Faxen im Internet: Fax-Lösungen aus der Cloud

Das Fax lebt! Die Erfolgsgeschichte des oft totgesagten Kommunikationsmittels wird in der Cloud fortgesetzt. Cloud-basierendes Faxen macht das klassische Faxgerät überflüssig und stellt den Anschluss an die digitale Welt her. Hier stellen wir die beliebtesten Fax-Lösungen aus der Cloud vor. [...]

Im Folgenden werden verschiedene Formen der Fax-Kommnikation skizziert:
WEB2FAX
Cloud-gestützte Fax-Dienste lassen sich als Web- und Mail-basierende Dienste realisieren. Die rein Web-basierenden Fax-Services wickeln den Fax-Verkehr vollständig über das Internet und ein Web-Interface ab. Der Sender ruft die Homepage eines Faxdienstanbieters auf und trägt dort auf dem Web-Formular Text, Empfängername und die Fax-Nummer des Empfängers ein. Einige Dienste ermöglichen dabei auch den Anhang von Text- oder Bilddateien in Standardformaten wie TXT, PDF, TIF oder JPG. Anschließend wird die Nachricht vom Dienstleister an den nächstgelegenen Fax-Server auf Empfängerseite weitergeleitet.
Web2Fax-Services bieten damit vollkommene Standortunabhängigkeit und problemlosen mobilen Zugang. Der User braucht lediglich einen PC, ein Notebook oder Tablet mit Internet-Zugang und Web-Browser. WWW-Faxe sind damit besonders praktisch, wenn man von unterwegs Faxe verschicken oder empfangen will. Ein normaler Dienst für Web-Faxe eignet sich ohne Zusatzoptionen allerdings nur für den Versand kürzerer Nachrichten.
Die wenigsten Angebote beschränken sich auf die reine Übermittlung von Fax-Nachrichten: Häufig handelt es sich bei den Profi-Diensten um Anbieter mehr oder weniger kompletter Unified-Messaging-Lösungen. Sie bieten Voice-, E-Mail-, SMS- und Fax-Nachrichten-Dienste per Internet unter einer einheitlichen Oberfläche an.
FAX2MAIL
Die zweite Möglichkeit Fax2Mail ist, Faxe über ein E-Mail-Gateway zu verschicken und zu empfangen. Bei Providern, die diesen Service anbieten, erhält man eingehende Faxe (Fax2Mail) als Dateianhang einer Mail in Form einer Grafikdatei (TIF, GIF) oder als PDF. Der Fax-Dienst übernimmt die Weiterleitung über das Internet an den Empfänger und sorgt auch für die Umwandlung des Faxes in eine E-Mail.
Welche Vorteile bieten Mail-Gateways gegenüber der Web-Lösung? Das Verfahren eignet sich insbesondere für längere Dokumente. Kunden erhalten ihre persönliche Fax-Nummer, die permanent empfangsbereit ist. Der Aufwand ist gering, und durch Umgehung der langsameren Web-basierenden Clients ist der Service besonders schnell. Der Anwender kann E-Mails und Faxe bequem in seinem normalen E-Mail-Programm versenden und empfangen. Er hat dabei stets den Überblick und die genaue Kontrolle über den Versand- beziehungsweise Empfangsstatus.
Es gibt jedoch auch Nachteile: Während sich Web-basierende Fax-Services flexibel einsetzen und schnell auch mal unterwegs auf Geschäftsreise Faxe senden oder empfangen lassen, ist die E-Mail-Lösung wesentlich restriktiver. Einer der Kommunikationspartner muss über ein Fax und damit einen Telefonanschluss verfügen – bei Fax2Mail ist dies der Sender. Die E-Mail-Lösung eignet sich also primär zum stationären Einsatz.
Fax2Mail bietet sich beispielsweise für Unternehmen an, die im Ausland präsent sein wollen, ohne dort gleich ein eigenes Büro mit teuren Endgeräten eröffnen zu müssen. In diesem Fall kann der Auslandsmitarbeiter Faxe von der Zentrale per Mail empfangen. Auch für Mitarbeiter, die viel mobil sind und überall Zugriff auf die eingehenden Faxe benötigen, ist Fax2Mail interessant. Denn unterwegs muss man auf ein stationäres Fax-Gerät verzichten, die E-Mails lassen sich dagegen weltweit nahezu überall abrufen.
MAIL2FAX
Beim umgekehrten Vorgang – Mail2Fax – werden ausgehende Sendungen per E-Mail an das Fax-Gateway des Anbieters geschickt und kommen beim Empfänger am Fax-Gerät an. Bei Mail2Fax muss also der Empfänger über ein Fax-Gerät und einen Telefonanschluss verfügen.
Dieses Verfahren hat wiederum andere Vorteile als Fax2Mail. Die Versandart ist besonders attraktiv beim Verschicken von Massensendungen. Anders als mit Fax-Gerät bleibt die Telefonleitung nicht belegt. Zudem können im Empfängerfeld fast beliebig viele Empfänger stehen.
Einen weiteren Vorteil bietet Mail2Fax, wenn zwar eine Fax-Station vorhanden ist, dieses aber für eingehende Faxe zugänglich sein soll. Eine typische Situation: Es werden wichtige Fax-Dokumente erwartet, aber gleichzeitig müssen auch dringend Faxe verschickt werden.
Dienstleister, die sich durch Werbung finanzieren, sind zumindest im geschäftlichen Bereich mit Vorsicht zu genießen. Wer solche Services in Anspruch nimmt, muss sich darüber im Klaren sein, dass nicht nur die Website mit Reklame verziert ist, sondern auch das Fax selbst. Für viele Geschäftszwecke ist dies nicht tragbar.
Neben der Reklame kommen bei kostenlosen Services weitere Einschränkungen hinzu: So ist die Zahl der kostenlosen Faxe pro Tag meistens beschränkt. Auch der Umfang der einzelnen Faxe ist bei vielen Anbietern begrenzt. Zudem können oft keine Anlagen oder Bilder mit verschickt werden.
Im Gegensatz zu kostenlosen Diensten bieten die professionellen Fax-Dienstleister hingegen viele Sondertarife und Services, die gerade im Business-Umfeld nützlich sind. So gibt es die Möglichkeit, bequem Fax-Mailings zu realisieren, mehrere Faxe gleichzeitig zu empfangen oder alle Faxe archivieren zu lassen.