Compliance-Kosten bewerten und ihren Nutzen verstehen

Durchschnittlich 5 Millionen USD. Das ist die Summe, nach der die meisten CEOs und CFOs suchen, wenn sie wissen wollen, wie hoch die durchschnittlichen Compliance-Kosten für größere Unternehmen weltweit sind. [...]

Dieser Betrag ist zwar erschreckend, aber nur ein Teil der Wahrheit. So sind die Kosten für Non-Compliance allein fast dreimal so hoch! Selbst wenn man also das Einhalten der Vorschriften nur unter dem Gesichtspunkt betrachtet, welche Auswirkungen Compliance auf den schlussendlichen Gewinn am Jahresende hat, so steht hier für Unternehmen weitaus mehr auf dem Spiel.

Denn natürlich sind dabei der Ruf des eignen Unternehmens, das Vermeiden von Negativschlagzeilen und das Umgehen teurer Geldstrafen zentrale Anliegen der Geschäftsführungsebene. Der gesellschaftliche Impact ist dabei jedoch viel größer – und auch folgenreicher – als das.

Shane King, Chief Marketing Officer des dänischen Software-as-a-Service-Unternehmens Impero, erläutert die Kosten von Compliance und warum diese in einem umfassenderen Kontext betrachtet werden müssen. Denn schlussendlich dienen solide Compliance-Prozesse nicht nur dem reinen Schutz der Unternehmensreputation, sie können diese sogar verbessern.

Was es kostet, gegen Vorschriften zu verstoßen

Da die Compliance-Kosten in die Höhe schießen, haben Unternehmen aktuell mehr denn je mit einer zunehmenden finanziellen Belastung und der drohenden Verhängung strenger Strafen zu kämpfen. Das Nichteinhalten von Vorschriften geht aber nicht nur mit einem monetären Verlust einher, sondern lässt auch das Unternehmen in einem schlechten Licht dastehen.

Einen derartigen Imageschaden wird man nur schwer wieder los, wenn überhaupt. Bei größeren Unternehmen belaufen sich die durchschnittlichen jährlichen Compliance-Ausgaben auf schwindelerregende 5 Millionen US-Dollar, während die Strafen für die Nichteinhaltung der Vorschriften auf bis zu 15 Millionen Dollar jährlich ansteigen können.

Da sich Vorschriften ständig ändern, die Unsicherheit zunimmt und Compliance-Kosten in absehbarer Zeit nicht sinken werden, ist ein proaktives Compliance-Management schon lange kein Luxus mehr, sondern ein Muss.

Es gilt eine Compliance-Kultur in Unternehmen zu verankern. Um daher das Einhalten von Vorschriften intern effektiv zu verwalten, müssen im ersten Schritt die größten Kostenfaktoren erkannt und Maßnahmen zur Schadensbegrenzung ergriffen werden. Nur so können potenzielle Strafen und Bußgelder vermieden werden.

Die größten Herausforderungen, die Compliance-Kosten in die Höhe treiben

Laut einer Studie von Thomson Reuters gaben die Befragten an, dass die größten Compliance-Herausforderungen 2022 zum einen der Umfang und zum anderen die Umsetzung gesetzlicher Änderungen sowie die allgemeine Verfügbarkeit von qualifizierten Ressourcen waren.

Da jedoch die regulatorischen Anforderungen immer schwieriger zu handhaben sind und die Erwartungen dahingehend steigen, ist das Implementieren passender Prozesse und Ressourcen von entscheidender Bedeutung und sollte für alle Unternehmen die oberste Priorität sein.

Technologie kann die Compliance-Funktionen stärken, das Vertrauen in die eigenen Prozesse erhöhen und so die Kosten verringern

PwC stellte kürzlich in einer Umfrage fest, dass der richtige Einsatz digitaler Anwendungen die Gesamtkosten für Compliance dank einer kürzeren Bearbeitungszeit und generell besseren Qualität um 30-50 Prozent senken kann.

Kein Wunder, denn in jedem Unternehmen spielen Technologie und digitale Tools eine gewichtige Rolle bei der tagtäglichen Arbeit und ermöglichen es dabei, mit wenigem Aufwand mehr zu erreichen. Ein klarer Benefit, den viele Unternehmen bereits erkannt haben. Eine Studie von Gartner hat ergeben, dass CFOs und Führungskräfte im Finanzwesen – trotz der aktuellen wirtschaftlichen Herausforderungen – im Jahr 2024 13,8 Prozent mehr für Software ausgeben werden als im Jahr 2023.

Aber warum? Die Einhaltung betrieblicher Vorschriften ist oft von viel Papierkram, sich wiederholenden Aufgaben und ungenauen Reportings geprägt. All dies kann zu teuren Geldstrafen führen und die Compliance-Kosten in die Höhe treiben.

Mit der richtigen Technologie und der Automatisierung solcher Prozesse können Unternehmen jedoch den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben verringern und alle To-dos in einer einzigen, rationalisierten Plattform zusammenfassen. Das ist nicht nur übersichtlicher, sondern senkt die Kosten.

Purpose & People: bei der Umsetzung der Compliance-Aktivitäten nicht das große Ganze vergessen

Während es in vielen Berichterstattungen über Compliance vorrangig um die negativen Aspekte wie Geldstrafen, Markenschädigung oder verstärkte Kontrollen geht, ist genau dies eine Herausforderung, die Unternehmen auch annehmen können. In der aktuellen Marktlage steht der Unternehmensreport auch gleichzeitig für die Reputation und Außenwahrnehmung.

So werden die Compliance-Verpflichtungen und -Anforderungen, die an Unternehmen gestellt werden, immer komplexer. Dabei lenken die ESG-Kriterien die Aufmerksamkeit und den Fokus auf die interne Gesamtstruktur vorhandener Prozesse.

Insbesondere die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (Corporate Sustainability Reporting Directive, kurz CSRD) hat vielen Unternehmen die Tragweite einer pünktlichen, genauen und verlässlichen Berichterstattung verdeutlicht.

Genau in dieser Herausforderung – und den damit verbundenen zusätzlichen Kontrollen – liegt auch eine Chance für Unternehmen, sich für Transparenz zu engagieren, ihre gemachten Versprechen einzulösen und so auch zu einer attraktiven Arbeitgebermarke zu werden.

Ein Paradebeispiel für den Impact von Compliance und ein Beweis, wie wichtig Vertrauen und Transparenz in der Wirtschaft wirklich sind, ist Dänemark. Nicht umsonst wurde Dänemark daher von Transparency International erneut als das am wenigsten korrupte Land der Welt eingestuft.

Vertrauen und Transparenz sind dort fast schon eine Selbstverständlichkeit und Voraussetzung für die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäfte machen. Hier kommen Firmen und Privatpersonen ihren steuerlichen Verpflichtungen nach, und die Berichte, die Unternehmen zu Faktoren wie ESG vorlegen, sind mit absoluter Sicherheit korrekt.

Aber was wäre, wenn dem eben nicht so ist? Eigentlich nicht schwer, sich das vorzustellen. Denn es gibt eine ganze Reihe von Beispielen, die zeigen, was eben passieren kann: Die Schlagzeilen.

Die Kritik. Die Konsequenzen. Die Konversation geht hierbei jedoch nicht weit genug. So hat ein Compliance-Verstoß zwar in erster Linie „lediglich“ Auswirkungen auf das betroffene Unternehmen selbst. Treten solche Missstände jedoch vermehrt auf, hat dies Folgen für die Gesamtgesellschaft und den wirtschaftlichen Ausbau.

Denn weniger Steuereinnahmen bedeuten immer auch weniger Investitionen in öffentliche Dienstleistungen, um die Entwicklung voranzutreiben. Zudem wird das Vertrauen in Organisationen geschwächt, die uns in schwierigen Situationen wie beispielsweise der Pandemie helfen. Und auch der eigene Anreiz, zur Transparenz beizutragen bzw. „das Richtige zu tun“, nimmt deutlich ab.

Denn warum sollte man sich die Mühe machen, wenn es sonst niemand tut? Anders ausgedrückt: Qualitativ hochwertige Compliance-Prozesse geben allen die Möglichkeit, den Standards gerecht zu werden, die wir uns selbst setzen. Eben genau jene Standards, die auch Dänemark an die Spitze von Listen wie denen von Transparency International gebracht haben.

Nur so können schlussendlich auch künftigen Generationen die Messlatte für ihre eigenen Erwartungen an Unternehmen und die Gesellschaft immer höher legen. Daher muss die Diskussion über Compliance über die reinen Kosten und Konsequenzen hinausgehen.

*Shane King: Shane stieß 2022 zu Impero und bereichert das Unternehmen seitdem mit über 20 Jahren an Erfahrung in den Bereichen Technologie, Marketing und Unternehmensberatung als Chief Marketing Officer (CMO). Dabei ist er in seiner Tätigkeit sowohl für Europa als auch den APAC-Raum zuständig.

Seine umfassende Erfahrung bei namhaften internationalen Unternehmen wie Hitachi Consulting und Lumesse prägen seinen Werdegang. Bevor er zu Impero kam, bekleidete er bedeutende Positionen als Digital Marketing Director bei Visma und später als Director of Content and Creative bei den aufstrebenden dänischen Unternehmen Falcon i.o. und Planday. Shane verfügt über einen MA in Europäischer Wirtschaft und Recht, den er an der Universität Lund erworben hat.