Abläufe automatisieren, Ordnung bei E-Mails schaffen und Besprechungen richtig absagen: Mit diesen Tipps kann man sich den Umgang mit Outlook 2013 deutlich erleichtern. [...]
E-MAILS MIT VERZÖGERUNG ABSENDEN
Ein Klick oder eine Tastenkombination, und weg ist die E-Mail. Ein kleiner Zeitpuffer beim Versenden gibt einem die Chance, etwa noch etwas zu ändern oder einen Anhang anzufügen, bevor die Nachricht wirklich versendet wird.
Die Situation ist bekannt: Man hat just eine E-Mail versendet, und schon ärgert man sich, weil man etwas vergessen oder einen Fehler nicht beseitigt hat. Wenn man dann noch Mails aus Outlook meist mit STRG + Eingabe auf den Weg bringt, geschieht dies oft besonders schnell (siehe auch Die wichtigsten Tastenkombinationen für Microsoft Outlook 2013). Ruckzuck hat man die falsche Grußformel für den Geschäftspartner gewählt oder den wichtigen Anhang für den Projektkollegen vergessen. Und schon folgt eine zweite Mail hinterher, was die Sache meist nicht besser macht.
Zwar kann man Mails – zumindest interne – zurückrufen, aber auch das klappt meist nur bedingt. Um sich einen Puffer zu verschaffen, kann es daher sinnvoll sein, eine kleine Verzögerung beim Versenden von E-Mails einzubauen.
Das geschieht am einfachsten über eine neue Regel. Wählen Sie hierzu aus dem Menü Start den Punkt Regeln. Suchen Sie dort den Menüpunkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wenn Sie stattdessen Regel erstellen anwählen, bietet Ihnen Outlook an, zur gerade markieren Nachricht eine Regel anzulegen. Klicken Sie im nächsten Fenster nach Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf den Punkt Neue Regel.
Gehen Sie im Regelassistenten bis zum Punkt Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Im nächsten Fenster könnte man noch Bedingungen auswählen, aber das entfällt hier, denn da die Regel ja für alle Mails gelten soll, klicken Sie auf Weiter. Ein Dialog weist Sie darauf hin, dass diese Regel auf alle Nachrichten angewendet wird; dies müssen Sie bestätigen.
Im nächsten Fenster wählen Sie den Punkt diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln. Die Anzahl der Minuten können Sie bei einem Klick darauf festlegen; im Beispiel haben wir uns für zwei Minuten entschieden. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter. Im folgenden Fenster könnten Sie noch Ausnahmen von dieser Regel bestimmen; hier genügt es ebenfalls, einfach auf Weiter zu klicken. Am Schluss können Sie der Regel noch einen Namen geben.
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