Dokumentenmanagement mit SharePoint 2013

Mit SharePoint 2013 lässt sich im Unternehmen die Dokumentenverwaltung trefflich abbilden. Welche Möglichkeiten die Microsoft-Lösung bietet und wie man diese nutzen kann, erklärt dieser Praxisbeitrag. [...]

Dokumente speichert SharePoint in Bibliotheken. Eine Bibliothek ist der zentrale Speicherort innerhalb einer SharePoint-Website . An dieser grundsätzlichen Technologie hat sich auch in SharePoint 2013 im Vergleich zum Vorgänger nichts geändert.

In Bibliotheken können Sie mit Berechtigungen arbeiten, Ansichten ändern, Vorlagen hinterlegen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Bibliotheken können Sie so konfigurieren, dass Anwender Dokumente auschecken müssen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Außerdem lassen sich Versionen verfolgen, um Änderungen nachzuvollziehen. Innerhalb einer Websitesammlung können mehrere Bibliotheken angelegt werden. Zudem dürfen Bibliotheken auch mehrere Ordner enthalten, in denen Sie Dokumente ablegen können. Dokumentbibliotheken verwenden Sie für Dokumente und Tabellen, in Bildbibliotheken speichern Sie Bilder und Grafiken. Wenn Sie nach der Installation den Einrichtungsassistenten nutzen, legt dieser die Standardbibliothek Freigegebene Dokumente an.

Wollen Sie zusätzliche Bibliotheken in einer Websitesammlung anlegen, dann gehen Sie folgendermaßen vor:

•     Navigieren Sie zu der Website, auf der Sie eine Bibliothek erstellen möchten.

•     Klicken Sie auf .

•     Auf der neuen Seite können Sie anschließend verschiedene Objekte auswählen, die Sie in der Website erstellen können. Im Bereich können Sie auswählen, welche Art von Bibliothek Sie erstellen wollen.

Für Bibliotheken lässt sich eine Standardvorlage festlegen. Diese können Sie bereits beim Erstellen konfigurieren. Diese Vorlage verwendet SharePoint/Office 365 automatisch, wenn Sie eine neue Datei in der Bibliothek erstellen.

Um die Vorlage nachträglich zu ändern, rufen Sie in der Bibliothek auf der Registerkarte Bibliothek die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen auf und klicken im Bereich Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen. Im Bereich Dokumentvorlage können Sie die Vorlagen-URL bearbeiten.