Integrierte Prozessunterstützung

Über die Jahre gewachsene IT-Landschaften haben ein gravierendes Problem: einen umständlichen und verzögerten Datenfluss zwischen den verschiedenen Applikationsinseln, der Zeit und Aufwand kostet und fehleranfällig ist. [...]

Viele Unternehmen kennen das Problem: Die eigene IT-Landschaft, die über Jahre gewachsen ist, gleicht mehr einem geflickten Teppich als einem homogenen System. Oft sind es bewährte, aber in die Jahre gekommene Plattformen wie IBM AS/400 oder auch veraltete ERP- und Finanzbuchhaltungs-Lösungen, die mehr schlecht als recht mit modernen Systemen kommunizieren. Die Folge ist ein umständlicher, verzögerter Datenfluss. Ein Beispiel: Ein Sachbearbeiter, der einen Auftrag im ERP-System erfasst, möchte die Bonität des Kunden prüfen. Er kann das aber nicht direkt im System tun, sondern muss dafür zuerst per E-Mail in der Buchhaltung anfragen.

Oft helfen individuell programmierte Schnittstellen zwischen ERP, CRM, Buchhaltung aber auch zu Kundensystemen, die Abläufe zu beschleunigen. Bei Updates oder Änderungen müssen solche Interfaces allerdings neu erstellt werden. Das ist nicht nur umständlich, teuer und fehleranfällig, sondern verursacht obendrein relativ hohen Aufwand für Schulungen und redundante Stammdatenpflege. Die Abhilfe für dieses Dilemma heißt Integration, also das Konsolidieren der Unternehmens-IT zu einer homogenen Plattform.

Um vom Flickenteppich zur einer einheitlichen IT-Basis zu gelangen, sind zunächst einmal die Prozesse zu durchleuchten. Hilfestellung dabei bieten spezialisierte Dienstleister und Berater. Essenziell dabei ist, dass alle Entscheidungsträger und Keyuser mit ins Boot genommen werden, um interne Widerstände und Informationsdefizite zu vermeiden und das interne Knowhow zu nutzen. Ziel ist es, die Abläufe zu straffen und zu standardisieren. Das ist besonders für Unternehmen mit internationalen Standorten wichtig, um beispielsweise Aufträge aus den Niederlassungen einheitlich in der Zentrale bearbeiten, ausliefern und abrechnen zu können. Im Zuge der Prozessanalyse sollte auch das führende System definiert werden, um etwa von mehreren eingesetzten ERP-Lösungen zu einer einheitlichen Plattform zu gelangen. Erst dadurch sind Intercompany-Prozesse wie die einheitliche Auftragsabwicklung oder konsolidierte Auswertungen möglich.

WENIGER IST MEHR

Wenn man die Prozesse durchleuchtet und standardisiert hat, geht es im nächsten Schritt darum, das führende System zu bestimmen. Moderne ERP-Lösungen bieten sich besonders als zentrales Steuerungswerkzeug an, denn neben Standardfunktionalitäten wie Projekt- und Fertigungsplanung, Finanzwesen, Personalverwaltung oder Zeiterfassung sind hier oft auch vordefinierte Features für Branchen wie Fertigung, Handel oder Dienstleistungen integriert. Durch die Eignung für mehrere Sprachen und Währungen sind solche Plattformen zudem bereits für den multinationalen Einsatz gerüstet.

Ziel ist es, mit einem konsolidierten, führenden System und möglichst wenigen, standardisierten Schnittstellen alle Prozesse abzubilden.
Über solche Hubs lassen sich zusätzliche Tools wie ein DMS sowie CRM- oder EDI-Lösungen relativ einfach und flexibel anbinden. Sobald die strategische Entscheidung für das führende System entschieden ist, kann mit dem Zusammenführen der Prozesse, Systeme und Daten begonnen werden. Für die reibungslose und professionelle Abwicklung ist wiederum die Unterstützung eines spezialisierten IT- bzw. ERP-Dienstleisters besonders wichtig.

ALLE PROZESSE IM ÜBERBLICK

Die Nutzensaspekte einer einheitlichen Systemlandschaft machen den Konsolidierungsaufwand rasch bezahlt. Klar definierte Prozesse, der zentrale Zugriff auf alle Informationen (auch auf jene aus internationalen Standorten) sowie der 360-Grad-Blick auf die Daten sparen Aufwand, Zeit und Fehler. Darüber hinaus profitieren die Benutzer im Unternehmen von weniger unterschiedlichen Oberflächen und damit mehr Bedienungsfreundlichkeit. Das wiederum schafft mehr Produktivität und hilft ebenfalls, Fehler zu vermeiden. Weitere positive Nutzeneffekte sind einfachere Auswertungen, bessere mobile Einsetzbarkeit und geringerer Wartungsaufwand von konsolidierten Systemen. Last but not least ist ein Investment in eine einheitliche IT-Landschaft auch ein großer Schritt in Richtung Zukunftssicherheit. Denn bewährte Plattformen wie AS/400 haben zunehmend das Problem, dass es kaum noch Spezialisten gibt, um diese Systeme zu betreuen.

FAZIT

In der Integration der Systemlandschaft und der Prozesse eines Unternehmens liegt ein wertvolles Potenzial an Effizienz und Transparenz, dass es zu heben gilt. Da dieses unternehmenskritische Thema aber spezielles Knowhow erfordert, sollte man unbedingt die Unterstützung eines erfahrenen ERP-Beratungsspezialisten in Anspruch nehmen.

* Der Autor Mario Lehner ist Geschäftsführer der auf ERP-Projekte spezialisierten insideAx GmbH.