Das Unternehmen als lebendes System

Neue Geschäftsfelder, Auswertung in Echtzeit. IT muss heute kurzfristig reagieren und unternehmensweit denken. Integriertes Informations-Management wird zum Baustein des Unternehmenserfolgs. [...]

Aufschrei! Lieferverzögerung um zwei Tage! Der Kunde ist verärgert. Zu Recht. Er wurde nicht informiert. Eigentlich wusste die Beschaffung, dass ein Bauteil fehlt. Die Produktion wusste es dann auch. Der Vertrieb war außer Haus – wer sollte also den Kunden ansprechen? Der Ärger hätte gemildert werden können, wenn der Kunde rechtzeitig informiert worden wäre, das hätte ihm Zeit zur Disposition gegeben.

Das ist die Sorte Information, die wir heute brauchen. Das Management will wissen, wie es um das Unternehmen steht, auf Knopfdruck. Der Vertrieb will auf seinem Smartphone alle Verträge sehen. Mobile Devices sind kein Luxusgut mehr, sie haben in allen Etagen Einzug gehalten.

Genau hier ist die IT gefordert. Mehr Devices, mehr Daten, mehr Anforderungen – und weniger IT-Budget. Betrachtet man einzelne Prozesse, so ist in den meisten ­Unternehmen bereits viel geschehen. Im Laufe der letzten Jahre wurden Fachanwendungen wie Rechnungslegung oder Bestellwesen mit Erfolg optimiert. Zwischen den Abteilungen allerdings sind tiefe Gräben. Gefragt ist integriertes Informations-Management, damit Prozesse ungehindert ablaufen können. Einzig hier liegt noch Potenzial für Optimierung.

Noch komplexer sind Schnittstellen nach außen zu Kunden und Lieferanten. Das zeigt das eingangs erwähnte Beispiel: Wie soll der Kunde rechtzeitig über die Lieferverzögerung informiert werden, wenn jeder nur seinen Bereich sieht?
 
EXCEL ÜBERWINDET KEINE ABTEILUNGSGRÄBEN
Jeder kennt sie: riesige IT-Landschaften mit unzähligen redundanten Datentöpfen und Anwendungen. Und die gibt es auch noch: die Excel-Listen, wo in tagelanger Recherche Daten zusammen kopiert werden – wie immer zu spät, um auf eine Situation reagieren zu können. Es klingt hart, aber ist Realität: Das Unternehmen wird mit derartigen Auswertungen nicht gesteuert, es werden nur Ergebnisse aus früheren Perioden verwaltet.

Die IT-Strategie muss sich an der Unternehmensstrategie orientieren und eine integrierte zukunftsfähige Applikationslandschaft bauen. Jedes Unternehmen ist ein lebendes System, genauso sollen sich Prozesse und Anwendungen verhalten. Technisch sind die Möglichkeiten da, zum Beispiel mit Service-orientierter Architektur (SOA) werden Services wie Funktionen, Datenbanken oder Websites koordiniert bereitgestellt. Die heiklere Aufgabe liegt darin, die Anwender ins Boot zu holen, sich auf gemeinsame Standards zu einigen.
 
FÜNF SCHRITTE ZU INTEGRIERTEM INFORMATIONS-MANAGEMENT

• Mit dem Management das Thema IT-Strategie in direkter Verbindung mit der Unternehmensstrategie abklären: Wie sieht die Zukunftsperspektive für das Unternehmen aus? (z.B. Expansion in neue Märkte,  Joint Ventures oder neue Produkte abklären)
• Applikationslandschaft evaluieren, Business Cases mit den Fachabteilungen optimieren: Welche Aufgaben in den Fachbereichen benötigen wie viel Zeit und werden durch welche technischen Hilfsmittel unterstützt? Wie gut ist die Unterstützung der Kernprozesse? Was ist die Kompetenz der IT dahinter? Wo benötige ich Spezialisten aus Fachabteilungen? Was muss ich selbst kontrollieren und betreiben? (z.B. eine Bau-Anwendung) Was ist Standard-SW oder Dienstleistung die ich auslagern kann? (wie E-Mail Services oder Infrastrukturbetrieb)
• Monitoring einführen: Welche Aufgaben verursachen den größten Aufwand in der IT? Welche Bereiche werden serviciert? Applikationsentwicklung, Support, Systembetreuung; wie viele Change Requests gibt es zu den einzelnen Applikationen?
• GAP-Analyse, Aufzeigen der Optimierungs-Potenziale: Wo steht mein Unternehmen im Vergleich zur Norm? Welche Lücken müssen kurz-, mittel- oder langfristig behandelt werden?
• Maßnahmenkatalog mit Handlungsanweisungen aufstellen: Welche Maßnahmen bringen welche Wirkung (Aufstellen einer Wirk-Prognose)? Welchen Master-plan muss ich für die Maßnahmen aufstellen? Wie kann ich diese auch steuern? Welche Werkzeuge kann ich dazu ein­setzen?

FAZIT
Daraus abgeleitet ergibt sich: Die IT muss langfristig planen, aber kurzfristig Projekte umsetzen. Unternehmerisch zu denken ist keine leichte Aufgabe in Zeiten, wo CIO fast wie Interims-Manager in kurzen Abständen ihre Jobs wechseln. Doch es lohnt sich, denn so kann die IT ihren Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens  leisten – langfristiges strategisches Denken macht sich bezahlt, im wahrsten Sinne.

* Christian Dlapka ist Geschäftsführer der Neudenker GmbH und Interims-CIO bei Leyrer + Graf Baugesellschaft m.b.H.