ERP-Apps: Eine Frage der richtigen Strategie

Mobile Anwendungen sollen die Informationen aus hauseigenen ERP-Systemen auch unterwegs zugänglich machen. [...]

Der Einsatz von Apps auf Smartphones und Tablets gewinnt für Unternehmen 2016 weiter an Bedeutung. Mobiles Arbeiten ermöglicht es Mitarbeitern, Prozesse kontinuierlich zu verfolgen und an allen Orten, sei es am Flughafen, im Zug oder beim Kunden, verzögerungsfrei zu kommunizieren. Allerdings reduziert sich die Nutzung von Smartphone und Tablet für viele Unternehmensanwender immer noch auf grundlegende Funktionen wie E-Mail oder die Synchronisation ihres Kalenders. Doch gerade für Mitarbeiter im Außendienst ist es heute essenziell, unterwegs auf für sie wichtige Daten wie Produktzahlen oder Kundeninformationen aus dem Unternehmen zuzugreifen. Aber häufig fehlt noch eine mobile Schnittstelle zu den ERP-Systemen bzw. zu den Funktionen eines ERP-Systems, die für den Einsatz unterwegs sinnvoll sind.

EFFIZIENTERE PROZESSE

Mobile ERP-Anwendungen bringen viele Vorteile mit sich: Der Informationsfluss beschleunigt sich, weil Unternehmensmitarbeiter Daten an jedem Ort aktualisieren können und diese sofort im gesamten ERP-System sichtbar werden. Darüber hinaus verkürzen sie Informationswege und verbessern die Zusammenarbeit, denn Außendienstmitarbeiter greifen von verschiedenen Standorten aus ohne Zeitverlust gemeinsam auf Informationen zu. Das sorgt für transparentere und effizientere Prozesse, beispielsweise durch die Vermeidung von Inkonsistenzen und Redundanzen.

ERP-Systeme sind mächtig, doch ihre Stärke liegt in der Gesamtsicht der laufenden Prozesse. Für mobile Anwendungen ist es dagegen wichtig, schnell und einfach ausgewählte Anwendungsszenarien zu unterstützen. Daher ist es notwendig, die komplexen Anwendungen, die auf Unternehmensrechnern zur Verfügung stehen, für die Bedürfnisse einer mobilen Nutzung zu vereinfachen. Welche Prozesse werden häufig benötigt, welche davon on the road? Auf welche Informationen greift beispielsweise ein Außendienstmitarbeiter bei einem Kundentermin zu und welches Optimierungspotenzial bietet hier eine App?

Je nach Anwendungsfall variiert sinnvollerweise auch der Funktionsumfang der jeweiligen App. Eine gute Lösung sind Apps, die sich auf einen Bereich konzentrieren. Nicht jeder Prozess muss auch mobil verfügbar sein. Vor dem Einsatz von Apps ist es wichtig, geeignete Anwendungsbereiche herauszuarbeiten und die Vorteile, Anforderungen und auch den Return-On-Investment von mobilen Anwendungen zu analysieren. Das vermeidet Insellösungen, die unzureichend in das bestehende ERP-System integriert sind.

EINE APP MUSS NICHT ALLES KÖNNEN

Besser als eine One-size-fits-all-App sind kleine, maßgeschneiderte Programme, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitergruppe und ihre Aufgaben fokussiert sind. Diese in das bestehende ERP-System integrierten Teilanwendungen wählen rollenbasiert und individualisiert die in der Situation benötigten Informationen aus. Wichtig für eine größtmögliche Akzeptanz unter den Mitarbeitern sind einfaches Kombinieren der einzelnen Apps und ihre nahtlose Integration in das bestehende ERP-System.

Nicht zu unterschätzen ist die Rolle, die die Nutzerfreundlichkeit spielt. Durchdachte ERP-Apps setzen auf gewohnten Bedienkonzepten auf und behalten gleichzeitig die Logik der bisherigen ERP-Umgebung im Blick. Weniger Funktionen bedeuten eine Entlastung für den Mitarbeiter und eine Beschleunigung seiner Arbeit. Der Mitarbeiter verliert sich nicht in den Menüs seines Smartphones und ist so konzentrierter in Anwendungssituationen wie beispielsweise einem Kundengespräch. Gleichzeitig senkt eine durchdachte Usability den Bedarf an internen Schulungen.

Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die richtigen Prozesse für eine mobile Anwendung zu identifizieren und diese angemessen umzusetzen. Bei der Analyse können externe Berater Unterstützung leisten. Mobile ERP-Anwendungen spielen dann ihre Stärken aus, wenn sie auf die Arbeitssituation der Mitarbeiter hin konzipiert werden. Gute Apps laufen zum einen auf allen gängigen Geräten, zum anderen sind sie leicht bedienbar und interagieren fehlerfrei mit dem bestehenden ERP-System. Grundvoraussetzung für erfolgreiche ERP-Apps ist eine Mobility-Srategie, die diese Faktoren berücksichtigt.

Robert Quotschalla|step ahead