Die Wohltat guter Governance in Projekten

Erfolgreiches Projektmanagement braucht klare Verantwortlichkeiten. Eine Methodologie wie PRINCE2 kann unterstützen, denn sie versucht, der Komplexität von Zielen und Aufgaben eine angemessene Struktur entgegenzustellen. [...]

Projekte sind für einen befristeten Zeitraum eingerichtete Organisationen, die dazu geschaffen wurden, bestimmte Ziele zu erreichen. Jedes Projekt ist dabei einzigartig, weil es für einen anderen Kunden, mit einem anderen Team, an einem anderen Standort oder mit einer anderen Technologie erfolgt. Daher bringen Projekte auch immer eine höhere Komplexität mit sich. „Ich weiß nicht, wo ich hinfahr‘, dafür bin ich schneller dort“, hat schon Helmut Qualtinger gesungen, obwohl er nichts mit Projektmanagement am Hut hatte. So tödlich unklare Ziele für ein Projekt sind, es sollte auch klar sein, wer mit wem unter welchen Bedingungen fährt.

In der Praxis wird oft dem Projektmanager der Schwarze Peter untergeschoben, weil er vermeintlich ungeschickt agiert, etwas Wichtiges vergessen hat oder zu wenig ausgebildet wurde. Bei genauerer Betrachtung greift dies aber fast immer zu kurz. Kein Projektmanager definiert die Projektziele ­alleine, ist völlig frei in der Auswahl des Teams, darf sich die Kunden nach Belieben aussuchen oder die Aufgaben des Lenkungsausschusses bestimmen.

PROJEKTE MIT METHODE
Eine gute Projekmanagement-Methodologie versucht, der Komplexität der Ziele und der Aufgaben eine angemessene Struktur – eine gut überlegte Projektorganisation – entgegenzustellen. In der Praxis werden allerdings Rollen und Verantwortlichkeiten oft neu ausgehandelt oder Prozesse neu entwickelt. An diesem Punkt setzt die Methode PRINCE2 an. Sie stellt ein über Jahrzehnte in unterschiedlichen Brachen erprobtes und kontinuierlich weiterentwickeltes Framework an Prozessen, Regeln, Rollen und Dokumenten zur Verfügung. Gute Governance ist dabei einer der Schwerpunkte. PRINCE2 gilt als integrierte Methode für effektives Projektmanagement, die stark auf den praktischen Einsatz ausgerichtet ist. Sie konzentriert sich ausschließlich auf die Managementaspekte von Projekten und definiert dafür insgesamt sieben Prozesse, die das Zusammenspiel der Ebenen steuern und die Bearbeitung der Themen koordinieren.

PRINCE2 setzt bei den Grundlagen an. Alleine zwei der sieben Grundprinzipien sind den Rollen und Verantwortlichkeiten gewidmet und der Frage, wie sie in einem erfolgreich gesteuerten Projekt zusammenspielen. Es ist unumgänglich, dass die Rollen und Verantwortungen innerhalb der Organisationsstruktur eines Projektes klar definiert sind. Bereits ganz oben im Projekt, im Lenkungsausschuss, müssen drei Interessen auf jeden Fall vertreten sein: Die Rolle des Executive/Auftraggebers stellt sicher, dass der geschäftliche Nutzen aufrecht und die Investition gerechtfertigt ist und während des Projektes auch bleibt (Business Case). Die Rolle des Senior User/Benutzer­vertreters ist für die Spezifikation der Nutzer-Anforderungen und ihrer Erfüllung zuständig. Die Rolle des Senior Supplier/Lieferantenvertreters verantwortet die Integrität des Lösungsansatzes und stellt das benötigte Knowhow sicher.

Dieser Lenkungsausschuss schafft dabei den internen Interessensausgleich. Der Projektmanager hat ein klares Gegenüber, das für die Steuerung verantwortlich ist, und kann sich auf das operative Management des Projektes konzentrieren. PRINCE2 betrachtet Projektmanagement in einer Organisation deshalb auch als koordiniertes Zusammenspiel von drei Ebenen im Projekt. Der Lenkungsausschuss trägt gegenüber dem Unternehmens­management die Gesamtverantwortung für den Erfolg des Projektes. Der Projektmanager ist die zentrale Rolle für die tägliche Koordination und das Management des Projektes. Er übernimmt die Abwicklung des Projektes. Der Team­manager wiederum übernimmt eines oder mehrere Arbeitspakete vom Projektmanager und verantwortet die Herstellung der vereinbarten Produkte in angemessener Qualität und innerhalb des akzeptierten Zeit- und Kostenrahmens. Diese klare Unterscheidung ermöglicht es, dass sich diese Methode auf die Managementaspekte konzentieren kann und in unterschiedlichen Branchen funktioniert.

* Hans-Peter Ritt ist geschäftsführender Gesellschafter der milestone consultancy gmbh.