Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines ERP-Systems

Investitionssicherheit, Standards und die Möglichkeit, selbst Anpassungen im ERP-System vornehmen zu können, sind für KMU besonders wichtig. [...]

Das Thema ERP-Migration steht derzeit bei vielen IT-Verantwortlichen mittelständischer Unternehmen zuoberst auf der Prioritätenliste. Kein Wunder, schließlich sind viele der eingesetzten Systeme nicht mehr auf dem aktuellen technischen Stand. So haben etwa die Marktforscher von RAD Research in einer Umfrage festgestellt, dass rund ein Drittel der mittelständischen Firmen mit ERP-Systemen arbeitet, die bereits mehr als zehn Jahre auf dem Buckel haben.
Diese veralteten ERP-Systeme können einerseits die in der Zwischenzeit deutlich gestiegenen Ansprüche der KMU nicht mehr erfüllen und sind darüber hinaus mit unnötig hohen Wartungs- und Anpassungskosten verbunden. Hersteller von Geschäfts-Software springen nun mit einer neuen ERP-Generation in die Bresche: Diese Lösungen, die unter dem Schlagwort ERP II zusammengefasst werden, zeichnen sich durch offene, webkonforme Basisarchitekturen und Plattformunabhängigkeit aus, wodurch sie sich relativ schnell in die vorhandene IT-Landschaft integrieren lassen. Zudem bieten sie ein hohes Maß an Flexibilität, Serviceorientierung, Skalierbarkeit und Interoperabilität.

Obwohl ERP-II-Systeme mittlerweile den Kinderschuhen entwachsen sind und ihre Merkmale überzeugen, herrscht bei den Unternehmen vorsichtige Skepsis. Schließlich steht für die Unternehmen bei einem Systemwechsel viel auf dem Spiel: KMU können sich bei einer neuen ERP-Software schlicht keine Fehlentscheidung leisten. Denn es geht um das Herz des Unternehmens und ein gescheitertes ERP-Projekt kann ein KMU schnell an den Rand des Ruins führen. KMU sollten daher bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems auf fünf Punkte ganz besonders achten.

KMU sind darauf angewiesen, dass ihr neues ERP-System investitionssicher ist. Deshalb sollten sie sich für eine Lösung entscheiden, die gegenüber künftigen Endgeräten, Betriebssystemen und Datenbanken möglichst offen ist. Hier hat sich die Technologie der Schichtentrennung bewährt. Dabei werden die drei Ebenen Visualisierung, Business-Logik sowie Datenbanken getrennt. Die Business-Logik kann mit verschiedenen Ausgabegeräten und Datenbanktypen zusammenarbeiten. Dieses Technologiemerkmal ist unabdingbar, wenn Unternehmen zukünftige Innovationen nutzen möchten.

Die Schichtentechnologie sorgt gleichzeitig auch für die so wichtige Ausfallsicherheit, wenn in der Datenbankschicht ein Repository vorgesehen ist. Hier werden Grund­daten hinterlegt und auch der Zustand der gesamten Anwendung. Ansonsten ist sie zustandslos. Wenn ein Anwendungsrechner ausfällt, kann sich einfach ein anderer den aktuellen Zustand aus dem Repository holen. Da das Repository mit einer Serverfarm verbunden ist, kann es seinerseits nicht abstürzen.

Beim Stichwort Investitionssicherheit ist auch der Releasewechsel ein wichtiger Punkt. Denn jedes Softwareupdate stellt grundsätzlich einen Risiko- und Kostenfaktor dar. Zudem verursacht die Übernahme von individuellen Zusatzprogrammierungen bei Releasewechseln meist einen sehr hohen Aufwand.

Doch eine neue Technologie nimmt auch den Updates den Schrecken. So gibt es inzwischen etliche ERP-Systeme, die mit einer ausgeklügelten Vererbungstechnologie arbeiten. Dabei können hinzuprogrammierte Funktionalitätspakete, sogeannte Packages, Release-fähig gemacht werden, indem sie gekapselt und komplett in die neue Version mitgenommen werden. Dort docken sie dann unversehrt an das neue Release an.

Viele Unternehmensanwender verlangen heute nach einer individuellen Standard-Software. Diesen zunächst paradox anmutenden Wunsch kann eine moderne ERP-Software durchaus erfüllen – auch über viele Update-Generationen hinweg. Eine moderne ERP-Lösung deckt heute ohnehin alle Prozesse des Finanzwesens, der Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung und Fertigung mit ihren Standardfunktionalitäten ab. Darüber hinaus integriert sie Webshops, die Kundenbetreuung (CRM), die elektronische Anbindung von Geschäftspartnern über E-Commerce, EDI (Electronic Data Interchange) oder Supply Chain Management (SCM).

Doch eine Standard-Software, die das alles kann, muss sich auch noch so flexibel zeigen, dass die Anwender das Gefühl haben, sie sei genau für ihr Unternehmen gemacht. Dann wird sie in Zukunft eine Chance haben, auch wenn die Ansprüche der Anwender stetig steigen. Nur wenn im Standard die meisten (branchenspezifischen) Funktionalitäten bereits enthalten sind und nur wenn individuelle Zusatzprogrammierungen, etwa mit Packages, problemlos in die neue Version mitgenommen werden können, ist eine moderne ERP-Software eine echte individuelle Standardsoftware.

Flexibel sollte eine Geschäfts-Software nicht nur hinsichtlich ihrer Funktionalität sein, sondern auch in Bezug auf die kundenspezifische Einrichtung, dem sogenannten Customizing. Hier haben jene ERP-Systeme die Nase vorn, die auch ein Customizing-Werkzeug anbieten. Immer mehr Unternehmen wollen einfache Anpassungen gleich selbst durchführen. Sogar einzelne Anwender möchten die Reihenfolge ihrer Eingabefelder individuell festlegen oder Felder verschiedenfarbig unterlegen. Können diese Dinge unkompliziert gestaltet werden – und zwar ohne dass der Software-Anbieter einen Consultant schicken muss – stößt die Business-Software bei den Nutzern und den IT-Verantwortlichen auf Akzeptanz.

Auch und gerade KMU legen immer größeren Wert auf die Gestaltung, Optimierung, Integration und Dokumentation ihrer Geschäftsprozesse. Die Firmen verlangen, dass sich die Software ihren Abläufen anpasst und nicht umgekehrt. Diesen Wunsch erfüllen einige Hersteller von ERP-Systemen, indem sie zusätzlich zur eigentlichen Business-Software das Entwicklungstool ausliefern, mit dem sie die Anwendung programmiert haben. Dort finden sich beispielsweise Workflow Designer, mit denen die Abläufe des Unternehmens nach firmenspezifischen Vorgaben verkettet und individuell abgebildet werden können. Auch dies ist wieder ein Schritt hin zur individuellen Standardsoftware.

KMU müssen in ihrem wirtschaftlichen Umfeld immer stärker durch Einzigartigkeit punkten. Mit einem ERP-System, das sich perfekt dem eigenen Unternehmen anpasst, sollte das auch gelingen. Deshalb können KMU mit einer modernen, flexiblen Software, die webbasierend, plattform­unabhängig, Update-fähig und ausfallsicher ist, ganz erheblich ihre Chancen am Markt steigern. (idg/oli)