Fünf Technologietrends, die Büroarbeit nachhaltig verändern

Die Zeiten von Stenographie, Schreibmaschine und Durchschlagpapier sind längst vorbei, doch die wirklich tiefgreifenden und vor allem nachhaltigen Veränderungen haben gerade erst begonnen. Neue Technologien und Trends halten Einzug im Büroalltag. Die fünf wichtigsten davon, die das Büro der Zukunft wirklich prägen werden, hat Kyocera zusammengefasst. [...]

“Daten sind das neue Öl”, stellte die EU-Politikerin Meglena Kuneva bereits im Jahr 2009 – also lange bevor Big Data medial an Relevanz gewann – fest. Leider nutzen viele Unternehmen ihre eigenen Ölquellen nicht so effizient, wie es möglich wäre und verschwenden somit Zeit und Geld. Informationen schlummern in einzelnen Bereichen und werden nicht umfassend genutzt. Um flexibles und effizientes Arbeiten zu ermöglichen, muss sich das ändern! 

Technologietrend No. 1: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) 

Im Zuge der immer schneller wachsenden Vernetzung von bisher inselartigen Bereichen in Unternehmen nimmt der digitale Workflow in den kommenden Jahren immer konkretere Formen an. Dazu müssen alle relevanten Informationen digital vorliegen. Lösungen, die dies ermöglichen, sind sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). 

DMS–Lösungen wie beispielsweise der Kyocera  Workflow Manager erlauben es, papierbasierte Abläufe, wie Rechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement oder Verwaltungsprozesse, digital abzubilden. Anders als in elektronischen Archiven, in denen nur ein PDF auf dem Unternehmensserver abgelegt wird, erlauben DMS das einfache Suchen und Bearbeiten von Informationen. 

Technologietrend No. 2: Selbstlernende Systeme 

Um dies in optimaler Form zu erreichen, sind lernende Systeme zukünftig unabdingbar. Sie optimieren die Abläufe selbstständig und unterstützen effektiv bei der Klassifizierung und Bewertung der vorliegenden Daten, beispielsweise eines Projektes. 

Anhand der gesammelten „Erfahrungen“ optimieren diese Systeme ihre Ergebnisse automatisch. Für den Mitarbeiter hat das große Vorteile: Der Aufwand für einzelne Projekte wird minimiert und Routineaufgaben entfallen. Die so gewonnene Zeit können Mitarbeiter dann für andere Aufgaben nutzen. 

Technologietrend No. 3: Künstliche Intelligenz (KI) 

Im Büro fallen viele Aufgaben an, die zwar im Grunde nicht als trivial zu bezeichnen sind, aufgrund der Menge der zu bewertenden Daten erfordern sie jedoch einen hohen Arbeitsaufwand. 

Vor allem, wenn diese Aufgaben zwar aus früheren Prozessen abgeleitet werden können, sich aber in den einzelnen Parametern grundsätzlich unterscheiden, können KI-gestützte-Systeme sehr hilfreich sein. Im Gegensatz zu selbstlernenden Systemen entwickelt KI eigene Strategien zur Lösung neuer Problemstellungen. Daher stellen auch schnell wechselnde Parameter für sie kein Problem dar. 

Technologie-Trend No. 4: Digitale Oberflächen 

Visualisierte Darstellungen werden in Unternehmen weiterhin wichtig bleiben, sich aber noch deutlich verändern. Großformatige, digitale Oberflächen werden im Büro der nahen Zukunft eine entscheidende Rolle spielen. Der Grund: Der Mensch denkt und handelt in vielen Bereichen immer noch sehr analog. So erfolgt zum Beispiel die Erfassung größerer Datenmengen aus unterschiedlichen Teilbereichen im Kopf nach dem Ordner– und Karteikartensystem. 

Auch kreative Prozesse werden durch diese Darstellung befeuert. Die großformatigen Oberflächen haben die Funktion eines digitalen Sortiertisches, bei dem die Mitarbeiter die einzelnen Daten in gewohntem Format, ähnlich dem analogen, bearbeiten und gruppieren können. Die Oberfläche schafft mehr Übersicht als Monitore, und hilft so, eine nahezu dreidimensional anmutende Arbeitsfläche zu erzeugen. 

Technologie-Trend No. 5: Vernetzter Büroarbeitsplatz 

Die Bedeutung von Vernetzung wird stetig zunehmen, sowohl zwischen einzelnen Unternehmensstandorten, mit Kunden oder mit Partnern, als auch innerhalb der Büros. Der kommende Mobilfunkstandard 5G wird diese Entwicklung ebenso vorantreiben wie die Möglichkeit, per IoT (Internet of Things) praktisch alles miteinander zu verbinden und kommunikationsfähig zu machen. 

Vernetzungen, wie wir sie heute schon aus Büros kennen, werden künftig noch aufwändiger und interaktiver sein. Nicht nur die heute dominierenden linearen Workflows werden ausgebaut, es werden vielmehr auch parallele, vernetzte Gruppen geschaffen, die dynamisch interagieren. Damit können schon in frühen Stadien von Arbeitsprozessen relevante Daten aus anderen Prozessen einfließen und die Arbeitsergebnisse im Entstehen adaptieren und optimieren. Zeitaufwändige, rekursive Schleifen mit fertigen Teilergebnissen werden so weitgehend vermieden. 

Weitere Informationen hat Kyocera in dem E-Book „Wege ins Büro der Zukunft“ zusammengestellt. Dieses kostenfrei im Austausch gegen Name und E-Mail-Adresse hier heruntergeladen werden.