Im Business-Umfeld muss fast jeder Excel-Tabellen bearbeiten. Oft entsteht dabei viel Sisyphusarbeit - meist wegen Unkenntnis der Fähigkeiten der Tabellenkalkulation von Microsoft. Wir haben ein paar Tricks zusammengetragen, die für Automatisierung sorgen. Erster Teil: die Blitzvorschau [...]
Jeder, der mit Datensätzen umgeht kennt das Problem. Diese werden oft nicht in der gewünschten Form angeliefert und müssen hernach in Excel händisch mühsam angepasst werden. Ein Klassiker in diesem Zusammenhang: Wir erhalten bei einer Liste Vor- und Nachname oder Postleitzahl und Ort in einer Zelle, wollen aber in unserer Darstellung gerne die Informationen in separaten Spalten aufführen. Bevor man also die Kopier- und Einfügfunktion überansprucht, sollte man sich folgenden Kniff zu Herzen nehmen, der die Arbeit wesentlich vereinfacht.
Denn Excel 2013 verfügt über die smarte Funktion «Blitzvorschau», eine etwas ungelenke Übersetzung des englischen Befehls «Flash Fill». Tatsächlich füllt die Funktion nach dem einmal vom User vorgeführten Vorbild die restlichen Zellen aus. Am Besten versteht man dies anhand unserer Schritt-für-Schritt-Anweisung:
Im Beispiel sind Vorname und Name der Teilnehmer in einer Zelle erfasst worden, wir benötigen die Daten jedoch in getrennten Spalten.
Als Vorbereitung für die Funktion Blitzvorschau müssen wir Excel anhand der ersten Zelle vormachen, wie wir’s gerne haben wollen, nämlich Vorname und Name in separaten Spalten. Diese Trennung nehmen wir dabei einmal von Hand vor und setzen Vor- und Nachname in die benachbarten Zellen.
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