Die besten Tipps und Tricks zu Outlook 2013

Abläufe automatisieren, Ordnung bei E-Mails schaffen und Besprechungen richtig absagen: Mit diesen Tipps kann man sich den Umgang mit Outlook 2013 deutlich erleichtern. [...]

BESPRECHUNGEN RICHTIG ABSAGEN
Der Umgang mit Besprechungen und Besprechungsserien gehört zum Alltag im Outlook-Tagesgeschäft. Wer Meetings nicht korrekt absagt, verärgert meist die Teilnehmern. Und wer Besprechungsserien einfach löscht, verliert unter Umständen wichtige Daten.

Das aus der Vergangenheit bekannte Ping-Pong-Spiel zwischen Einladungen und Absagen zu Besprechungen ist mit den neuen Versionen von Exchange und Outlook zwar meist vorbei, dennoch kommt es immer wieder zu ungewollten Effekten für den Fall, dass Besprechungen nicht richtig abgesagt werden. Wenn sich Teilnehmer per Stille Post darüber verständigen müssen, ob im Outlook-Kalender vorhandene Meetings nun tatsächlich stattfinden oder nicht, führt sich jedes Besprechungs-Tool selbst ad absurdum.

Im einfachsten Fall gilt es, eine einzelne Besprechung abzusagen. Ein Meeting canceln kann immer nur derjenige, der es auch einberufen hat. Wechseln Sie dazu im Kalender auf die entsprechende Besprechung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü oder dem Menü Besprechung absagen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen kurzen Text einzugeben, warum die Besprechung abgesagt wurde. Klicken Sie nun auf Absage senden, und die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung bekommen die Absage überstellt, und das Meeting wird als abgesagt gekennzeichnet. Die Besprechung wird inklusive Notizen und Anlagen gelöscht.

Bei Besprechungsserien kommt es bei der Absage darauf an, ob Sie ein einzelnes Meeting oder die ganze Serie absagen möchten. Wenn Sie auf einer Besprechung einer ganzen Serie im Kontextmenü auf Besprechung absagen wechseln, können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die ganze Serie absagen möchten. Beachten Sie: Wenn Sie die Serie löschen, werden alle Tagesordnungen, Notizen und Anlagen gelöscht. Daher empfiehlt sich bei Serien unter anderem folgende Vorgehensweise:

Möchte man eine bestehende Besprechungsserie absagen, von der bereits einige Termine stattgefunden haben, ist es ratsam, eine Besprechungsaktualisierung mit neuem Enddatum zu versenden. Dies hat nämlich zur Folge, dass die Tagesordnungen, Notizen und Anlagen, die vom Einladenden oder von Teilnehmern zu den vergangenen Besprechungen im Kalender gespeichert wurden, erhalten bleiben.

Wechseln Sie hierfür in den Outlook-Kalender und klicken doppelt auf eine Besprechung innerhalb der Serie. Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog die Option Die gesamte Serie und dann im Menü unter Besprechungsserie das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster geben Sie unter Seriendauer ein neues Enddatum ein. Bestätigen Sie mit OK, geben im folgenden Fenster eine Nachricht für die Teilnehmern ein und versenden die Absage.