ERP-Systeme wirtschaftlich betreiben

Die Aufwände für Anschaffung und Pflege von ERP-Systemen und der Nutzen, wie etwa die Optimierung von Unternehmensprozessen und die Steigerung der Informationsqualität, müssen sich die Waage halten. [...]

Für den Nutzen, den eine ERP-Software im konkreten Fall stiftet, ist eine Vielzahl von Aspekten ausschlaggebend: So ist zum Beispiel die Verfügbarkeit entsprechender Software-Funktionen Voraussetzung dafür, ob die jeweiligen Geschäftsprozesse überhaupt unterstützt werden können. Dies schließt neben branchentypischen Aufgaben auch die Möglichkeiten für Analysen und Reporting sowie die Abbildung länderspezifischer Besonderheiten, beispielsweise im Finanz- und Personalwesen, ein. Auch beeinflussen die Gestaltung der Benutzeroberfläche sowie die Performance der Software in hohem Maße die Effizienz, mit der ein ERP-gestützter Geschäftsprozess bearbeitet werden kann. Und schließlich sind Technologie und Architektur der ERP-Software maßgeblich dafür verantwortlich, wie bzw. mit welchem Aufwand eine ERP-Lösung an sich ändernde Anforderungen angepasst werden kann.

AUFWAND VON ERP-LÖSUNGEN
Bei der Bewertung des ERP-Einsatzes lassen sich die relevanten Aufwandskategorien relativ klar fassen und zum größten Teil auch konkret messen. Es handelt sich beispielsweise um Anschaffungskosten für Software, Hardware und Dienstleistungen zur Software-Einführung, internen Personalaufwand für Implementierung, Schulung, Nutzung und Administration sowie laufende bzw. regelmäßige Kosten für Wartung, Support und Modernisierung der Software.

Dabei ist festzustellen, dass es DEN einen Marktpreis für einen ERP-Arbeitsplatz nicht gibt. Erfahrungsgemäß schwanken sämtliche Kostenpositionen bei ERP-Projekten in erheblichem Maße. Dies ist zum großen Teil mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und Randbedingungen bei einzelnen Projekten zu erklären: dazu zählen etwa unterschiedliche Installationsgrößen (Anzahl der ERP-Arbeitsplätze), der implementierte Leistungsumfang (Funktionsspektrum) oder Organisationsstrukturen (zum Beispiel Anzahl Standorte, Länder).

Dennoch bietet die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven 2014/2015“ Anhaltspunkte für die wesentlichen Aufwands- bzw. Kostengrößen von ERP-Anschaffung und -Betrieb. Demnach liegen die Anschaffungskosten einer ERP-Installation  im Mittelstand (Unternehmen zwischen 50 und 250 Mitarbeiter) fast immer im sechsstelligen Bereich, nicht selten mit Tendenz nach oben. Dabei bewegt sich der interne Personalaufwand der ERP-Einführung in der Größenordnung von Personenjahren.

Bei üblichen Wartungssätzen zwischen 12 und 22 Prozent der Softwarelizenzpreise liegen die jährlichen Wartungskosten im fünfstelligen Euro-Bereich und der interne Personalaufwand für die ERP-Administration und den ERP-Support bewegt sich in der Größenordnung einer Vollzeitstelle. Hinzu kommen regelmäßige Modernisierungsinvestitionen von beträchtlicher Größenordnung, zum Beispiel im Fall von größeren Release-Umstellungen.

WIRTSCHAFTLICHKEIT VON ERP-LÖSUNGEN
Ein Blick auf die Nutzenpotenziale, die aus Sicht der Anwender im Kontext des ERP-Einsatzes die größte Rolle spielen, zeigt den vielfach qualitativen Charakter des ERP-Nutzens. Klassische Bewertungsansätze, zum Beispiel die Berechnung des Return on Investment (RoI), versagen bei ERP-Installationen regelmäßig, da sich ein großer Teil des Nutzens von ERP-Lösungen einer belastbaren monetären Bewertung entzieht. Relativ einfach zu quantifizierende Rationalisierungspotenziale sind in einem reifen ERP-Anwendermarkt, mit einem ERP-Verbreitungsgrad von über 90 Prozent der Unternehmen und langjährigem ERP-Einsatz vielfach bereits gehoben. Insofern ist ein wesentlicher Nutzen von Ersatz- aber auch Erweiterungsinvestitionen im ERP-Umfeld eher der Erhalt des erreichten Rationalisierungsniveaus als eine signifikante Effizienzsteigerung.