu kurz. Wer kennt nicht den Vorsatz: „Irgendwann nehme ich mir Zeit.“ Und die Wochen und Monate vergehen wie im Fluge.
Starten Sie hier am besten mit kleinen Zielen, beispielsweise jede Woche einem Freund eine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen: ein Anruf, eine Einladung oder eine Postkarte. Das ist ebenfalls eine gute Idee für Ihre Kunden oder Projektpartner. Besser als mit allen anderen Weihnachtskarten auf einem Stapel zu landen.
6. Freizeit, Lebensfreude, Spaß
Belohnen Sie sich für Ihre harte Arbeit und genießen Sie Ihre Freizeit. Hart und dauernd zu arbeiten gehört hierzulande leider noch viel zu häufig zum guten Ton, was dazu führt, dass wir uns schon einmal schuldig fühlen, wenn wir einfach nur freie Zeit genießen. Überlegen Sie, womit Sie gerne Ihre Zeit verbringen oder früher verbracht haben. Dann fällt es Ihnen nicht schwer, Ziele in diesem Bereich zu stecken.
Skizzieren Sie sich die Dinge, die einen perfekten Tag für Sie ausmachen würden. Und wenn dazu gehört, dass Sie nur faul im Garten herumliegen oder ausgiebig spazieren gehen. Zeit, nichts zu tun, gehört ebenfalls dazu. Das einzige, das Sie nun tun müssen ist, dies so oft wie möglich in die Tat umzusetzen. Das beflügelt und setzt Produktivität frei. Auch für die Dinge, die Sie nicht so gern erledigen. Wenn ich mir vornehme nachmittags um 16 Uhr auf dem Tennisplatz zu stehen, habe ich meine To-dos für den Tag bis dahin erledigt, an denen ich sonst bis abends sitzen würde.
*Der Produktivitätsexperte Martin Geiger hat eine Mission: den Menschen dabei zu helfen, anders zu arbeiten und mehr zu leben. Sein eigener beruflicher Erfolg forderte seinen Preis: 14 Stunden-Tage waren die Regel. Schnell wurde ihm klar, dass er anders arbeiten musste, um nicht nur seiner Leistung, sondern auch seiner Lebensqualität einen höheren Stellenwert einzuräumen und mit der Zeit zu laufen und nicht gegen sie anzurennen.
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