Excel ist eine extrem leistungsfähige Tabellenkalkulation. Wir stellen Ihnen 10 geniale Excel-Tipps vor, mit denen Sie das Microsoft-Programm schneller und effektiver nutzen. [...]
Optimieren Sie den Ausdruck, Ihre Tabellen und Listen
8. Drucken Sie mehrere Arbeitsblätter auf eine Seite
Eine Sache ist bei Excel mit den integrierten Kommandos oder Optionen unmöglich: Das Drucken von mehreren Arbeitsblättern einer Arbeitsmappe auf einem einzigen Blatt Papier. Stattdessen beginnt Excel immer eine neue Seite für jedes einzelne Arbeitsblatt.
Es gibt jedoch einen Ausweg mit dem Kamera-Werkzeug. Zuerst müssen Sie das „Kamera“-Symbol zu einer Werkzeugliste hinzufügen. Am einfachsten gelingt dies über die Schnellzugriffsleiste. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil in der Schnellzugriffsleiste, die sich neben dem Diskettensymbol befindet. Bei der sich öffnenden Auswahl klicken Sie auf „Weitere Befehle…“. Es öffnet sich ein neues Fenster. In der Mitte des Fensters können Sie aus einer Vielzahl von Befehlen auswählen. Sie navigieren zu „Befehle nicht im Menüband“. Das darunter befindliche Feld passt sich automatisch der Auswahl an und gibt Ihnen nun die Möglichkeit „Kamera“ auszuwählen. Nun klicken Sie auf „Hinzufügen“ und bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.
Jetzt wählen Sie die ersten Daten, die gedruckt werden sollten aus und nehmen mit einem Klick auf das „Kamera“-Symbol ein Bild davon auf. Jetzt gehen Sie zu einem neuen Arbeitsblatt und wählen die Zelle aus, in der die linkere obere Ecke des Bildes erscheinen soll. Direkt, nachdem Sie dorthin geklickt haben, wird das Bild dort erscheinen.
Gehen Sie zum zweiten Datensatz, den Sie ausdrucken möchten. Wählen Sie diesen aus, erstellen Sie ein Bild davon und fügen Sie es in das gleiche Arbeitsblatt wie das vorige Bild. Genauso gehen Sie bei all die anderen Daten, die Sie drucken wollen, vor. Weil sich nun alle Daten in einem einzigen Arbeitsblatt befinden, können Sie diese auf einem einzigen Blatt Papier drucken. Sie sollten wissen, dass diese Bilder mit den Originaldateien verbunden sind. Wenn Sie also die Originaldaten ändern, aktualisieren sich die Bilder automatisch. Also müssen Sie die Übersicht nur einmal erstellen.
9. Nutzen Sie vorgefertigte Tabellenformate für Ihre Excel-Daten
Mit der „Als Tabelle formatieren“-Funktion aus dem Start-Reiter des Menübandes, können Sie übersichtliche Formate auf eine Datenliste in Excel anwenden. Unglücklicherweise werden jedoch auch Filter zu Ihren Tabellenüberschriften hinzugefügt und das Zeilen- und Spalten-Verhalten neben der Tabelle verändert sich. Wenn Sie die Vorteile und Einfachheit der vorgefertigten Tabellenformatierungen nutzen wollen, sich aber die anderen Extra-Funktionen nicht wünschen, können Sie diese entfernen.
Hierfür müssen Sie zuerst Ihre Liste inklusive der Überschriftenzeile markieren. Nun wenden Sie eine der Tabellenformatierungen über „Als Tabelle formatieren“ aus dem Start-Reiter des Menübandes aus. Wählen Sie einen Tabellen-Stil aus, um ihn auf Ihre Liste anzuwenden. Wenn sich das „Als Tabelle formatieren“-Fenster öffnet, setzen Sie einen Haken neben „Tabelle hat Überschritten“ und klicken Sie auf „OK“. Ihre Daten sind nun schön formatiert.
Um die anderen Funktionen, die Excel automatisch zu Ihrer Liste hinzufügt, zu entfernen, müssen Sie die Liste weiterhin ausgewählt lassen. Navigieren Sie zu „Tabellentools“ und „Entwurf“ aus dem Menüband. Wählen Sie „In Bereich konvertieren“ aus und Sie werden gefragt „Möchten Sie die Tabelle in einen normalen Bereich konvertieren?“. Sie bestätigen mit „Ja“. Hierdurch werden die Filter aus den Tabellenüberschriften und alle anderen tabellenspezifischen Verhaltensweisen entfernt. Die Formatierung bleibt jedoch unverändert bestehen.
10. Erstellen Sie benutzerdefinierte Daten-Eintrag-Listen
Es ist immer schneller und weniger fehlerbehaftet, einen Eintrag aus einer vorgefertigten Liste auszuwählen, als diesen Inhalt manuell einzutippen. Wenn Sie also ein Arbeitsblatt haben, in dem die Einträge aus einer Liste ausgewählt werden könnten, dann sollten Sie das so einrichten.
Um so eine Auswahl-Liste für ein Arbeitsblatt zu erstellen, tippen Sie alle auswählbaren Optionen in eine Spalte eines anderen Arbeitsblattes in der Arbeitsmappe. Kehren Sie anschließend zurück zum Arbeitsblatt, wo Sie die Einträge auswählen wollen. Wählen Sie die Zellen aus, in denen die Daten eingetragen werden sollen. Klicken Sie auf „Daten“, „Datenüberprüfung“ und abermals „Datenüberprüfung“. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den Reiter „Einstellungen“. Bei dem Feld „Zulassen“ wählen Sie den Punkt „Liste“ aus. Klicken Sie mit der Maus in das „Quelle“-Feld und navigieren Sie anschließend zu dem Arbeitsblatt in dem Sie zuvor die Liste vorbereitet haben. Hier markieren Sie die gefüllten Felder mit der Maus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“ und das Fenster schließt sich.
Wenn Sie jetzt eine der Zellen, für die Sie gerade die Datenüberprüfung aktiviert haben, auswählen, dann sehen Sie einen kleinen Pfeil. Wenn Sie auf diesen klicken, erhalten Sie eine Auswahl an Inhalten, die Sie in die Zelle einfügen dürfen.
* Helen Bradley ist Redakteurin der deutschen PC-Welt.
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