Das Lizenzmanagement-Rätsel lösen

Das menschliche Gehirn mit seinen 500 Billionen Verkehrsknotenpunkten ist die komplexeste Struktur des Universums. Es gibt der Wissenschaft immer noch große Rätsel auf. Das moderne Lizenzmanagement – vor allem im Bereich Rechenzentrum - ist einer der komplexesten Bereiche der IT und gibt so manchem Lizenzmanager ebenfalls Rätsel auf. Nur mit den richtigen Werkzeugen lässt sich Compliance Management noch transparent, kosteneffizient und revisionssicher gestalten. Sie garantieren, vergleichbar mit dem Gehirn als Steuerzentrale des Körpers, den reibungslosen Ablauf des Lizenzmanagements. [...]

Am Beispiel „Oracle“ wird deutlich, wie hoch die Bedeutung einer validen Inventarisierung ist. Aber auch, wie hoch die Anforderungen an diese und die Interpretation ihrer Ergebnisse sind. In den meisten Unternehmen sind valide Informationen über Verträge, Lizenzbestände und Softwareinstallationen in der Regel nicht einwandfrei vorhanden, sondern müssen erst aufwändig zusammengestellt werden. Lizenzmanager haben die Aufgabe, diese Daten zu „dominieren“. Sie müssen sicherstellen, dass die für das Lizenzmanagement definierten Prozesse klar sind und effektiv funktionieren. Im Lizenzmanagement ist es entscheidend, diese Informationen in eine Lizenzbilanz einfließen zu lassen, denn das Ziel von Lizenzmanagement ist Transparenz. Transparenz bedeutet Verständnis über die Fakten: Ohne Dominanz über die Daten gibt es keine Transparenz. Dominanz wiederum heißt Kontrolle und Lizenzmanager müssen Prozesse kontrollieren – müssen Daten kontrollieren.

DIE WAHL DES RICHTIGEN TOOLS

Tatsache ist, dass bei der Anzahl und Dynamik der zu berücksichtigenden Daten eine effektive Erfassung und Überwachung „per Hand“, etwa mit Hilfe von Tabellenkalkulationen, unmöglich ist. Diese Daten aber liefern die Basis für ein transparentes, revisionssicheres und kostensparendes, bedarfsgerechtes Lizenzmanagement. Spezialisierte Lizenzmanagement-Tools leisten hier Abhilfe und Rund-Um-Unterstützung für den Lizenzmanager. Das gewählte Produkt sollte einen holistischen Ansatz verfolgen, der Compliance als unternehmensübergreifenden Prozess betrachtet und die Aufgaben in einer integrierten Lösung vereinfacht und automatisiert nachvollziehbar durchführt. Was ein gutes Lizenzmanagement leisten sollte, fassen die folgenden neun maßgeblichen Kriterien zusammen:

Automation

• Effizienz durch bedienerlose Bereitstellung und Rücknahme von Software auf allen Plattformen – vom PC über mobile Geräte bis zur Cloud.
• Kontrolle durch automatische Konfiguration und Ermittlung des technischen Softwarebestandes und seiner tatsächlichen Nutzung.
• Volle Durchgängigkeit des Anwendungsmanagements über alle Prozesse und alle Plattformen durch nahtlose Abläufe ohne Systembrüche.

Prozesse

• Umfassende Flexibilität durch leistungsfähige Workflow Engine mit grafischem Designer zur prozess- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.
• Rund-um-Sicherheit durch standardisierte Prozesse mit Qualitätsautomatik – sowohl im Service – als auch im Asset Management.
• Hohe Zufriedenheit der Fachbereiche durch zusammengefasste Einfachheit und definierte Autonomie in allen Angelegenheiten mit ihrer Software.

Steuerung

• Transparenz über Angebot und Nachfrage durch Anwendernähe sowie effektives Bestandsmanagement für alle Assets.
• Einsparpotenziale durch Identifikation von Überbeständen sowie Optimierung der Verhandlungsposition mit Herstellern und Lieferanten.
• Volle Risikokontrolle durch automatische Softwareerkennung sowie gezielte Identifikation nicht autorisierter Installationen.