Wenn ein scheinbar süßer Deal sauer wird, ist es an der Zeit, eine Exit-Strategie zu entwickeln. Hier erfahren Sie, wie Sie wichtige Geschäftsabläufe, Ihre Geschäftsbeziehungen zu Drittanbietern und Ihre Anstellung erhalten können. [...]
Wie Tod, Steuern und Netzwerkausfälle sind auch schlechte Vertragsbedingungen für die meisten IT-Führungskräfte eine Selbstverständlichkeit. Geschäfte, die einst fair und gerecht erschienen, können im Laufe der Zeit aus verschiedenen Gründen scheitern, wie z.B. durch die Verfügbarkeit einer besseren oder kostengünstigeren Technologie oder die mangelnde Bereitschaft eines Anbieters, den Vertragsbedingungen gerecht zu werden.
„Meistens gibt es eine Lösung – wenn Sie denn eine finden wollen“, so P. Tracy Currie, CEO der Unternehmensberatung Capto, die erfolgreich Verträge für zahlreiche Fortune-500-IT-Organisationen ausgehandelt – und neu verhandelt – hat. Currie schlägt vor, sich zu bemühen, den Schaden so schnell wie möglich zu beheben. „Wie Mama immer sagte: „Das Pflaster schnell abziehen.““
Sie sind mit einem miesen IT-Deal belastet? Lesen Sie die folgenden sieben Tipps, die Ihnen helfen können, einen einseitigen Anbietervertrag zu lösen und wieder auf den richtigen Weg in Richtung IT und Geschäftserfolg zu gelangen.
1. Frühzeitiger Aufbau von Beziehungen
Lange bevor ein Vertragsproblem auftritt, hat ein cleverer CIO schon eine solide Beziehung zu seinen Geschäftseinheiten aufgebaut. Der Aufbau von Allianzen außerhalb der IT kann den internen Widerstand zerstreuen und dem CIO mehr Handlungsspielraum bei zukünftigen Vertragsverhandlungen und Neuverhandlungen geben.
„Es gibt den Ton an, wie aggressiv Sie bei der Durchsetzung von Vertragsänderungen sein können“, erklärt Rechtsanwalt Brad Keller, Senior Vice President der Santa Fe Group, einer Unternehmensberatungsfirma. „Stellen Sie während des Treffens mit der Geschäftseinheit sicher, dass sie die Notwendigkeit der Änderungen und die Risiken für das Unternehmen – und ihre Umsatzquelle – verstehen, wenn keine Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.“
Es kann sich ebenfalls lohnen, eine starke und vertrauensvolle Beziehung zum Anbieter zu haben. „Hoffentlich betrachtet Ihr Lieferant Sie als kritischen Geschäftspartner und ist bereit, gemeinsam mit Ihnen eine für alle Beteiligten akzeptable Lösung zu finden“, so Keller.
2. Analysieren Sie die Situation
Der größte Fehler, den IT-Führungskräfte machen, ist, Maßnahmen zu ergreifen, bevor sie das Problem und seine mögliche Lösung vollständig verstanden haben. Keller empfiehlt, die Situation von beiden Seiten zu analysieren. „Indem Sie sich in die Lage des Anbieters versetzen, können Sie potenzielle Schwachstellen in seiner Position berücksichtigen“, meint er.
Wut und Frustration können zu voreiligen und unklugen Entscheidungen führen. „Fristen und hoher Druck werden jeden, einschließlich des IT-Leiters, zu einem schlechten Geschäftsabschluss bringen“, rät Adam Wardel, Rechtsberater bei Simplus, einem Salesforce-Partner, der digitale Transformationsdienste für Unternehmen anbietet. „Machen Sie langsam und stellen Sie sicher, dass sie jemanden finden, der Ihre Annahmen über die Situation in Frage stellt.“
Um einen vollständigen Überblick über die Situation zu erhalten, ist es notwendig, eine umfassende Bewertung aller IT- und Unternehmensprozesse und -ressourcen zu erstellen, die von dem problematischen Anbietervertrag betroffen sind, sagt Scott Bickley, Principal Research Advisor für Vertragsprüfung/Lizenzierung beim Forschungsunternehmen Info-Tech Research Group. „Es ist wichtig, die Situation ganzheitlich zu betrachten und sich nicht allein auf die weniger als hervorragenden Bedingungen zu konzentrieren“, betont er.
3. Erstellen eines Business Case
Es gibt immer die Möglichkeit, einen Vertrag neu zu verhandeln – man muss nur vorbereitet sein, bemerkt Rocco Rao, Direktor der CIO Forschungs- und Beratungseinheit von Info-Tech. „Die meisten CIOs denken, dass Sie mit dem Abschluss eines Vertrages Ihren Verhandlungsspielraum verloren haben“, sagt er. Tatsächlich können Anbieter stark motiviert sein, wenn sie zukünftige Umsätze versprechen. „Sie sind an einer Erweiterung des Arbeitsumfangs und an Vertragsverlängerungen interessiert“, sagt Rao. „Das ist Ihr Druckmittel für Nachverhandlungen.“
Wardel empfiehlt, unverzüglich eine Konferenz mit dem Rechtsbeistand des Unternehmens zu vereinbaren, sobald beschlossen wird, einen wichtigen Lieferanten bei einer Vertragsfrage zu kontaktieren. „Je länger man das Problem bestehen lässt, desto schwieriger wird es, eine Lösung zu finden“, sagt er.
Ein guter Anwalt, erklärt Wardel, ist geschult darin, eine Vertragsstreitigkeit leidenschaftslos zu prüfen, Fakten zu sammeln, die für alle Seiten des Rechtsstreits relevant sind, und dann einen Fall vorzubereiten, der für den Kunden am vorteilhaftesten ist. „Der gesetzliche Vertreter sollte verschiedene Szenarien ausgearbeitet haben und befugt sein, mehrere Kanäle zu bedienen, bevor er sich überhaupt an den Verkäufer wendet“, so Wardel.
4. Beginnen Sie mit der Neuverhandlung
Wenn das im Einsatz befindliche Produkt oder die Dienstleistung immer noch die richtige Passform hat, die Kosten, die Dauer und/oder die Supportbedingungen des Vertrages jedoch unerträglich schlecht sind, ist es immer möglich, die beunruhigenden Fragen während der Vertragslaufzeit neu zu verhandeln. „Es ist nicht ungewöhnlich, dass man versucht, mit dem Anbieter zusammenzuarbeiten, um eine Kurskorrektur vorzunehmen, wenn die Bedingungen belastend und außerhalb des Marktumfelds liegen“, so Bob Roth, Partner und Vertragsexperte bei Cornerstone Advisors, einem Beratungsunternehmen für die Finanzindustrie.
Bickley schlägt vor, einen konstruktiven Ansatz für Nachverhandlungsgespräche zu wählen. „Bringen Sie einen Plan für zukünftige Verbesserungsmöglichkeiten auf den Tisch und seien Sie offen dafür, wie Sie auch dem Anbieter zum Erfolg verhelfen können“, sagt er. „Nutzen Sie diese Zeit, um Ihren Lieferanten zu evaluieren und festzustellen, ob er sowohl kulturell als auch vertraglich am besten zu Ihrem Unternehmen passt.“
Je besser die Lieferantenbeziehung, desto einfacher wird es sein, sie in eine sinnvolle Diskussion einzubinden. „Denken Sie daran, dass Sie sich immer an einen Lieferanten wenden und versuchen können, Vertragsänderungen vorzunehmen, auch wenn ein Vertrag nicht verlängerbar ist“, so Keller.
Andererseits, wenn der Verkäufer sich nicht rührt und es ein anderes Produkt oder eine andere Dienstleistung gibt, das eine bessere Übereinstimmung mit günstigeren Bedingungen verspricht, kann es durchaus Sinn machen, den Deal zu beenden und alle Strafen, die verhängt werden, zu absorbieren. „Wenn die Kosten für die vorzeitige Kündigung eines Vertrages durch die Einsparungen bei der Umstellung auf das Produkt eines anderen Anbieters ausgeglichen werden können, könnte es vorteilhaft sein, diesen Vertrag vorzeitig zu kündigen“, erklärt Roth. „Produktivitätssteigerungen, falls vorhanden, durch die Verwendung eines anderen Produkts sollten in die Einsparungsrechnung miteinbezogen werden.“
5. Warten Sie ab
Für Verträge, die kurz vor oder am Ende stehen, kann der kostengünstigste Ansatz einfach darin bestehen, Ihre Zeit abzuwarten. Nichts zu tun ist zweifellos einfach, aber es ist in nur wenigen Situationen eine clevere Taktik, meint Gordon Wong, Direktor der IT-Management-Beratung Pace Harmon.
„Mit schlechten Vertragsbedingungen zu leben, ist im Allgemeinen nur dann akzeptabel, wenn die Vertragslaufzeit schnell abläuft oder wenn die wirtschaftlichen Auswirkungen einer Vertragsänderung die Vorteile eines neuen Vertrags übersteigen“, stellt er fest. „Mit anderen Worten, wenn das Risiko einer Geschäftsunterbrechung die finanziellen Vorteile eines neuen Vertrages überwiegen.“
6. Maximale Flexibilität anstreben
Es ist wichtig sicherzustellen, dass der neue oder überarbeitete Vertrag nicht genauso schlimm ist wie der, den er ersetzt. Eric Dynowski, CTO des IT-Infrastrukturanbieters ServerCentral Turing Group, stellt fest, dass IT-Führungskräfte häufig in die Falle tappen, langfristige Verträge zu suchen, um ihren Return on Investment zu maximieren. Solche Vereinbarungen versprechen niedrigere Gesamtbetriebskosten und den besten finanziellen Fußabdruck für ihr Unternehmen.
„Allerdings ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Geschäftsbedarf in 18 bis 24 Monaten gleich hoch sein wird wie bei der Unterzeichnung der Vereinbarung, zunehmend geringer“, erklärt Dynowski. „Wir sehen ständig 12- bis 18-Monats-Planungsfenster und die Notwendigkeit, signifikante Veränderungen zu strukturieren, die sich aus diesen Bemühungen ergeben.“
Dynowski betont, dass es klug wäre, auf eine Vereinbarung zu bestehen, die Kalenderüberprüfungspunkte enthält, an denen die Vertragsbedingungen neu verhandelt werden können, um den aktuellen Technologie- und Markttrends gerecht zu werden. „An jedem Jahrestag haben Sie die Möglichkeit, die Vereinbarung zu eröffnen und zu beurteilen, was geändert werden muss.“
7. Erstellen Sie einen ‚Doomsdeal‘-Backup-Plan.
Einige CIOs sind der Meinung, dass die Kündigung eines unlauteren Vertrages alle ihre unmittelbaren Probleme mit dem Anbieter lösen wird. Doch in vielerlei Hinsicht markiert die Herausnahme eines schlechten Geschäfts nur den Beginn eines weiteren herausfordernden Prozesses: die Schließung der technologischen Lücke, die das ungültige Geschäft hinterlassen hat.
„Bereiten Sie sich darauf vor, einen Plan zur Bewältigung der Business Continuity in Ermangelung der Dienstleistungen des Anbieters vorzulegen“, warnt Rao. Die Kündigung eines Vertrages kann finanzielle Auswirkungen auf den Verkäufer haben, aber noch wahrscheinlicher ist es, dass sie einen direkten Schlag auf den täglichen Betrieb des Kunden bedeutet. „Im Wesentlichen müssen Sie das gleiche Prinzip anwenden, wie bei jedem Business Continuity Planungsszenario“, bemerkt er.
Bevor man sich aus einem Deal zurückzieht, ist es wichtig, eine detaillierte Exit-Strategie – ein „techs-it“ – zu entwickeln, um IT- und Geschäftsunterbrechungen zu minimieren.
„Ihr Kündigungsprozess sollte potenzielle Ersatzleistungen beinhalten, einschließlich der Zeit, Kosten und Komplexität des Wechsels zu einem neuen Anbieter und vor allem, was mit Ihren Daten oder anderen Vermögenswerten passiert, die sich im Besitz des Anbieters befinden“, erklärt Keller. „Sie sollten auch klar definierte Prozesse zur Überprüfung haben, ob der Lieferant diese Anforderungen erfüllt hat.“
*John Edwards ist ein erfahrener Wirtschaftsjournalist. Seine Artikel sind bereits in der New York Times, der Washington Post und zahlreichen Wirtschafts- und Technologiepublikationen, darunter CIO, Computerworld, Network World, CFO Magazine, IBM Data Management Magazine, RFID Journal und Electronic Design erschienen.
Be the first to comment