ERP-Systeme wirtschaftlich betreiben

Die Aufwände für Anschaffung und Pflege von ERP-Systemen und der Nutzen, wie etwa die Optimierung von Unternehmensprozessen und die Steigerung der Informationsqualität, müssen sich die Waage halten. [...]

Die richtige Implementierung der ERP-Lösung: Die Einrichtung und Planung des Projektes hat grundlegenden Einfluss auf dessen gesamten Verlauf. Vom Projektorganigramm mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten bei Anbieter und Anwender über den Projektstrukturplan und den Projektterminplan bis hin zur Budgetplanung, von klaren Regeln für bestimmte Abläufe (zum Beispiel Change Requests) über die Kommunikation und Dokumentation bis hin zur Maßnahmenverfolgung und Fortschrittsmessung – letztlich geht es bei allen Maßnahmen darum, eine klare und funktionierende Struktur zu schaffen, die es erlaubt, konstruktiv zu arbeiten, entscheidungsfähig zu bleiben und das Projekt effizient zu steuern.

Der nachhaltige Betrieb der ERP-Lösung: Schließlich gilt es,  die Geschäftsprozesse und ihre Unterstützung durch Software-Infrastruktur während des laufenden Betriebs regelmäßig zu überprüfen. Eine solche Bestandsaufnahme in Form einer umfassenden Einsatzanalyse der Business-Software-Landschaft sollte angesichts der heutigen Dynamik in Unternehmen spätestens alle drei Jahre erfolgen, wenn nicht besondere Ereignisse eine derartige Analyse früher erforderlich machen. Neue Impulse für Optimierungen kann neben Verbesserungsvorschlägen der Mitarbeiter nicht zuletzt auch ein Gespräch mit dem betreuenden Software-Anbieter liefern, der letztlich das Potenzial seines Lösungsangebotes am besten kennt: Unter Umständen wurden sogar lösungsseitige Innovationen bereits über Updates bereitgestellt, bisher aber nicht eingesetzt.

ANWENDER OFT ZU WENIG KONSEQUENT
Wirft man aber einen kritischen Blick auf die Realität in den heutigen ERP-Einführungsprojekten, stellt sich oft heraus, dass die verfügbaren Methoden und Werkzeuge nicht durchgängig und konsequent genutzt werden. Dabei gilt es für das Anwenderunternehmen im eigenen Interesse, die Zügel in der Hand zu halten und sich bei Auswahl, Einführung sowie beim ERP-Betrieb immer daran zu orientieren, den angestrebten Nutzen der ERP-Infrastruktur zu erzielen und zu erhalten.

PFLICHTENHEFT
Dem Lasten- bzw. Pflichtenheft kommt bei der nutzenorientierten Steuerung von ERP-Investitionen eine ganz zentrale Rolle zu: Im Lastenheft werden alle Anforderungen aus den Geschäftsprozessen definiert um auf dieser Grundlage eine geeignete ERP-Lösung auszuwählen. Mit dem präferierten ERP-Lieferanten wird das Lastenheft im Zuge der Vertragsgestaltung in ein Pflichtenheft überführt, das als Leistungsbeschreibung den inhaltlichen Kern des Lizenz- und Implementierungsvertrags darstellt. Das Pflichtenheft dient damit wiederum als Grundlage für die inhaltliche Projektsteuerung, indem es als Prüfungsgrundlage im Zuge der Abnahme dient.

Mehr Informationen zum Thema „Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Business Software: Investitionen in Business Software absichern“ finden Interessierte in einem kostenlosen Whitepaper im Internet unter http://www.it-matchmaker.com/investitionssicherheit-business-software.html.

Der Autor Karsten Sontow ist Vorstand von Trovarit.


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