IT-Teams dazu zu bringen, einfallsreich und produktiv zu arbeiten, war schon immer eine Herausforderung. Neue Social Distancing Restriktionen heben eine anspruchsvolle Aufgabe auf eine neue und noch beängstigendere Ebene. [...]
Jedes erfolgreiche IT-Projekt ist das Ergebnis einer Teamleistung. Inspiration, Enthusiasmus, Zusammenarbeit, Brainstorming, Fürsprache und Unterstützung sind Schlüsselelemente der IT-Innovation. Aber was passiert mit Teamarbeit, wenn Social Distancing Regeln Mitglieder in die von COVID-19 geschaffene Isolation treiben?
Wenn Umstände die Teams dazu zwingen, getrennt zu arbeiten, müssen IT-Führungskräfte eine neue Reihe von Fähigkeiten zur Teambildung erwerben, meint Steven Hatfield, Principal und Leiter der globalen Zukunft von Arbeit bei Deloitte Consulting. Einige Unternehmen haben bereits einen Vorsprung.
„Unternehmen, die sich bereits auf die Zukunft der Arbeitspraktiken eingestellt haben, [sind] gut positioniert, um ihre Geschäftstätigkeit aufrechtzuerhalten und schnell auf die Herausforderungen zu reagieren, die das Navigieren in Zeiten von COVID-19 mit sich bringt, einschließlich der Förderung von Teamarbeit inmitten von Social Distancing“, erklärt er. Innerhalb dieser Unternehmen werden die Teams von einem Ökosystem virtueller Ressourcen, Technologien und Verhaltensnormen unterstützt, die Arbeit als etwas definieren, das man tut und nicht als einen Ort, an den man sich begibt.
Hier sind die sieben Prinzipien, an die sich IT-Führungskräfte in zukunftsorientierten Unternehmen halten, wenn sie kollaborative, produktive Teams in der neuen, herausfordernden, abgeschotteten Arbeitsumgebung von heute aufbauen müssen.
1. Die Zukunft ist hybrid
Willkommen in der neuen Normalität. „In der heutigen Zeit merken wir, wie sehr wir die persönlichen Interaktionen einer nuancierten, sich von anderen nährenden Situation vermissen“, sagt Kevin Haskew, CIO bei ON Semiconductor. „In Zukunft können wir die Vorteile der Remote-Arbeit mit der Vor-Ort-/In-Person-Arbeit verbinden und aus beiden Ansätzen die besten Ergebnisse ziehen.“
Die Zukunft der Arbeit ist eine Mischform – ein Modell, bei dem die Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von Zuhause aus arbeiten, fügt Bhushan Sethi, Co-Leiter der globalen Mitarbeiter und Organisation von PricewaterhouseCoopers, hinzu. „Jede Dimension der Zusammenarbeit, Kommunikation und des Coachings muss neu definiert werden, da die virtuelle Arbeit zunimmt“.
Helfen Sie den Mitarbeitern bei der Anpassung an das neue Arbeitsmodell, schlägt Pradeep Kumar, Geschäftsführer von HPE Pointnext Technology Services, vor. Kumar ist der Ansicht, dass alle weit verbreiteten Arbeitstools in der Lage sein sollten, sowohl den Mitarbeitern vor Ort als auch den externen Mitarbeitern eine nahtlose Erfahrung zu bieten. „Der effektive Einsatz von Technologie kann nicht nur dazu beitragen, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verbessern, sondern auch ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal für das Unternehmen schaffen“, stellt er fest.
2. Ziele sind doppelt wichtig
Für IT-Leiter ist es wichtig, Ziele klar festzulegen und sie dem gesamten Team zu kommunizieren. Indem sie den Teammitgliedern ein umfassenderes Verständnis dafür vermitteln, wie ihre Arbeit einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt, helfen definierte Ziele den Mitarbeitern, produktiver und verantwortungsbewusster zu werden.
„Die Mitarbeiter brauchen Transparenz darüber, wie sich ihr Teil des Prozesses oder Projekts auf den Erfolg der Abteilung auswirkt“, sagt Tyler Cahill, Manager für Organisationsentwicklung beim amerikanischen Personalvermittlungsunternehmen Addison Group. „Dies ist in einer Zeit der sozialen Distanzierung besonders wichtig, da es sicherstellt, dass unabhängig von der geographischen Entfernung alle auf der gleichen Seite stehen, sich ihrer individuellen Verantwortung bewusst sind und wissen, wie ihr Beitrag zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.“
Cahill schlägt auch vor, die kritischen Erfolge zu definieren, die innerhalb der nächsten sechs bis zwölf Monate erreicht werden müssen. „Dann sollten Sie damit beginnen, diese Erfolge in kleinere Meilensteine umzuwandeln, auf die ein Einzelner oder eine Gruppe von Mitarbeitern hinarbeiten kann“, rät er.
Cahill empfiehlt auch den Einsatz von Online-Projektmanagement-Tools, um das Bewusstsein für die Eigenverantwortung des Einzelnen und den kontinuierlichen Fortschritt des Teams sicherzustellen. „Auf diese Weise können sich die Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort einloggen und die Fortschritte sehen, die auf dem Weg zu ihren Zielen gemacht werden“, erklärt er. „Es wird auch dazu beitragen, unnötige E-Mails oder Nachrichten, die den Posteingang überfüllen, einzudämmen.
3. ‚Digital-first‘ steht an erster Stelle
Die Annahme einer starken „digital-first“-Strategie ist notwendig, um effektive Teamarbeit in einer Ära der gesellschaftlichen Distanzierung zu fördern. Abgelegene und überregionale Teams sind nicht neu, aber aufgrund von COVID-19 werden sie jetzt viel schneller und chaotischer eingeführt, so dass den Mitarbeitern nur wenig Zeit bleibt, sich an die neue Arbeitsumgebung zu gewöhnen.
„Um die Produktivität aufrechtzuerhalten, wenn einige Teammitglieder ins Büro zurückkehren, während andere weiterhin an entfernten Standorten arbeiten, sollten sich Unternehmen auf den Aufbau eines Ökosystems virtueller Ressourcen, Technologien und kultureller Normen konzentrieren, die dabei helfen, die gleiche Unterstützung und Zusammenarbeit wie in einer physischen Büroumgebung nachzuahmen und anzubieten“, so Hatfield.
Auch wenn sie wichtig sind, so sind Digital First-Technologien wie soziale, mobile, Analyse- und Cloud-Tools nur dann nützlich, wenn die Mitarbeiter sie auch tatsächlich nutzen. Es liegt an den IT-Führungskräften, die Benutzer bei der Anpassung an neue Arten von Anwendungen, Diensten und Prozessen zu ermutigen und zu unterstützen. „Beginnen Sie mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter und der Benutzererfahrung“, empfiehlt Hatfield. „Die Einbeziehung des Design-Thinking in den gesamten Prozess wird dazu beitragen, die Auswirkungen der neuen digitalen Technologien zu maximieren“.
Der Übergang zu einem digital-first Arbeitsplatz kann zu langfristigen Vorteilen führen. „Die Rationalisierung zeitintensiver Prozesse eröffnet den Menschen mehr Möglichkeiten, kreativ und strategisch an Aufgaben zu arbeiten, die anspruchsvoller sind, und kann zu mehr Innovation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern führen“, so Hatfield.
4. Offene Kommunikation ist Trumpf
Die Teamkommunikation kann sich schnell verschlechtern, wenn Mitarbeiter über verschiedene, isolierte Standorte verstreut sind. Um die Teammitglieder zu vereinen, führt der Industrieroboterhersteller Vecna Robotics Personalversammlungen durch, die sowohl die Anforderungen des Social Distancing als auch die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen.
„Für die Mitarbeiter im Büro bedeutet dies, dass die Stühle im Abstand von zwei Metern stehen und ständig Masken getragen werden müssen“, sagt Kay Perkinson, Personalchefin des Unternehmens. „Für andere bedeutet dies, sich vom Schreibtisch aus einzubringen, wenn sie sich in größerer Entfernung wohler fühlen, oder von zu Hause aus, wenn sie es vorziehen, etwas abgeschiedener zu sein“, erklärt sie.
Social Distancing kann auch dazu führen, dass sich Mitarbeiter einsam und isoliert fühlen. Vecna begegnet diesem Problem mit einer Reihe von Initiativen. „Wir fördern eine Vielzahl von Aktivitäten außerhalb der Arbeit, die wirklich dazu beitragen, unser Team zusammenzubringen“, meint Perkinson. „Dazu gehören abgelegene und private gesellige Stunden, Kaffeechats, Yogakurse, Clubtreffen und vieles mehr.“
5. Tools für die asynchrone Zusammenarbeit sind unerlässlich
Asynchrone Kollaborationstools können in einer Ära der gesellschaftlichen Distanzierung eine äußerst effektive Teamwork-Technologie sein, so Brian Westfall, Principal Analyst bei Gartner’s Software Advice Service. Digitale Whiteboards und Gantt-Diagramme haben sich bereits als äußerst nützlich für die Zusammenarbeit mit Remote-Teams erwiesen, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, stellt er fest. „Sie sind effektiv, weil sie nicht erfordern, dass die Mitarbeiter zur gleichen Zeit am gleichen Ort sind, und sie fördern die Ideen-Gerechtigkeit.“
Asynchrone Tools geben auch jedem Teammitglied die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten und fördern gleichzeitig eine sichere Arbeitsumgebung. Westfall rät, mit einem unternehmensweiten System zu beginnen. „Dann können einzelne Abteilungen und Teams das asynchrone Format einrichten, das für ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist“, fügt er hinzu.
6. Der Arbeitsplatz ist offen für Experimente
Wie wird der Arbeitsplatz nach dem Rückgang der COVID-19-Pandemie in die Geschichte eingehen? „Wir wissen die Antwort noch nicht“, räumt James McGlennon, CIO bei Liberty Mutual Insurance, ein. „Was auf der Grundlage von Umfragen und Erkenntnissen unserer Mitarbeiter klar zu sein scheint, ist, dass die neue Normalität nicht wie die alte aussehen wird.“
Es ist wahrscheinlich, dass sich Bürostrukturen und -layouts schnell verändern werden. „Sie werden für die Entwicklung zwischenmenschlicher Beziehungen, für Feiern und Schulungen neu genutzt werden“, stellt McGlennon fest. „Experimente werden der Schlüssel zur Bestimmung dessen sein, was wirklich funktionieren wird“.
Da sich die neue Normalität durchsetzt, empfiehlt McGlennon, die Teammitglieder zu fragen, welche Zeit- und Planungsansätze für sie am besten geeignet sind. „Wir müssen bei den Sitzungszeiten noch flexibler sein und den Leuten helfen, die Arbeitszeiten nach Möglichkeit auszugleichen“, sagt er. „Die Teams werden sich auf Besprechungszeiten einigen müssen, die für alle funktionieren und es den Leuten erlauben, ihren Arbeitstag zu flexibilisieren“, sagt er.
Kim Billeter, Leiter der Personalberatungsdienste bei der Beratungsfirma EY Americas, schlägt vor, die traditionellen Konzepte von Arbeit, die vor Ort erledigt werden kann, gegenüber Arbeit, die aus der Distanz erledigt werden kann, aufzugeben. „Befähigen Sie die Teams, in allen Facetten ihrer Arbeit von allen möglichen Zugangspunkten aus erfolgreich zu sein, und unterstützen Sie sie dabei“, drängt sie. „Es ist entscheidend, die virtuelle Zusammenarbeit zu differenzieren, indem man schönes Design, anpassungsfähige und agile Methoden und ansprechende visuelle und akustische Signale einsetzt, um Aufmerksamkeit und Kreativität in einem Zustand zu halten, der dem Team dient.“
7. Burnout ist Ihr größter Feind
Burnout ist eine der Hauptursachen für Produktivitätsverluste. „Es kann sein, dass die Menschen nur ungern ihre Arbeit versäumen, weil sie ihren Wert zu einer Zeit unter Beweis stellen wollen, in der Unternehmen Arbeitnehmer entlassen“, bemerkt Sethi. Doch Überlastung führt oft zu falschen oder verwirrenden Ergebnissen. Da viele Mitarbeiter länger arbeiten als vor der Ausbreitung der Pandemie, ist es wichtig, die Teammitglieder zu ermutigen, sich gelegentlich eine Auszeit zu nehmen, um sich wieder aufzuladen.
Über die Unterstützung alltäglicher Arbeitsaufgaben hinaus können Collaboration-Tools eingesetzt werden, um gestressten Mitarbeitern zu helfen, sich zu entspannen, meint Cory Colton, leitender Coach bei Inflection Point Coaching. Um ein anhaltendes Gemeinschaftsgefühl zu gewährleisten, können spontane Zusammenkünfte im Büro und Gespräche am Wasserspender durch virtuelle Treffpunkte ersetzt werden, in denen das Ziel einfach darin besteht, sich zu verbinden, einzuchecken und zu regenerieren.
*John Edwards ist ein erfahrener Wirtschaftstechnologie-Journalist. Seine Beiträge erschienen in der New York Times, der Washington Post und zahlreichen Wirtschafts- und Technologiepublikationen, darunter CIO, Computerworld, Network World, CFO Magazine, IBM Data Management Magazine, RFID Journal und Electronic Design.
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