In der heutigen herausfordernden IT- und Geschäftswelt ist es wichtiger denn je, neue Projekte mit Menschen anzugehen, die geschickt und effizient arbeiten. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Traumteam zusammenstellen können. [...]
Der Start eines neuen IT-Projekts ist immer eine Herausforderung. Fügen Sie eine Pandemie, betriebliche Unsicherheit, wirtschaftliche Instabilität und eine verstreute, abgelenkte Belegschaft hinzu, wird die Aufgabe noch entmutigender.
Trotz der zahlreichen Hindernisse, denen sich Projektleiter in den heutigen turbulenten Zeiten gegenübersehen, ist es nach wie vor möglich, ein Weltklasse-Team aufzubauen, das die geplanten Leistungs-, Budget- und Zeitvorgaben erfüllt oder sogar übertrifft. Das Geheimnis liegt in Beharrlichkeit, einem starken Management und einer messerscharfen Konzentration auf das Endziel. Hier sind sieben Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern werden.
1. Beginnen Sie mit der Planung
Bevor der Leiter ein neues Projektteam zusammenstellt, sollte er die Daseinsberechtigung des Vorhabens – seine Existenzberechtigung – auf Grundlage des voraussichtlichen Zeitrahmens, der Ziele und des geplanten Unternehmenswertes des Plans festlegen. „Die Definition des Arbeitsumfangs, der internen und externen Interessengruppen, der benötigten Fähigkeiten und der erforderlichen Arbeitsbelastung ist entscheidend für die Verwirklichung der Projektziele und die Ermittlung des Personalbedarfs“, so Rob Dreussi, CIO bei der Krankenhaus-IT-Beratungsfirma HCTec.
Die Projektplanung muss abgeschlossen sein, bevor man mit irgendetwas anderem vorankommt, sonst wird das Projekt noch vor Verlassen des Starttores zum Stillstand gebracht. „Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Führungskräfte dies zu Beginn eines Projekts tun, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf den Zweck des Projekts und die erwarteten Ergebnisse ausgerichtet sind“, erklärt Tammy Alairys, Leiterin für Technologietransformation in der Beratungseinheit von EY Americas.
2. Identifizierung und Auswahl der Teammitglieder
Sobald der Auftrag und die Ziele eines Projekts festgelegt und verstanden sind, ist es an der Zeit, mit der Zusammenstellung eines fähigen Teams zu beginnen, das das Projekt bis zu seinem erfolgreichen Abschluss begleitet. Eine der größten Herausforderungen für Projektleiter ist die Auswahl von Teammitgliedern, die über die richtige Kombination von Produkt-, Technik- und Kooperationsfähigkeiten verfügen.
„Suchen Sie zu Beginn einige wenige Personen, die in allen drei [Bereichen] stark sind, und füllen Sie dann den Rest des Teams mit Personen, die in einem oder zwei Bereichen stark sind und sich gegenseitig ergänzen können“, rät Chris VanHoeck, Direktor für Programm- und Projektmanagement bei der Technologieforschungs- und Beratungsfirma ISG. „Lassen Sie nicht den technisch starken, aber ruhigen, introvertierten Menschen außer Acht, der ein starker Teamplayer sein kann“.
Es ist zwar immer gut, Teammitglieder mit unterschiedlichen Fähigkeiten zu rekrutieren, aber versuchen Sie, sich auf Kandidaten zu konzentrieren, die über die Software- oder Systemkenntnisse verfügen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, empfiehlt Brad Willman, IT-Direktor bei Entrust Solutions, einem Anbieter von IT-Managed Services und Personalaufstockung. „Suchen Sie auch nach Mitgliedern, die in ihrer Arbeitserfahrung Effizienz und kommunikative Teamarbeit bewiesen haben“, sagt er.
Nicole Athanassiadis, Vizepräsidentin für IT-Business-Technologie bei Mitel, sagt, sie konzentriere sich darauf, die Teammitglieder auf ihre Projektziele abzustimmen. „Ich konzentriere mich auf die technischen Fähigkeiten, die ich in meinem Team brauche. Athanassiadis ist der Meinung, dass jedes Team einen Business-Analysten umfassen sollte. Dieser kann mit dem Projektleiter zusammenarbeiten, um ein Verständnis für die Geschäftsprozesse zu erlangen, die für die Projektziele relevant sind, und mit Geschäftsinteressenvertretern und Fachexperten interagieren, um deren Anliegen und Bedürfnisse zu verstehen. „Der Business-Analyst kann aus der IT-Organisation, aus einem Team des Geschäftsbereichs oder von einem Drittanbieter kommen, der bei der Lösungsimplementierung hilft“, fügt sie hinzu.
3. Aufgaben benennen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen. Welcher Ansatz am besten geeignet ist, hängt von der Komplexität und Größe des Projekts ab und davon, ob ein Dritter, wie z.B. ein Zulieferer oder Geschäftspartner, ebenfalls beteiligt ist oder nicht. Wasserfall- und agile Modelle sind die am weitesten verbreiteten Methoden. „Traditionell werden bei einem Wasserfall-Ansatz die Aufgaben auf der Grundlage von Abhängigkeiten und Arbeitsaufwand verteilt“, berichtet Alairys. „In jüngerer Zeit ermöglicht die agile Methodik Scrum-Teams und -Mitgliedern mehr Autonomie bei der Priorisierung ihrer eigenen Aufgaben“.
Unabhängig vom verwendeten Modell sollten alle Aufgaben offen und vollständig sichtbar sein. „Die Aufgaben sollten elektronisch zugewiesen werden, um Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit im gesamten Team zu schaffen“, rät Dreussi. „Ein gutes Projektmanagement-Tool kann alle Aufgaben im gesamten Projektportfolio anzeigen, einschließlich der erwarteten Stunden, der tatsächlichen Stunden und der zeitnahen Aktualisierung der Meilensteine.“
Es ist auch wichtig, dass die Teilnehmer zu Beginn des Projekts über ihre genauen Pflichten und Verantwortlichkeiten informiert werden. „Jedes Teammitglied sollte verstehen, welche Aufgabe es erfüllt und was von ihm in seiner Rolle erwartet wird“, so Athanassiadis. Aufgaben- und Rollenbewusstsein ist besonders wichtig, wenn es um die Leitung eines großen Teams geht, dem Mitglieder mit sich überschneidenden Aufgaben angehören können.
4. Förderung der Zusammenarbeit
Offene, transparente Kommunikation ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit unerlässlich. „Regelmäßige Teamsitzungen, einschließlich täglicher Stand-up-Sitzungen, sollten sich auf die anstehende Arbeit und alle Fragen konzentrieren, die den Fortschritt des Teams behindern“, rät VanHoeck. „Wenn der Teamleiter die Mitglieder ermutigt, [offene] Probleme zu identifizieren, und dann ihre Lösung unterstützt, entweder durch die Hilfe von Teamkollegen oder indem er bei Bedarf außerhalb des Teams tätig wird, wird die Zusammenarbeit gefördert und nährt sich von selbst“, erklärt er.
Zwar geht nichts über den Wert des persönlichen Austauschs hinaus, doch ein persönlicher Austausch ist am heutigen Arbeitsplatz, der von einer Pandemie heimgesucht wird, oft nicht möglich. Videokonferenzen bieten eine nächstbeste Alternative und sind häufig die einzige Möglichkeit, wenn die Teammitglieder auf verschiedene Standorte verstreut sind. „Ob persönlich oder per Video-Chat, ein regelmäßiger Rhythmus von Teamsitzungen und Checkpoints ist entscheidend für die Zusammenarbeit und die Teammoral“, betont Dreussi.
Bei der Planung von Kollaborationssitzungen ist es wichtig, die individuellen Bedürfnisse und Arbeitszeiten der Teilnehmer zu respektieren. Timing-Probleme lassen sich in der Regel durch Bedachtsamkeit und Flexibilität lösen. „Mit der heutigen Technologie der Zusammenarbeit ist es so viel einfacher geworden, die richtige Balance zwischen [virtuellen] persönlichen Treffen und schnellen Check-ins zu finden“, stellt Dreussi fest.
5. Motivation schaffen
Bei richtiger Anwendung ist Motivation ein mächtiges Instrument des Projektmanagements. Es liegt in der Verantwortung des Leiters, das Team zu inspirieren, indem er kleine, scheinbar unbedeutende Aufgaben in eine größere Vision einbindet. „Wenn das Endziel in weiter Ferne liegt, sollte die Führung Wege finden, die Zwischenziele und kleine Erfolge zu feiern und den Teamkollegen die Anerkennung zu geben, die sie verdienen, um sie motiviert zu halten“, sagt Alairys.
„Es gibt kein Wundermittel“, erklärt Dreussi. „Wenn Sie wollen, dass Ihr Projekt erfolgreich ist, müssen Sie sich [mit] positiver Verstärkung engagieren“, rät er. Führungskräfte können ein Projekt nicht einfach ausrollen, zurücktreten und auf wöchentliche Statusmeldungen warten. „Sie müssen sich überlegen, wie sie ihrem Team helfen und nach Möglichkeit über den anfänglichen Arbeitsumfang hinaus einen Mehrwert schaffen können.
Die Leute glauben oft, dass nur ein großer Redner Teams inspirieren kann, sagt VanHoeck. „Obwohl diese Fähigkeit sicherlich hilfreich ist, ist es am besten, das Team zu inspirieren, wenn [die Mitglieder] klar erkennen, wo ihr Einsatz zum Erfolg des Teams und der Organisation beiträgt“, bemerkt er. Beginnen Sie damit, die Arbeit in einen Kontext zu stellen und zu kommunizieren, was das Endziel sein wird. „Stellen Sie danach sicher, dass jeder Einzelne erkennt, wie seine Anstrengung in das Ziel des Teams und des Unternehmens passt.
Kein Projekt existiert im luftleeren Raum, stellt Miles Ward, CTO des Geschäfts- und Technologieberatungsdienstleisters SADA, fest. „Führungskräfte führen, indem sie führen, und nicht, indem sie mit dem Finger zeigen und hintenherum raushängen lassen“.
6. Meinungsverschiedenheiten managen
Nur selten erreichen Projektteams ihre Ziele, ohne dass es zu periodischen internen Auseinandersetzungen kommt. Das ist aber nicht immer eine schlechte Sache. Tatsächlich können konstruktive Argumente oft als Mittel zur erfolgreichen Lösung schwieriger Probleme eingesetzt werden. Der Trick besteht darin, die Uneinigkeit nicht in persönliche Auseinandersetzungen fallen zu lassen oder sich auf Bereiche auszudehnen, die für das jeweilige Thema nicht relevant sind.
Versuchen Sie, den Streit an der Wurzel zu packen, rät Willman. „Zu bestimmen, ob das Problem aus dem Projekt selbst oder aus persönlichen Meinungsverschiedenheiten entsteht, kann Ihnen helfen, einen Weg nach vorn zu finden“, erklärt er. „Bestimmen Sie als Teamleiter, welchen Rat oder welche Klarheit über die Ziele des Projekts Sie anbieten können, um die Kämpfe Ihres IT-Projektteams zu lösen. Wenn zwischenmenschliche Probleme die Ursache sind, schlägt Willman vor, die Personalabteilung um Unterstützung zu bitten.
Die Beruhigung von Meinungsverschiedenheiten erfordert auch, dass man den Teammitgliedern zuhört und alle Meinungen respektiert, erklärt Athanassiadis. „Alle Teammitglieder haben unterschiedliche Perspektiven, um ihren Beitrag zu leisten, also hören Sie zu, versuchen Sie zu verstehen und bringen Sie dann die Teammitglieder zurück zu der gemeinsamen Vision und den Zielen des Projekts.“
7. Belohnen Sie das Team
Erfolge zu feiern ist ein kostengünstiger und wirkungsvoller Weg, ein Team für gute Arbeit zu belohnen. Sowohl materielle als auch immaterielle Belohnungen können den Mitgliedern helfen, wieder in ihre gewohnten beruflichen Rollen zurückzukehren, und die Teilnahme an zukünftigen Projekten fördern. Athanassiadis belohnt ihre Teams, indem sie den Teilnehmern die Möglichkeit gibt, sich zu entspannen. „Ein bisschen Auszeit ist immer willkommen“, bemerkt sie.
Monetäre Belohnungen sind ebenfalls immer willkommen, sollten aber rechtzeitig über die Personalabteilung abgewickelt werden, rät VanHoeck. „Sechs Monate nach Projektende auf die Belohnung zu warten, bietet nicht die positive Verstärkung, die zu einer Fortsetzung des gewünschten Verhaltens führt“, erklärt er.
Athanassiadis gibt ihren Teams auch gerne etwas interne und öffentliche Anerkennung. „Ich verteile in der Regel Materialien, um für das zu werben, was das Team getan hat“, sagt sie. Mitel hat auch ein formelles Anerkennungsprogramm, Bravo Rewards, das wichtige Teamleistungen ins Rampenlicht rückt. „Es ist eine schöne Art, die Arbeit des Teams als Ganzes herauszustellen, aber auch, wie jeder einzelne dazu beigetragen hat“, bemerkt sie.
Fazit
Jedes Projekt ist eine Reise, findet Athanassiadis. „Am Anfang kann es Stürme geben, aber es gibt nichts Besseres, als mit diesem Gefühl der Vollendung aus einem Projekt hervorzugehen.“
*John Edwards ist ein erfahrener Wirtschaftstechnologie-Journalist. Seine Artikel erschienen in der New York Times, der Washington Post und zahlreichen Wirtschafts- und Technologiepublikationen, darunter CIO, Computerworld, Network World, CFO Magazine, IBM Data Management Magazine, RFID Journal und Electronic Design.
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