Die besten Tipps und Tricks zu Outlook 2013

Abläufe automatisieren, Ordnung bei E-Mails schaffen und Besprechungen richtig absagen: Mit diesen Tipps kann man sich den Umgang mit Outlook 2013 deutlich erleichtern. [...]

ANTWORT SOLL AUTOMATISCH ANDEREN EMPFÄNGER ERREICHEN
Eine Nachricht, die an einen Kunden oder Lieferanten geht, soll bei Beantwortung durch diesen nicht nur den Absender, sondern auch einen Vertreter oder Kollegen erreichen, da der Absender einige Tage nicht online ist. Dies lässt sich in Outlook mit wenigen Klicks voreinstellen.

Die Situation ist nicht außergewöhnlich: Man verschickt eine E-Mail an einen bekannten Geschäftspartner, weiß aber beim Absenden nicht, ob man selbst in der nächsten Zeit zuverlässig Mails abrufen kann. Damit die Antwort zeitnah bearbeitet werden kann, soll deshalb auch ein anderer Mitarbeiter des Unternehmens in jedem Fall die Antwort des Geschäftspartners erhalten.

Im Alltag behelfen sich Anwender oft damit, den Kollegen mit auf Kopie (CC) zu nehmen und den Empfänger zu bitten, doch allen zu antworten oder dem Kollegen direkt zu schreiben. Das funktioniert natürlich prinzipiell, sicherer ist es aber, der E-Mail gleich mit auf den Weg zu geben, dass eine Antwort auf die Nachricht einen bestimmten Empfänger erreichen soll. Dann genügt es, wenn der Geschäftspartner auf Antworten klickt, damit auch der Kollege informiert wird.

Legen Sie mit Neue-E-Mail eine neue Nachricht an. Wechseln Sie auf das Menü Optionen. Dort finden Sie bei den weiteren Optionen den Punkt Direkte Antworten auf. In dem Dialog können Sie über die Option Namen auswählen weitere Empfänger der Antwort festlegen. Es öffnen sich die Outlook-Kontakte, und Sie können den oder die Empfänger auswählen, die automatisch eine Antwort erhalten sollen. Das Häkchen vor Antworten senden an muss aktiviert sein.

Erhält der Empfänger die Nachricht und klickt ganz einfach auf Antworten, erhalten nun beide hinterlegten Empfänger in Ihrem Unternehmen die Antwort und können den Vorgang weiterbearbeiten. Die Fehlerquelle, ob der Partner die Antwort wirklich an alle Beteiligten schickt, ist damit deutlich reduziert.

Sie können diese Funktion natürlich auch so nutzen, dass nur eine bestimmte E-Mail-Adresse die Antwort bekommt und nicht beide Empfänger. Dafür müssen Sie Ihre eigene Adresse im Fenster Antworten senden an durch die andere ersetzen. Diese Vorgehensweise könnte sich beispielsweise bei Einladungen anbieten, bei der eine bestimmte Person über die Teilnehmer informiert werden soll. In jedem Fall gilt es, die Funktion sorgfältig einzusetzen und die eingetragene Adresse gut zu prüfen.