Abläufe automatisieren, Ordnung bei E-Mails schaffen und Besprechungen richtig absagen: Mit diesen Tipps kann man sich den Umgang mit Outlook 2013 deutlich erleichtern. [...]
MIT SUCHORDNERN ARBEITEN
Mit dem Einsatz von Suchordnern können Sie unter Outlook Ihre E-Mail-Nachrichten deutlich übersichtlicher organisieren. Das erspart manche manuelle Suche nach bestimmten E-Mails.
Suchordner helfen Ihnen dabei, E-Mails nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren. Prinzipiell sind Suchordner virtuelle Ordner, die Nachrichten anzeigen, die bestimmte, definierbare Bedingungen erfüllen. Das bedeutet: Die betroffenen E-Mails werden nicht in den Suchordner verschoben, sondern verbleiben an Ort und Stelle und werden nur im Suchordner anzeigt.
Microsoft hat Outlook einige vordefinierte Suchordner spendiert, die Sie mit wenigen Klicks aktivieren können. Diese zeigen die Mails nach relativ einfachen Kriterien wie „ungelesen“ oder „wichtig“ an. Ebenso kann man hier einfach Suchordner mit Nachrichten anlegen, die von bestimmten Personen abgesendet wurden. So kann ein Suchordner mit Mails, die von einem bestimmten Geschäftspartner abgesetzt wurden, in der Praxis durchaus hilfreich sein. Aufräumarbeiten im Nachrichtenverzeichnis lassen sich durch einen Suchordner mit ungelesenen Mails durchaus vereinfachen.
Die vorgegebenen Suchordner finden Sie über den Menüpunkt Ordner und dort unter Neuer Suchordner. Ebenso gibt es für jedes Konto in der Ordnerstruktur den Punkt Suchordner. Per Klick darauf erstellen Sie einen neuen Suchordner. Am schnellsten geht es wie immer per Tastenkombination: STRG+UMSCHALT+P.
Für eine übersichtlichere Anzeige der eigenen E-Mails, kann es durchaus hilfreich sein, Suchordner nach eigenen Kriterien einzurichten. Wenn Sie zum Ende der Liste mit den vordefinierten Suchordnern scrollen, erreichen Sie den Punkt Benutzerdefinierten Suchordner erstellen. Hier können Sie einen Suchordner nach Ihren Vorgaben einrichten. Die Möglichkeiten sind vielfältig, so können Sie etwa alle Nachrichten mit Anhang, alle ungelesenen Nachrichten oder nur Mails mit hoher Wichtigkeit in einem Suchordner anzeigen. Über den Reiter Erweitert lassen sich tiefer gehende Bedingungen definieren, über die einzelnen E-Mail-Felder. So können Sie beispielsweise alle vertraulichen E-Mails in einem Suchordner darstellen.
Folgendes gilt es noch zu beachten: Suchordner können keine Ergebnisse aus unterschiedlichen pst-Dateien enthalten. Hinsichtlich der Suche von Textzeichenfolgen bei Suchordnern sollte man noch diesen Umstand berücksichtigen: Suchordner unterstützen Präfixübereinstimmungen. Dazu liefert Microsoft folgendes Beispiel: Soll der Suchordner beispielsweise alle E-Mail-Nachrichten mit dem Wort „über“ beinhalten, enthält der Suchordner auch Wörter wie „Übersetzer“ oder „überlegen“, jedoch keine Wörter wie „darüber“.
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