Dokumentenmanagement mit SharePoint 2013

Mit SharePoint 2013 lässt sich im Unternehmen die Dokumentenverwaltung trefflich abbilden. Welche Möglichkeiten die Microsoft-Lösung bietet und wie man diese nutzen kann, erklärt dieser Praxisbeitrag. [...]

Dokumentenmappen können gemeinsame Versionen aller enthaltenen Dokumente enthalten. Klicken Sie auf der Willkommenseite der Dokumentenmappe im Menüband auf die Registerkarte Verwalten , können Sie verschiedene Aufgaben zur Verwaltung der Versionen durchführen.

Allerdings müssen Sie dazu zunächst für die Bibliothek, in der die Dokumentenmappen gespeichert sind, die Versionsverwaltung aktivieren. Das nehmen Sie auf der Registerkarte Bibliothek über BibliothekeinstellungenVersionsverwaltungseinstellungen vor.

Klicken Anwender in einer Dokumentenmappe auf Version erfassen , lässt sich eine Beschreibung der Änderungen eingeben, und es können neue Versionen erstellt werden Über Versionsverlauf lässt sich die Bearbeitungshistorie des Dokuments anzeigen.

Durch das Klicken auf die Datums- und Uhrzeitangaben der entsprechenden Version lassen sich Daten wiederherstellen oder Versionen löschen. SharePoint stellt anschließend die komplette Mappe mit allen enthaltenen Dokumenten mit dieser Version wieder her.

Wählen Anwender Alle früheren Versionen löschen aus, entfernt SharePoint alle alten Versionen die aktuelle Version, und die Dokumentenmappe bleibt erhalten. Klicken Anwender auf ein einzelnes Dokument im Versionsverlauf, lassen sich die Versionen einzelner Dokumente in der Mappe nachverfolgen.


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