Dokumentenmanagement mit SharePoint 2013

Mit SharePoint 2013 lässt sich im Unternehmen die Dokumentenverwaltung trefflich abbilden. Welche Möglichkeiten die Microsoft-Lösung bietet und wie man diese nutzen kann, erklärt dieser Praxisbeitrag. [...]

Dokumentenmappen sind eine neue Funktion seit SharePoint Server 2010 und stellen eine Sammlung von Inhaltstypen dar. Eine Mappe ist mit mehreren Dokumenten verknüpft. Über eine Dokumentenmappe lassen sich zusammenhängende Dokumente zusammenfassen, zum Beispiel für Angebote oder Projektdokumente.

Alle Versionen einer Mappe lassen sich zusammen verwalten. Anwender können Dokumentenmappen auch als ZIP-Datei vom Server herunterladen. Dokumentenmappen lassen sich wie normale Dokumente in Workflows einbinden. Auch die Metadaten bilden in den Dokumenten der Dokumentenmappe eine gemeinsame Basis.

Sie müssen den Inhaltstyp Dokumentenmappe zu einer Bibliothek hinzufügen, damit Benutzer neue Dokumentmappen erstellen können. Die Erstellung steht über Neues Dokument zur Verfügung. Damit Sie Dokumentenmappen nutzen können, müssen Sie dieses Feature zunächst für eine Website-Sammlung aktivieren. Dazu öffnen Sie die Dokumentenbibliothek, wechseln zur Registerkarte Bibliothek und klicken auf Bibliothekeinstellungen . Klicken Sie als Nächstes auf Erweiterte Einstellungen .

Im neuen Fenster müssen Sie zunächst bei der Option Verwaltung von Inhaltstypen zulassen die Auswahl auf Ja setzen. Klicken Sie anschließend auf OK . Wechseln Sie als Nächstes wieder auf das Hauptfenster der Bibliothekeinstellungen. Im unteren Bereich sehen Sie die Inhaltstypen, die in der Bibliothek zur Verfügung stehen. In der Standardeinstellung dürfen Sie nur Dokumente erstellen. Da Dokumentenmappen ein eigener Inhaltstyp ist, müssen Sie diesen erst hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Link Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen .

Im neuen Fenster können Sie jetzt neue Inhaltstypen der Bibliothek hinzufügen. Um Dokumentenmappen zu erstellen, wählen Sie im linken Fenster den Eintrag Dokumentenmappe aus und klicken auf Hinzufügen . Anschließend bestätigen Sie die Konfiguration mit OK .

Anschließend sehen Sie den neuen Inhaltstyp. Wichtig ist, dass die Option Auf neuer Schaltfläche sichtbar aktiviert ist. Erst dann können Anwender über die Dokumentenbibliothek neue Dokumentenmappen erstellen. Klicken jetzt Anwender in der Bibliothek auf der Registerkarte Datei im Menüband auf Neues Dokument , steht auch die Auswahl Dokumentenmappe zur Verfügung.

Erstellen Sie auf der Registerkarte Dateien in der Bibliothek eine neue Dokumentenmappe auf Basis eines selbst angepassten Inhaltstyps, dann stellt SharePoint automatisch die Dokumente zur Verfügung, die Sie im Standardinhalt des Inhaltstyps festgelegt haben.

Nachdem Sie den Namen der Dokumentenmappe festgelegt haben, öffnet sich die Website der Mappe mit den hinterlegten Dokumenten. Haben Sie für Dokumentenmappen die Pflege von Metadaten konfiguriert, können Anwender direkt bei der Erstellung die entsprechenden Metadaten eingeben. Ist zusätzlich noch die Inhaltsorganisation aktiviert, erhalten Anwender auch die Information, dass SharePoint die Dokumentenmappe automatisch am richtigen Speicherort ablegt. Dazu haben Sie Inhaltsregeln definiert, die den Speicherort bestimmen. Enthält die Bibliothek Dokumente und Dokumentenmappen, erkennen Sie Dokumentenmappen an deren Ordnersymbol.

Öffnen Sie eine Dokumentenmappe, können Sie auf der Registerkarte Verwalten im Menüband die Dokumentenmappe organisieren. Hier führen Sie die wichtigsten Aufgaben der Mappe durch.

Haben Sie die Dokumentenmappe so konfiguriert, dass beim Erstellen automatisch Dokumente zur Verfügung stehen sollen, sehen Anwender diese auf der Willkommensseite. Haben Sie keinen Standardinhalt festgelegt, enthält die Mappe nur einen leeren Ordner. Anwender können in diesen Ordner Dokumente hochladen oder neue Dokumente darin erstellen. Allerdings unterstützt die Dokumentenmappe nur die Inhaltstypen, die Sie in den Einstellungen des Inhaltstyps der Dokumentenmappe festgelegt haben. Anwender können sehr leicht den direkten Link einer Dokumentenmappe per E-Mail versenden.

Standardmäßig übernehmen Dokumentenmappen die Berechtigungen der Bibliothek, in der sie sich befinden. Für Dokumentenmappen können jedoch auch eigene Berechtigungen für eine Dokumentenmappe konfiguriert werden. Anwender müssen zur Steuerung der Rechte von Dokumentenmappen mindestens über die Berechtigungsstufen Entwurf oder Vollzugriff verfügen. Klicken Sie auf der Willkommensseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Verwalten und dann auf Berechtigungen .