Die falschen Daten zu löschen, kann ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. Doch auch Compliance kann teuer werden, vor allem wenn der Ansatz darin besteht, alle Daten zu behalten. Compliance-Kosten unter Kontrolle zu halten, hat daher für viele Unternehmen eine hohe Priorität. Die Herausforderung besteht darin, die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. [...]
Leider beschränken sich veraltete Lösungen zur Langzeit-Datenspeicherung oft darauf, Archive in permanente Speicherpools zu verwandeln. Die langfristigen Kosten, die dabei entstehen, haben diese Lösungen nie berücksichtigt. Aber heute spielen diese Kosten eine entscheidende Rolle. Heute wird in Führungsetagen darüber diskutiert, wie sich langfristige Archivierung mit gewinnorientiertem Wirtschaften vereinbaren lassen: Welcher Anteil der Speicherkosten schafft tatsächlich einen wirtschaftlichen Nutzen? Könnten die gespeicherten Informationen ein potenzielles Risiko beinhalten? Was weiß man über seine Daten, und – noch wichtiger – was weiß man nicht? Könnten bei Bedarf die richtigen Informationen überhaupt gefunden werden? Welches Budget ist jährlich in langfristigen Speicherlösungen gebunden, und wie wird dieses Budget verwaltet?
Fragen dieser Art zu beantworten, ist im Big-Data-Zeitalter noch komplexer geworden. Das führt dazu, dass viele Firmen überaus vorsichtig agieren. Angesichts von sich jährlich ändernden Regelungen und Erfordernissen sammeln viele Firmen zu viele Informationen, sie hamstern die Daten geradezu. Aber Kosten und Risiken laufen aus dem Ruder, wenn Unternehmen alles blind aufheben.
Immer größere Netzwerkspeicher, die Zunahme von E-Mail-Daten, speicherstarke Arbeitsplatzrechner und andere Geräte generieren große Datenmengen und werden so zu Datenquellen, die nie versiegen. Diese Daten gilt es zu verwalten. Aber bleiben diese Daten wirklich so geschäftskritisch wie am ersten Tag? Oder veralten sie schnell und werden überflüssig? Es kommt darauf an, Wissen und Verständnis darüber zu entwickeln, welche Daten wo und warum gespeichert werden.
Viele Firmen spielen auf Sicherheit und bewahren einfach alles auf. Jedoch besitzen bis zu 69 Prozent der aufbewahrten Daten für die Unternehmen keinen Wert. Dies besagt eine Studie des CGOC (Compliance, Governance and Oversight Council), einem Forum von 1.900 IT- und Rechts-Experten zum Informationsmanagement. Diese 69 Prozent nutzloser Inhalte belegen nicht nur wertvollen und teuren Speicherplatz, sondern können bei falschem Management auch rechtlich zur Belastung werden.
Wachsende Compliance-Anforderungen im technischen, betrieblichen, gesetzlichen oder gar sicherheitsrelevanten Rahmen verlangen heute nach einer strategischeren Sichtweise. Es braucht Weitblick bei den Entscheidungen darüber, welche Daten wo und auf welche Weise und zu welchen Kosten aufbewahrt werden. Die althergebrachte Methode, einfach alles aufzubewahren, ist nicht länger praktikabel.
Zunehmend setzt sich der Ansatz durch, dass die Lösung dieser Probleme in einer inhaltsorientierten Speicherung liegt. Nur sie hilft, die Kosten, die Risiken und die Komplexität der Verwaltung von Daten entsprechend von Gesetzen und Richtlinien zu kontrollieren. Mit anderen Worten: Die inhaltsorientierte Archivierung gibt Firmen ein viel klareres Verständnis, welchen Wert bestimmte Daten für die Geschäftsführung, für das Geschäft oder für mögliche rechtliche Fragen haben. Dies erleichtert die Definition und Durchsetzung von Richtlinien, welche Daten für welche Dauer gespeichert werden. Mithilfe eines „Auto-Piloten“ für die Datenaufbewahrung können Daten nach ihrem Wert für das Unternehmen automatisiert klassifiziert und organisiert werden.
Eine solche automatisierte Sammlung und Speicherung von Daten macht zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Verfahren überflüssig. Sie sorgt während des gesamten Datenlebenszyklus für eine effektivere Datenverwaltung. Inhaltsorientierte Speicherungslösungen indexieren systematisch relevante Daten, verschieben diese auf kosteneffiziente Speichermedien und löschen alle irrelevanten Daten zuverlässig. Diese Strategie sorgt mit hoher Wahrscheinlichkeit für deutliche Kosteneinsparungen bei der Langzeitspeicherung und senkt so auch die Compliance-Kosten.
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