Mit SharePoint 2013 lässt sich im Unternehmen die Dokumentenverwaltung trefflich abbilden. Welche Möglichkeiten die Microsoft-Lösung bietet und wie man diese nutzen kann, erklärt dieser Praxisbeitrag. [...]
Eine interessante Funktion in SharePoint ist die Möglichkeit, Dokumenten eine eindeutige ID zuzuordnen. SharePoint fügt dann automatisch jedem Dokument eine neue Eigenschaft hinzu. Diese ID können Sie zum Suchen nutzen, per URL direkt auf die Datei zugreifen, auch wenn Sie die Datei an einen anderen Ort verschieben.
Über das Kontextmenü von Dokumenten und Dokumentenmappen können Sie über Eigenschaften anzeigen diese IDs anzeigen lassen. Merken sich Anwender die ID eines Dokuments und deren URL, lässt sich das Dokument überall aufrufen, auch wenn sich der Speicherort des Dokuments ändert. Einmal zugewiesen, bleibt die ID immer gleich.
Damit Sie die Funktion nutzen können, müssen Sie das Feature zunächst aktivieren. Standardmäßig ist dies nicht der Fall. Zur Aktivierung gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf .
- Im Bereich klicken Sie auf .
- Stellen Sie sicher, dass das Feature aktiviert ist. Nach der Aktivierung sehen Anwender die entsprechende ID in den Eigenschaften der Dokumente.
Die ID ist in der Farm eindeutig. SharePoint erzeugt die ID beim Erstellen oder Hochladen von Dokumenten. Der Link zum Dokument mit der Dokument-ID bleibt immer gültig, auch wenn Sie das Dokument in der Farm in einer ganz anderen Bibliothek ablegen. In den Eigenschaften des Dokumentes oder der Dokumentenmappe sehen Sie die entsprechende ID in den Eigenschaften.
Das Präfix der Dokument-ID können Sie selbst vergeben. Haben Sie das Feature aktiviert, können Sie noch Einstellungen anpassen. Dazu klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Websiteeinstellungen . Im Bereich Websitesammlungsverwaltung klicken Sie auf Dokument-ID-Einstellungen .
*Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig.
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