Die 7 Todsünden bei der Auswahl und Einführung einer Mobile Workforce Management-Lösung

Die mobileX AG hat eine Liste mit sieben Todsünden erstellt, die Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Mobile Workforce Management-Lösungen auf jeden Fall vermeiden sollten. [...]

Kennen Unternehmen die typischen Fallstricke eines solchen Projekts vorab, können sie sich viel Zeit, Nerven und Ressourcen sparen.

1. Die Lösung statt der Anforderungen beschreiben
Bereits vor der Entscheidung für den Anbieter einer Mobile Workforce Management-Lösung werden die Weichen für den Projekterfolg gestellt. Vielen Unternehmen verfallen bei einer Ausschreibung jedoch in eine Lösungsbeschreibung. Sinnvoller wäre es, die Prozesse beziehungsweise die gewünschten Ergebnisse und die daraus entstehenden Anforderungen zu skizzieren. Damit kann der Lieferant seine Erfahrung und Best Practises einbringen und dem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten.

2. Bestehende Prozesse einfach übernehmen
Bei der Einführung einer MWFM-Lösung übernehmen viele Unternehmen ihre seit Jahren oder Jahrzehnten bestehenden Prozesse und bilden sie im neuen System ab. Dabei vergeben sie sich die Chance, historisch gewachsene Abläufe und Gewohnheiten dahingehend zu hinterfragen, ob diese noch sinnvoll und wirtschaftlich sind. Durch eine Prozessanalyse vorab kann eine MWFM-Einführung dazu beitragen, Prozesse zu verschlanken oder über mehrere Abteilungen hinweg zu standardisieren.

3. Den Rollout nicht in Teilprojekte untergliedern
Eine Mobile Workforce Management-Lösung besteht aus der Einsatzplanung der Außendiensttechniker und aus der mobilen Servicelösung. Die zeitgleiche Einführung von zwei neuen Systemen kann Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Deswegen macht es mehr Sinn, die Einführung stufenweise, regionsweise oder in verschiedenen Teilprojekten vorzunehmen. Kleine, robuste Schritte sind hier erfahrungsgemäß effizienter als ein Mammutprojekt mit einem kompletten Funktionsumfang, dessen Go-Live ständig verschoben werden muss.

4. Endanwender nicht mit einbinden
Der Erfolg eines MWFM-Projekts steht und fällt mit der Nutzerakzeptanz. Um diese zu gewährleisten, macht es Sinn, Vertreter aus allen betroffenen Abteilungen schon bei der Entstehung der Anforderungsliste einzubinden. Durch die Integration der Endanwender profitiert das Projekt nicht nur von dren Erfahrung, sondern involviert sie auch direkt, was eine positive Einstellung für die spätere Einführung fördert.

5. Die Zeitplanung und Tragweite des Projekts unterschätzen
Der Auswahlprozess für die passende Lösung nimmt oft mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich eingeplant. Diese Zeit soll dann beim Rollout der Lösung wieder eingespart werden. Fakt ist auch, dass viele Unternehmen die Tragweite des Projekts unterschätzen. Wichtige Projektphasen wie Pilotierung, Schulung und Nachschulung beziehungsweise Coaching kommen dadurch oft zu kurz. Deswegen ist eine gründliche Zeitplanung mit entsprechend Puffern für Verschiebungen essentiell.

6. Betriebsrat und Datenschutz unter den Tisch fallen lassen
Über ein zentrales Mobile Workforce Management-System haben Disponenten alle Mitarbeiter und deren Qualifikationen im Blick. Da es sich hier um personenbezogene Daten handelt, muss der Betriebsrat in Deutschland diesem Vorgehen zustimmen. Beziehen Unternehmen diesen nicht von Anfang eines MWFM-Projekts mit ein, kann sich dies plötzlich um Monate wenn nicht gar Jahre verzögern. Deswegen ist hier eine offene, klare und rechtzeitige Kommunikation zwischen Management und Betriebsrat Pflicht.

7. Regionale Besonderheiten ignorieren
Die Einführung einer Mobile Workforce Management-Lösung in einem internationalen Unternehmen ist eine besondere Herausforderung, da meistens jede Region ihre eigenen angestammten Prozesse und Besonderheiten hat. Bei der Einführung einer internationalen, standardisierten MWFM-Lösung sollten Unternehmen deswegen darauf achten, dass Niederlassungen ihre regionale Flexibilität und Besonderheiten bewahren können oder ob lokale Stärken sogar den Standard bereichern können.

„Unsere 16-jährige Erfahrung im Bereich Mobile Workforce Management hat gezeigt, dass sich Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen oft nicht der Tragweite eines solchen Projekts bewusst sind, bevor sie damit starten. Unser Ratgeber bietet deswegen ein paar Anregungen, bei deren Berücksichtigung Unternehmen viel Zeit und Nerven sparen können“, erläutert Hannes Heckner, Vorstandsvorsitzender von mobileX AG.