Klarheit in den rechtlichen Verträgen ist die Basis einer langfristigen Outsourcing Beziehung. Anwälte raten zu engagierter und fortlaufender Governance, sowie sorgfältig ausgehandelten und dokumentierten Rechten. [...]
Ohne eine derartige schriftliche Aufzeichnung könne eine IT-Organisation auch ihre Kündigungsrechte verlieren. Ein Richter oder eine Jury könnte etwa zu dem Schluss kommen, dass ein Problemfall eben nicht wichtig genug war, wenn er nicht einmal schriftlich festgehalten wurde.
5. Niemals die Arbeit des Dienstleisters machen, bevor man dies verlangt hat
Wenn ein Projekt den Bach hinuntergeht, sei es weil Meilensteine nicht erreicht werden oder ein System nicht die erwartete Leistung bringt, sind Kunden oft in Versuchung einzuspringen, um die Arbeit selbst zu erledigen. Wenn aber ein Kunde Maßnahmen ergreift, ohne den Dienstanbieter zuvor schriftlich zu warnen, sind Probleme die logische Folge. Ehe sie selbst Hand anlegen, geben sie dem Dienstleister die Chance, das Problem zu beheben. Dies ist nur fair – Und Fairness zählt bei einer Streitbeilegung am meisten.
Die ideale Vorgehensweise ist also: Geben sie das Problem bekannt und kündigen sie an, dass sie zu einer konkreten Deadline selbst Maßnahmen ergreifen werden, um das Problem zu lösen. Geben sie auch an, mit welchen Kosten diese Maßnahmen in etwa verbunden sein werden, und dass sie diese Kosten dem Dienstleister in Rechnung stellen oder Rechnungen entsprechend verringern werden. Die sofortige Schätzung der Kosten hilft ihnen vor Gericht für die tatsächliche Erstattung.
6. Suchen Sie nach Win:win
Ein IT-Dienstleister wird beim Auftreten von gröberen Problemen an einem gewissen Punkt mitunter auf Zahlungen verzichten wollen. Dies ist die beste Gelegenheit für den Beziehungsmanager, den Zahlungsverzicht gegen zukünftige Verbesserungen einzutauschen. Sie könnten zB stattdessen eine Leistungsgarantie für einen zukünftigen Meilenstein verhandeln, oder eine detaillierte Ursachenanalyse eines Problems, oder eine klare Dokumentierung, dass das Problem behoben wurde. Dieser Ansatz erhöht die Wahrscheinlichkeit erfolgreicher Ergebnisse mehr als das eingesparte Geld. Zusätzlich wird eine Beziehung auf Vertrauen und gegenseitigem Verständnis aufgebaut.
7. Sprechen Sie mit Rechtsbeistand früh und oft
Wenn das zukünftige Verhältnis noch nicht klar ist, ist die Schaffung einer klaren und schriftlichen Aufzeichnung der Partnerschaft enorm wichtig für die Wahrung der Vertragsrechte einer IT-Organisation. Rechtsanwälte haben ein gutes Auge und Ohr, wie Dokumente als Beweise vor einem Richter oder einer Jury genutzt werden können.
Rechtsanwälte können Gesetze finden, die im Vertrag noch nicht unmittelbar sichtbar sind und dem Kunden helfen, Probleme zu lösen. Es macht vor allem dann Sinn einen Anwalt anzurufen,
- wenn es einen potenziellen Streitfall über die Verletzung eines Vertrages gibt,
- wenn der Anbieter nach neuen oder höheren Gebühren fragt,
- oder bei der Änderung der Rahmenvereinbarung.
Klarheit ist das Ziel der Vertragsführung
Ziel der Vertragsregelung ist es, mehr Klarheit zu schaffen. „Mit größerer Klarheit kommt mehr Sicherheit, wie ein Streit gelöst werden kann“, so Kriss. Dies erhöhe die Wahrscheinlichkeit, dass die Parteien Rechtsstreitigkeiten und deren Kosten vermeiden könnten. Die vorgeschlagenen Governance-Praktiken sind laut Peterson relativ einfach zu implementieren und helfen dabei, Missverständnisse zu reduzieren und die Beziehung auf dem richtigen Weg zu halten.
*) Die Autorin schreibt für das Amerikanische CIO Magazin.
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