Die falschen Daten zu löschen, kann ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. Doch auch Compliance kann teuer werden, vor allem wenn der Ansatz darin besteht, alle Daten zu behalten. Compliance-Kosten unter Kontrolle zu halten, hat daher für viele Unternehmen eine hohe Priorität. Die Herausforderung besteht darin, die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben. [...]
Besonders wichtig ist dabei die Kombination von vier Aspekten: Erstens einer inhaltsorientierten Aufbewahrung, zweitens einem zentralisierten, hardware-unabhängigen virtuellen Speicherort, drittens einer unternehmensweiten Suchfunktionen und viertens einem Zugang der Mitarbeiter im Self-Service-Verfahren. Nur so lässt sich dafür sorgen, dass in kritischen Situationen alle Verantwortlichen – inklusive der Rechts- und Compliance-Teams – alle erforderlichen Informationen zügig auffinden. Eine intelligente Indexierung von Backup- und Archivdaten erleichtert den Informationsabruf, selbst wenn die Daten in der Cloud liegen.
Unternehmen beginnen zu verstehen, dass bei Gerichtsverfahren Fehler bei der Übergabe von E-Mails und Dokumenten oder Fehler bei einer vorschriftsgemäßen Datenaufbewahrung zu empfindlichen Geldstrafen, Sanktionen und Image-Schäden führen können. Trotzdem verwenden laut der Gartner-Studie „Does Integrated Backup and Archiving Make Sense“ immer noch 62 Prozent der Unternehmen keinerlei Werkzeuge für die Auswertung und Aufbewahrung von Daten. Die Studie besagt: „Es gibt Herausforderungen und diese können gelegentlich unüberwindlich erscheinen. Doch gute Datenverwaltungen unterstützt im Endeffekt die Agilität von Unternehmen, weil sie ihre Daten verstehen und für das Geschäft zu nutzen wissen.“
Verfechter inhaltsorientierter Speicherung heben besonders folgende positive Eigenschaften hervor:
- Reduzierung der Kosten und Kapazitäten für die Langzeitarchivierung um bis zu 70 Prozent dank der Ausklammerung irrelevanter Daten
- Rationalisiertes Information Lifecycle Management mit automatisierten Richtlinien für die Klassifizierung, Organisierung, Aufbewahrung und Löschung von Informationen
- Schnellerer Datenzugriff und besserer Einblick in die Daten dank effizienter Online-Archive mit nahtloser Cloud-Speicherintegration
- Geringere Klassifizierungs-Arbeit für Endanwender
- Reduzierte rechtliche Risiken dank vereinfachter Ermittlung, Beweissicherung und Prüfung von Datei- und E-Mail-Daten
Organisationen, die Compliance-Kosten minimieren wollen, sollten jedoch die folgenden drei Punkte bedenken, um besseren Überblick zu ermöglichen und handfesten geschäftlichen Mehrwert zu schaffen.
Erstens müssen sie ständig mit neuen und veränderten Compliance-Vorgaben rechnen. Bestehende Regelungen können verändert werden oder wegfallen, neue hinzukommen. Wer eine bewegliche und reaktionsschnelle Organisation braucht, sollte auf skalierbare und anpassungsfähige Technologien setzen, die mit den Entwicklungen des Geschäftsbetriebs mithalten können.
Zweitens sollten sie gerade nicht einfach alles blind aufheben, ohne über den tatsächlichen Wert der Daten nachzudenken. Das könnte sowohl in einer Kostenfalle als auch in erhöhten rechtlichen Risiken enden. Ein inhaltsorientierter Ansatz für das Informationsmanagement erlaubt dagegen eine intelligente, automatisierte und kosteneffiziente Datenverwaltung über den gesamten Lebenszyklus.
Drittens sollten sie den Rat von Fachleuten beachten. So schlägt Gartner vor, „nach Möglichkeit Lösungen zu suchen, die den Nutzen einer einheitlichen Infrastruktur voll ausschöpfen“. Ein zentrales Repository mit einem zentralen Löschungspunkt für Daten sorgt für eine kosteneffizientere, risikominimierende und bestens vertretbare Compliance-Lösung.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass große Datenmengen über lange Zeiträume aufzubewahren und zugänglich zu halten, sehr teuer ist. Unternehmen bringen diese Kosten vor allem auf, um ihren Compliance-Verpflichtungen nachzukommen. Oft sind sie aus Sorge vor rechtlichen Konsequenzen und Reputationsverlust dabei vorsichtiger, als sie sein müssten und horten Unmengen an Daten. Doch 69 Prozent dieser Daten haben keinerlei Wert für das Unternehmen und könnten gefahrlos gelöscht werden. Es ist also Zeit für Unternehmen, sich strategisch mit den Themen Archivierung und Langzeitspeicherung auseinanderzusetzen. Denn sie können einen großen Teil ihrer Kosten dafür sparen, wenn sie die Daten erstens zentral speichern, zweitens die Daten inhaltlich analysieren und drittens die Daten automatisiert verwalten und eben auch löschen.
* Emily Wojcik ist Senior Product Marketing Manager für Informationsmanagement bei Commvault.
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