Wer in Meetings das Eis bricht und ein angenehmes Klima schafft, hat schon gewonnen. Die Kunst der emotionalen Kommunikation ist die Basis für erfolgreiche Verhandlungstechniken. [...]
Ob Routine-Meeting oder Einzelkonferenz: die Versuchung ist groß, eine Vielzahl von Themen abzuhandeln und in die Komplexitätsfalle zu laufen. Dann nimmt die Konzentration der Teilnehmer im Besprechungsverlauf rapide ab, und spätestens bei der Zusammenfassung von Ergebnissen ist der Wald vor lauter Bäumen nicht mehr erkennbar.
Gerade schwierige Situationen mit unterschiedlichen Interessenlagen laden dazu ein, sukzessive vorzugehen und zunächst mit einigen der Stakeholder zu konferieren. Die Gefahr: später Beteiligte fühlen sich zurückgesetzt und boykottieren vielleicht Ergebnisse der nachfolgenden gemeinsamen Besprechung. Um dennoch Vorgespräche führen zu können, bietet sich die Vorbereitungsphase an. Im Rahmen der Terminabstimmung, der Empfehlung zur Anreise oder der Unterstützung bei der Hotelbuchung ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zum Gedankenaustausch – sei es direkt oder über die Sekretariate.
Reisen kosten Zeit und Geld, daher können Besprechungen über moderne Medien wie Konferenztelefone, Videokonferenzen oder Online-Meetings organisiert werden. Für Routine-Meetings zwischen bekannten Akteuren eignen sich diese Medien hervorragend. Für Kick-offs, Krisengespräche oder Entscheidungsfindungen mit großer Tragweite ist der persönliche Kontakt ein Muss.
Ist im Routine-Meeting mit ausschweifenden Erläuterungen zu rechnen? Lässt die Strategie-Konferenz eine schmerzhafte Entscheidung erwarten? Dann bietet sich ein Zeit-Management an, das die alltäglichen Lebensgewohnheiten nutzt: zur Mittagszeit geht es zum Essen, der Berufsverkehr läutet den Feierabend ein und sorgt damit für Unruhe im Besprechungsraum. Situationsgerecht eingeplant, können diese Leitplanken die Besprechungsdauer sinnvoll begrenzen oder eine passende Zäsur erlauben.
Die Besprechungsvorbereitung beginnt mit den Einladungen. Innerhalb des Unternehmens können Online-Kalender vielleicht zur effizienten Terminfindung dienen, ansonsten ist die Einladung die erste Möglichkeit, mit den geplanten Teilnehmern in Kontakt zu treten. Der erste Eindruck zählt, selbst wenn sich die Akteure schon aus anderem Zusammenhang kennen. Dabei zeigen schon kleine Gesten große Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten, ist der Sitzungszeitraum für alle Teilnehmer akzeptabel und mit der Anreise „kompatibel“?
Die Begrüßung beginnt nicht im Sitzungsraum, sondern bereits auf dem Weg dorthin. Sprechen sie die Teilnehmer bereits am Empfang mit deren Namen an und weisen Sie Ihnen den Weg zum Besprechungsraum.
Es ist unwahrscheinlich, dass alle Teilnehmer gleichzeitig und exakt zum Besprechungsbeginn eintreffen. Hieraus ergeben sich gute Gelegenheiten, weitere Wertschätzung zu signalisieren:
- der kleine Imbiss aus der Teeküche wird besonders die weiter angereisten Teilnehmer erfreuen;
- die fünf Minuten Karrenzzeit erspart verspäteten Teilnehmern die Peinlichkeit, mit einer Entschuldigung in die Begrüßungsphase zu platzen;
- eine ausgedruckte Agenda mit Teilnehmerliste sowie Namensschildern und Schreibzeug auf dem Tisch schafft für alle Beteiligten gleiche Augenhöhe.
- Idealerweise lässt sich damit eine Aufmerksamkeit verbinden, welche mit dem Unternehmenslogo für den Wiedererkennungswert geschmückt, als kleines Geschenk die Freundschaft erhält. Entscheidend ist dafür nicht der materielle Wert, sondern allein die freundliche Geste.
Mit der Begrüßung und Vorstellung des geplanten Besprechungsverlaufs kann eine Vorstellungsrunde unmittelbar mit einem so genannten Blitzlicht verknüpft werden: welche Erwartungen haben die Teilnehmer mitgebracht, ist die Reihenfolge des geplanten Verlaufs akzeptabel, gibt es unberücksichtigte Aspekte? Diese Vorgehensweise erfordert zwar den Mut, unvorhergesehenen Situationen Raum zu eröffnen. Sie schafft aber ein offenes Gesprächsklima, das sich noch auszahlen kann.
Erfahrene Gesprächsmoderatoren fassen das Diskussionsergebnis am Ende jedes Besprechungspunktes in eigenen Worten zusammen und sorgen durch aktives Nachfragen dafür, dass spätestens hier letztmals Widerspruch angemeldet werden kann. Ist dies nicht der Fall, wird das Ergebnis im Protokoll festgehalten. Dabei ist das Herbeiführen einer einvernehmlichen Entscheidung natürlich wünschenswert, steht jedoch nicht alleine im Mittelpunkt.
Die besten Gesprächsergebnisse sind wertlos, wenn sie nach der Besprechung nicht unmittelbar weiter verfolgt werden. Grundlage dafür ist die zügige Bereitstellung Dokumentation der Ergebnisse, möglicherweise mit zeitlichem Versatz zur Durchsicht der Teilnehmer gegenüber Dritten – falls eine formale Genehmigung des Protokolls nötig ist. Dann gilt es, die Ergebnisse beziehungsweise Ziele aktiv zu verfolgen, ob im Einzelgespräch oder in der Folgebesprechung. Hier schließt sich der Kreislauf: je positiver die Teilnehmer das Meeting in Erinnerung haben, desto erfolgreicher wird der Folgekontakt verlaufen.
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