Faxen im Internet: Fax-Lösungen aus der Cloud

Das Fax lebt! Die Erfolgsgeschichte des oft totgesagten Kommunikationsmittels wird in der Cloud fortgesetzt. Cloud-basierendes Faxen macht das klassische Faxgerät überflüssig und stellt den Anschluss an die digitale Welt her. Hier stellen wir die beliebtesten Fax-Lösungen aus der Cloud vor. [...]

Kein Zweifel: Das Fax gehört zu den Dinosauriern unter den Kommunikationsmedien. Seit über 20 Jahren gibt es die E-Mail, aber das weitaus ältere Fax ist nicht totzukriegen. Im Gegenteil: Das Fax wird heute fast ebenso intensiv genutzt wie die E-Mail. Praktisch jedes Unternehmen zieht weiterhin einen substanziellen Nutzen aus der Kommunikation per Fax.
Nach einer Fax-Studie des Kommunikations-Dienstleisters Ferrari gehen bei 70 Prozent aller befragten Unternehmen Aufträge und Bestellungen per Fax ein, ebenso viele Firmen versenden noch über 100 Faxe pro Monat. Hinter E-Mail (99 Prozent) und analoger Telefonie (86 Prozent) liegt das Fax damit an dritter Stelle der abgefragten Kommunikationswege. Deutlich dahinter rangieren neuere Kommunikationswege wie die IP-Telefonie (51 Prozent), Web-Konferenzen (38 Prozent), Videotelefonie (34 Prozent), Chat (20 Prozent) und SMS (20 Prozent).
FAX PUNKTET GEGEN E-MAIL MIT RECHTSSICHERHEIT
Was aber sind die Gründe für die anhaltende Beliebtheit des Fax? Der wohl wichtigste Grund ist folgender: Im Gegensatz zur E-Mail lässt sich mit dem Fax auf einfache Weise sicherstellen, dass Unterlagen geschützt und rechtlich einwandfrei in unveränderter Originalform übertragen werden. Das ist in vielen Bereichen notwendig.
Im Gesundheits- und Rechtswesen, Finanz- und Immobiliensektor oder in Personalabteilungen gibt es keine effektivere und rechtlich unbedenklichere Möglichkeit, wichtige Dokumente zeitnah zu übermitteln, als auf dem Fax-Weg. In vielen Ländern Europas sowie in Nordamerika und Asien ist es gesetzlich nicht gestattet, behördliche Dokumente per E-Mail zu übertragen – wohl aber per Fax. Gesundheitsdaten etwa dürfen in den USA nicht über das Internet verschickt werden, und auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz kommt der Laborbericht nach wie vor via Fax zum Arzt.
Das Fax ist also bei der schnellen Übermittlung von wichtigen, offiziellen Dokumenten nach wie vor das Mittel der Wahl und wird digitalen Formaten wie E-Mail und PDF, deren Inhalte sich manipulieren lassen, vorgezogen. Das zeigt sich auch in der oben genannten Studie: Punktet die E-Mail bei Kosten und Schnelligkeit im Vergleich zum Fax, hat das Fax bei der Sicherheit die Nase vorne. Die Befragten schätzen die E-Mail gegenüber dem Fax in Sachen Kosten (88 Prozent), Schnelligkeit (86 Prozent) und Etabliertheit (69 Prozent) deutlich besser ein. Bei der Rechtssicherheit (72 Prozent), der Nachweisbarkeit (66 Prozent) und der IT-Sicherheit (56 Prozent) schneidet hingegen das Fax besser ab.
DER TREND GEHT ZUM FAXEN VIA CLOUD
Das klassische, auf Papier basierende Fax ist heute allerdings nicht mehr zeitgemäß. Denn trotz seiner Vorteile ist es fehleranfällig und ist der Umgang personalintensiv sowie mit hohem Zeitaufwand verbunden. Besonders nachteilig sind heute im Zeitalter der digitalen Kommunikation die Schnittstellenprobleme und die dadurch bedingten Medienbrüche. Ein Fax-Dokument lässt sich nur mit einigem Aufwand in die digitale Welt überführen.
Viele Firmen ersetzen deshalb heute das Fax-Gerät durch Fax-Server oder Online-Services, die ins digitale Kommunikationsnetz integriert sind. Laut der Ferrari-Umfrage gibt es bei 91 Prozent der Unternehmen eine computerbasierende Fax-Lösung, in 76 Prozent arbeiten Multifunktionsgeräte mit Papierfax-Funktion, und nur noch 57 Prozent verwenden klassische Fax-Geräte auf Papierbasis. In 59 Prozent der Unternehmen ist das computerbasierende Fax das hauptsächlich genutzte Mittel, um Faxe zu versenden. In 76 Prozent der Betriebe ist es darüber hinaus mit dem Mail-System verbunden, so dass Faxe ähnlich wie E-Mails empfangen und versendet werden können.
Besonders mit dem Trend zu Cloud Computing hat sich in letzter Zeit eine Weiterentwicklung in Richtung Online-Services vollzogen. Durch den Versand und Empfang von Fax-Mitteilungen über die Cloud kann es das verstaubt und alt anmutende Fax hinsichtlich Komfort und Flexibilität mühelos mit der E-Mail aufnehmen. Damit lassen sich alle sicherheitsrelevanten Vorteile des klassischen, papierbasierenden Faxens mit den Annehmlichkeiten der E-Mail-Kommunikation verbinden – und weitere Vorteile nutzen.