ERP-Systeme wirtschaftlich betreiben

Die Aufwände für Anschaffung und Pflege von ERP-Systemen und der Nutzen, wie etwa die Optimierung von Unternehmensprozessen und die Steigerung der Informationsqualität, müssen sich die Waage halten. [...]

Angesichts einer steigenden Komplexität von Organisationsstrukturen (zum Beispiel durch Internationalisierung oder Regulierung) stellt allerdings schon der Erhalt des vorhandenen Rationalisierungsniveaus einen fundamentalen Nutzen der ERP-Investition dar. Insofern ist die Wirtschaftlichkeit einer ERP-Investition eher aus der Perspektive des „Nutzen-Verlustes bei Nicht-Investition“ (Loss on Non-Investment) als aus der klassischen RoI-Perspektive zu betrachten.

INVESTITIONSSICHERHEIT BEI ERP-LÖSUNGEN
In der Praxis bedeutet Investitionssicherheit bei ERP-Lösungen daher, die notwendige Unterstützung der Geschäftsprozesse mit angemessenem Aufwand sicherzustellen. Diesbezüglich bestehen relevante Risiken, die sich auf vielfältige Ursachen zurückführen lassen, wie zum Beispiel auf fehlende Funktionalität zur Unterstützung der Geschäftsprozesse, mangelnde Flexibilität der Software, fehlerhafte Schnittstellen, schlechte Benutzerführung oder eine mangelnde Dokumentation der Software. Manche dieser Defizite lassen sich zwar beheben, allerdings erfahrungsgemäß nur um den Preis deutlich steigender Aufwände.

PROJEKTRISIKEN
Angesichts ihrer Komplexität bergen ERP-Projekte als solche ebenfalls eine Vielzahl von Termin- und Kostenrisiken. Ursachen hierfür sind unter anderem unklare Anforderungen, mangelnde Abstimmung unter den Beteiligten, mangelnde Kapazität im Projektteam, fehlende oder unrealistische Planungen etc. Und schließlich offenbaren sich im ERP-Betrieb weitere Risiken, die die Wirtschaftlichkeit einer ERP-Investition im Laufe der Zeit zunehmend beeinträchtigen können. Hierzu zählen beispielsweise unerwartete Aufwände bei Releasewechseln, aber auch eine im Laufe der Zeit zunehmende Entkopplung der einmal installierten ERP-Lösung von den sich ändernden Geschäftsprozessen.

KONKRETE ANSÄTZE
Insofern lassen sich einige Ansatzpunkte zur Absicherung der Wirtschaftlichkeit von ERP-Investitionen aufzeigen:

Die Auswahl einer passenden Software und des passenden Software-Anbieters: Die grundlegenden Weichen für den wirtschaftlichen Betrieb der Business Software werden bereits in der Auswahlphase gestellt, denn die Festlegung auf ein Produkt bestimmt die Möglichkeiten zur Unterstützung der Geschäftsprozesse sowie das Niveau der Anschaffungs- und Folgekosten für Wartung und spätere Anpassungen. Die Auswahlentscheidung erstreckt sich darüber hinaus in gleicher Weise auch auf den Dienstleister, mit dem der Anwender in der Regel eine sehr langfristige Partnerschaft eingeht. Mit der Festlegung auf einen Lieferanten werden die verfügbaren Beratungs-, Implementierungs- bzw. Support-Kompetenzen und Ressourcen sowie letztlich die Service-Qualität definiert.