Druckerkauf: 3 Tipps für KMU und SoHo

Epson gibt SoHos und kleinen Unternehmen drei Hinweise, die bei der Anschaffung neuer Drucksysteme nützlich sein können. [...]

Kleinere Unternehmen und auch Heimbüros haben sehr oft völlig andere Anforderungen an ihre Drucklösungen als große Firmen. Zudem ist die Anschaffung eines optimal geeigneten Druckers selbst für jemanden, der sich in dem mitunter recht unübersichtlichen Markt auskennt, schwierig. Die Beantwortung von drei einfachen Fragen kann laut Epson bei der Entscheidungsfindung helfen.

DIE FRAGE DER KOSTEN

Geringe Kosten für die IT und andere Ausstattung sind gerade bei kleineren Unternehmen und Startups ein entscheidender Faktor für Erfolg oder Misserfolg. Die Anschaffung eines Druckers trägt oft nur zu einem kleinen Teil zu den über die Nutzungsdauer anfallenden Kosten bei. Häufig wird die Anzahl der in einem Monat gedruckten Seiten deutlich unterschätzt, sodass die anfallenden Folgekosten eine erheblich größere Rolle spielen als zuvor gedacht. Gar nicht selten entfällt während des Lebenszyklus eines Druckers auf die Beschaffung neuer Tintenpatronen der Löwenanteil aller Kosten. Bekannte Messgrößen zur Beurteilung von Maschinen sind hier zum Beispiel CPP (Cost per Page, die tatsächlich für den Druck einer Seite anfallenden Kosten) oder auch TCO (Total Cost of Ownership, alle bei der Nutzung eines Druckers anfallenden Kosten, inklusive Anschaffung, Stromkosten und so weiter).

Die CPP beinhalten nur die Kosten der Verbrauchsmaterialien, sodass dieser Wert leicht berechnet werden kann, indem man die Kosten zum Beispiel einer Tintenpatrone durch die Anzahl der Seiten teilt, die mit ihr gedruckt werden können.

Um auf den TCO-Wert zu kommen, bedarf es eines größeren Aufwandes, weil hier mehrere Faktoren eine Rolle spielen. So müssen neben den Anschaffungskosten des Druckers auch andere Verbräuche, beispielsweise der Stromverbrauch und auch die Kosten für die Beschaffung von Verbrauchsmaterial, miteinbezogen werden. Der Stromverbrauch bei Inkjets ist deshalb sehr viel geringer als bei Laserdruckern weil Tintendrucker nicht vor jedem Druck aufheizen müssen.

Als Daumenregel gilt: Je mehr Seiten gedruckt werden sollen, desto geringer ist der Einfluss der Anschaffungskosten des Druckers auf die Gesamtkosten. Sollen hingegen nur wenige Seiten im Monat gedruckt werden, muss ein höheres Augenmerk auf die Erstehungskosten gelegt werden und dafür weniger auf die Folgekosten. Für jedes Szenario lässt sich so ein Break-even-Punkt finden, der die Entscheidung für oder gegen eine Drucklösung bestimmt. Ändert sich das Druckvolumen über die Zeit, ist eine Neubewertung der Situation angeraten, die dazu führen kann, eine vormals als günstig eingeschätzte Drucklösung auszurangieren. Aus diesem Grund sollten Unternehmen regelmäßig ihr Druckverhalten überprüfen und auf Änderungen entsprechend reagieren.

DIE FRAGE DER ZUVERLÄSSIGKEIT UND EINFACHEN BEDIENUNG

Unzuverlässige Drucker sind besonders für kleinere Unternehmen, die keine Druckalternative zur Hand haben, inakzeptabel. Aufgrund von Druckerausfällen sinkt nicht nur die Effizienz der Firma, sondern es stehen unter Umständen auch konkret Aufträge und Projekte auf dem Spiel. Eine Möglichkeit derartige Mankos zu verhindern ist, auf eine zuverlässige, bewährte Drucktechnologie zu setzen und auch die empfohlenen Wartungszyklen so lange wie möglich zu wählen. Eine einfache, intuitive Bedienung des Druckers erhöht spürbar die Effizienz eines Unternehmens, denn Anwender sollen über ihre Arbeit nachdenken und nicht über die Bedienung eines Gerätes. Aus diesem Grund ist für eine neue Drucklösung eine intuitive Bedienung mit einfachem Zugriff auf alle Funktionen Pflicht. Eine gute Quelle, um sich über die Besonderheiten von Druckern zu informieren, sind beispielsweise Inbetriebnahme-Videos, die auf Portalen wie YouTube oder auch auf der Webseite des Herstellers zu finden sind. Eine weitere Informationsquelle ist der Fachhandel, bei dem sich Geräte auch vor Ort ausprobieren lassen.

DIE FRAGE NACH DEN INDIVIDUELLEN ANFORDERUNGEN

Jedes Unternehmen und jedes Heimbüro ist individuell in seinen Ansprüchen. So existieren Funktionen, die beispielsweise für ein Startup-Unternehmen wichtig, für ein Heimbüro aber belanglos sind. Daher sollte jeder, der über die Anschaffung eines neuen Druckers oder eines Multifunktionsgerätes nachdenkt, konkret eine Liste mit den „Must Haves“ und den „Nice to have“-Funktionen des neuen Gerätes anfertigen.

Die Entscheidung beginnt mit der Frage, ob man einen Farbdrucker benötigt oder auch mit einem Schwarzweiß-Gerät auskommt. Farbdrucker benötigen eine größere Anzahl an Verbrauchsmaterialien während beispielsweise Schwarzweiß-Tintenstrahldrucker nur eine einzige Tintenpatrone besitzen, die zudem auch noch recht groß ist. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Größe und Kapazität des Druckers, die unmittelbar mit der Anzahl der zu druckenden Seiten zusammenhängt. (pi)