Ein massenhafter Umzug ist gerade im Gange: Zahllose Unternehmen ziehen mit ihrem gesamten Office-System in die Cloud. Bis 2022 wird die Mehrheit der Unternehmen (60 Prozent) diesen Umzug hinter sich haben und mit Cloud-Office-Lösungen arbeiten. Aber auch dieses neue "Büro" muss effizient und kostengünstig verwaltet werden. Was also müssen "Housekeeping-Services" für Cloud-Office-Systeme leisten? [...]
Wer in ein neues Haus zieht, muss sich darum kümmern, dass der Rasen regelmäßig gemäht, das Haus sauber gehalten und gesichert wird und dass Reparaturen durchgeführt werden. Alle notwendigen Versicherungen müssen abgeschlossen und darauf geachtet werden, dass die entsprechenden Verträge auch den passenden Umfang an Leistung und Kosten beinhalten. Housekeeping im klassischen Sinne ist alt-gelernt und überschaubar. Housekeeping für Cloud-Office-Systeme hingegen ist relativ neu und was ein solcher Service leisten soll und muss, ist oftmals noch unklar. Nichtsdestotrotz aber ist es wichtig, nicht nur den Umzug in die Cloud selbst, sondern auch das Management der Cloud-Office-Umgebung im Arbeitsalltag zu organisieren und optimal zu bewältigen.
Die Anzahl der mobilen Endgeräte, mit denen Mitarbeiter auf Unternehmensdaten zugreifen, steigt. Bereits 2014 hatten laut Marktforschungsunternehmen Ovum 57 % aller Mitarbeiter weltweit zumindest ein Smartphone oder Tablet beruflich im Einsatz. Rapide nach oben geht auch die Anzahl der auf diesen Geräten genutzten Applikationen. Bis 2016, prognostiziert Gartner, werden an die 310 Milliarden mobile Apps heruntergeladen und die Anzahl der mobilen Arbeitskräfte bedingt durch die enorme Anzahl an mobilen Endgeräten bis 2018 doppelt so hoch sein. Angesichts dieser Entwicklungen stellt sich die Frage: Warum sollte im Unternehmen Kommunikation und Groupware weiterhin on premise gemacht werden, warum der Email-Server lokal stehen, wenn der Großteil der Mitarbeiter längst mobil arbeitet? Viele Unternehmen haben diese Frage mit ihrem Umzug in die Cloud bereits beantwortet. Andere, die immer noch mit lokalen Server-Umgebungen arbeiten, werden in den nächsten Jahren – das sagen die Prognosen der Marktforscher – ebenfalls den Umzugswagen bestellen.
KAMPF DER CLOUD-GIGANTEN
Die Big Player im Cloud-Office-Bereich sind unumstritten Google Apps for Business und Microsoft Office 365. Google hatte jahrelang die Nase in Sachen Nutzeranzahl vorne. Mittlerweile hat Microsoft aufgeholt und etabliert sich in rasender Geschwindigkeit zum meistgenutzten Cloud-Office-System weltweit. Unabhängig von diesem Kampf der Giganten um Marktanteile sprechen die Zahlen für sich und drücken den Massenumzug der Unternehmen in die Cloud aus:
Die Big Player im Cloud-Office-Bereich sind unumstritten Google Apps for Business und Microsoft Office 365. Google hatte jahrelang die Nase in Sachen Nutzeranzahl vorne. Mittlerweile hat Microsoft aufgeholt und etabliert sich in rasender Geschwindigkeit zum meistgenutzten Cloud-Office-System weltweit. Unabhängig von diesem Kampf der Giganten um Marktanteile sprechen die Zahlen für sich und drücken den Massenumzug der Unternehmen in die Cloud aus:
- Anfang 2013 nutzten 50 Millionen Geschäftsanwender weltweit komplett oder teilweise Cloud-Office-Anwendungen. Diese 50 Millionen Anwender sind nur acht Prozent der gesamten Office-Anwender.
- Bis 2016 werden 33 Prozent der Unternehmen weltweit Cloud-Office nutzen.
- 2022 werden bereits 60 Prozent der Unternehmen ein Cloud-Office-System im Einsatz haben. 695 Millionen Anwender werden dann Cloud-Office nutzen.
Damit geht einher, dass der Webbrowser zur dominierenden Betriebssystem-unabhängigen Drehscheibe für Office- und andere eingesetzte Anwendungen wird. Rasch stoßen Mitarbeiter bzw. Unternehmen dabei an die eigenen Grenzen. Wie eine aktuelle Matrix42-Studie unter mehr als 1.000 Unternehmen belegt, nutzen bereits jetzt schon mehr als die Hälfte aller Unternehmen in der DACH-Region zehn oder mehr SaaS- und mobile Applikationen aus der Cloud. 23 Proeznt der befragten Unternehmen gehen zudem davon aus, dass der Einsatz von SaaS-Anwendungen in den nächsten zwölf Monaten stark zunehmen wird. Forrester prognostiziert, dass bis Ende 2015 bis zu 66 verschiedene SaaS-Anwendungen in den Unternehmen zum Einsatz kommen.
Diese Entwicklung führt bei Mitarbeitern und Unternehmen rasch zu Problemen. Die Anwender müssen sich zu viele unterschiedliche Kennwörter und Nutzerkennungen merken. Hinzu kommt, dass es für klassische Anwender schwierig ist, alle für die Arbeit erforderlichen Web-Adressen zu behalten. Amerikanische Analysten bezeichnen diesen Zustand bereits als „URL-Madness“. Gleichzeitig wird die Benutzerverwaltung in den unterschiedlichen SaaS-Anwendungen für die IT immer komplexer und unübersichtlicher. Erschwerend kommt hinzu, dass kaum noch zwischen geschäftlicher und privater Nutzung differenziert wird. Das zeigen die Ergebnisse der Matrix42 Studie mehr als deutlich: Die Frage, ob private Anwendungen, wie beispielsweise Evernote oder Dropbox, auch geschäftlich genutzt würden, bejahten 49 Prozent.
Die zunehmende Menge an Endgeräten und Anwendungen zu managen, stellt eine große Herausforderung für die Unternehmen dar. Die technologischen Möglichkeiten sollen die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen und sie nicht ins Login- und Webadressen-Nirwana versetzen. Sie sollen möglichst einfach nutzbar sein, gleichzeitig aber die Anforderungen an die Sicherheit und Verwaltbarkeit erfüllen. Gartner schätzt, dass derzeit 75 Prozent der mobilen Endgeräte in den Unternehmen einen simplen Sicherheitscheck nicht positiv bestehen würden – und das angesichts der zunehmenden Cyberkriminalität. Auch bei einem Lizenz-Check gäbe es wohl vielerorts negative Aha-Erlebnisse. Denn Cloud-Apps folgen in der Regel dem „pay-as-you-go“ Prinzip, d. h. bezahlt wird für jeden User, der angelegt wird.
Wird das Löschen eines Users – etwa weil der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat oder die App nicht mehr braucht – vergessen, entstehen unnötige Kosten. Unternehmen bzw. deren IT-Abteilungen müssen in der Lage sein, einem neuen Mitarbeiter rasch alle notwendigen Anwendungen auf all seinen Geräten zur Verfügung zu stellen. Sie müssen aber auch gewährleisten, dass User schnell gesperrt werden und die Datensicherheit gewahrt bleibt, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. All diese Anforderungen sind ohne zentrales Tool kaum zu bewältigen. Moderne Identity- und Access-Management-Lösungen bzw. moderne Workspace-Management-Lösungen unterstützen hier umfassend. Sie gewährleisten, dass der Umzug in die Cloud reibungslos funktioniert und der Alltag optimal läuft.
PERSÖNLICHE WORKSPACES
Moderne Workspace Management Systeme ermöglichen die Verwaltung der „Arbeitsplätze“, also der verschiedenen Geräte und Anwendungen, die Mitarbeiter im Einsatz haben. Sie stellen den Mitarbeitern ihren eigenen persönlichen Workspace zur Verfügung. Daraus ergibt sich bereits eine der wichtigsten Anforderungen an eine solche Lösung: Ein Mobile Device Management muss dabei sein. Mobile Geräte müssen nahtlos in das System integriert werden können, sodass problemlos mobile Apps verteilt, aber auch Device-Compliance-Prüfungen und das Lizenzmanagement durchgeführt werden können. Zudem muss eine solche Lösung auch als Identity- und Access-Management fungieren. Kurz gelistet sollten folgende Funktionalitäten gewährleistet sein:
Moderne Workspace Management Systeme ermöglichen die Verwaltung der „Arbeitsplätze“, also der verschiedenen Geräte und Anwendungen, die Mitarbeiter im Einsatz haben. Sie stellen den Mitarbeitern ihren eigenen persönlichen Workspace zur Verfügung. Daraus ergibt sich bereits eine der wichtigsten Anforderungen an eine solche Lösung: Ein Mobile Device Management muss dabei sein. Mobile Geräte müssen nahtlos in das System integriert werden können, sodass problemlos mobile Apps verteilt, aber auch Device-Compliance-Prüfungen und das Lizenzmanagement durchgeführt werden können. Zudem muss eine solche Lösung auch als Identity- und Access-Management fungieren. Kurz gelistet sollten folgende Funktionalitäten gewährleistet sein:
- Konsolidiertes Management aller SaaS- und Web-Anwendungen
- End-User-Konfigurationen
- Verwaltung der End-User-Plattformen wie OSS (Operations Support System), Browser, virtualisierte Umgebungen
- Endgeräte der Anwender (Mobiltelefone, Tablets, Laptops)
- Lizenzmanagement
- Sicherheit einschließlich zuverlässiger, genau festgelegter On- und Offboarding-Workflows und eine einfach Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien durch ein zentrales Identitätsmanagement und eine zentralisierte Kontrolle über Zugriffsrechte
- Nahtlose Integration von Anwendungen und Systemen
- Brandingmöglichkeiten
- Support für unternehmenseigenen Apps, die bereits im Einsatz sind
Die Lösung selbst sollte unkompliziert in eine bestehende IT-Infrastruktur integrierbar sein und geringen Administrationsaufwand erfordern. So kann Housekeeping für Cloud-Office zeit- und kosteneffizient funktionieren.
* Dirk Eisenberg ist als Technical Director Cloud & Mobile Management für die Produktstrategie, Roadmap und Weiterentwicklung der Matrix42 Software as a Service und Mobility Management Produkte verantwortlich.
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