Accenture: 5 Tipps für Collaboration-Projekte

Viele Firmen führen Collaboration-Lösungen ein, um die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen zu fördern. Trotzdem scheitern zahlreiche Projekte. Accenture-Analyst Alex Kass zeigt in dem Bericht "Making Collaboration Technology Work for the Enterprise: A Process-Oriented Perspective" auf, wie sich Collaboration-Initiativen in fünf Schritten erfolgreich umsetzen lassen. [...]

In modernen Unternehmen sind heute nahezu alle Personen und Abteilungen an Entwicklungsprozessen beteiligt. Die effektive und transparente Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten wird zu einem kritischen Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg.
Viele Firmen führen Collaboration-Lösungen ein, um die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen zu fördern. Trotzdem scheitern zahlreiche Projekte. Accenture-Analyst Alex Kass zeigt in dem Bericht „Making Collaboration Technology Work for the Enterprise: A Process-Oriented Perspective“ auf, wie sich Collaboration-Initiativen in fünf Schritten erfolgreich umsetzen lassen.
Grundvoraussetzung dafür ist laut Kass eine Strategie, um Collaboration-Projekte prozessorientiert umzusetzen. Dazu müssen die implementierten Collaboration-Technologien so tief wie möglich in die betroffenen Geschäftsprozesse eingebettet und mit diesen verknüpft werden. Andernfalls scheitert das gesamte Vorhaben.

SCHRITT 1: BUSINESS-ZIELE FESTLEGEN

Wer ein Collaboration-Projekt durchführt, sollte bereits zu Beginn die angestrebten Ziele kennen und den Business-Nutzen definieren. Die Kernfrage lautet: „Welche Prozessverbesserungen sollen durch eine optimierte Zusammenarbeit erzielt werden?“ Die Antworten fallen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aus.
Die einen wollen neue Produkte schneller entwickeln und zur Marktreife führen, andere wiederum die Qualität ihrer Produkte und Services erhöhen, Innovationen fördern oder Beziehungen zu Kunden vertiefen.

SCHRITT 2: GESCHÄFTSPROZESSE ANALYSIEREN UND AUSWÄHLEN

Sind die übergreifenden Geschäftsziele festgelegt, geht es daran die Geschäftsprozesse zu ermitteln, die durch Collaboration-Maßnahmen verbessert werden sollen. Dazu sind zunächst die betroffenen Prozessarten zu klassifizieren und die erforderlichen Änderungen konkret festzulegen – ob Modifikation oder komplette Restrukturierung. Schließlich muss noch untersucht werden, ob Prozessänderungen im Rahmen eines Collaboration-Projektes nur die eigene Firma betreffen oder auch Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.

SCHRITT 3: BENÖTIGTE COLLABORATION-FUNKTIONEN DEFINIEREN

Im nächsten Schritt werden die für einzelne Prozesse festgelegten Optimierungsmaßnahmen auf Collaboration-Funktionen herunter gebrochen. Wer die Prozesse bei der Produktentwicklung fachbereichsübergreifend gestalten will, braucht Funktionen, um gemeinsame Aktivitäten zu koordinieren und zu steuern. Das beinhaltet die Verteilung von Arbeitsaufgaben und Statusmitteilungen.
Ebenso gibt es Funktionen, um die richtigen Spezialisten und Wissensträger zu ermitteln oder für die Suche in einer Knowledge-Datenbank. Hinzu kommen Funktionen für den synchronen Meinungsaustausch durch Brainstorming, Ad-hoc-Meetings oder in der täglichen Teamkoordination sowie für asynchrone Diskussion.

SCHRITT 4: MÖGLICHE FALLSTRICKE ANTIZIPIEREN

Collaboration-Vorhaben bergen ihre Tücken. Oft scheitert die Zusammenarbeit, weil es kein gemeinsames Verständnis und kein abgestimmtes Vorgehen gibt. Durch geeignete Collaborative-Technologien lässt sich dieser Overhead reduzieren. Damit ein Collaboration-Roll-Out erfolgreich ist, müssen Kennzahlen und Anreizsysteme angepasst und Prozesse und Collaboration-Tools orchestriert werden.
Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus, ob im Büro oder im Home Office, über verschiedene Zeitzonen hinweg reibungslos zusammenarbeiten können.

SCHRITT 5: DIE RICHTIGE COLLABORATION-LÖSUNG AUSWÄHLEN

Für die oben beschriebenen Collaboration-Funktionen und -Aktivitäten gibt es diverse Softwarelösungen von verschiedenen Herstellern. Bei der Auswahl der Software müssen Unternehmen darauf achten, dass diese die vorab festgelegten Collaboration-Aktivitäten funktional abbilden können. Wer schwerpunktmäßig Aufgaben verteilt und eine Statusübersicht braucht, der braucht ein Tool für das Taskmanagement und die Projektplanung.
Für die gemeinsame Produktentwicklung wird dagegen eine Lösung benötigt, mit der sich Dokumente in Echtzeit verteilen sowie versionieren und speichern lassen. Ebenso gibt es Tools für die strukturierte Wissenssuche und Repositories für die Ablage von Dokumenten. Für die Optimierung der Kommunikationsprozesse werden Web-Conferencing- und Unified-Communications-Lösungen sowie Werkzeuge für den Aufbau von Enterprise-Blogs und -Foren benötigt.
* Andreas Schaffry ist Redakteur der deutschen CIO.