IT und Fachabteilung: Tipps für bessere Kommunikation in Projekten

Einen Ansatz für das Program Management Office stellt Berater Zapthink vor. Auf vier Ebenen soll die Zusammenarbeit von IT und Fachabteilung besser laufen. [...]

Mehr Balance zwischen IT einerseits und Fachabteilung andererseits hat sich Zapthink auf die Fahnen geschrieben. Der US-Berater will neue Denkanstöße in die Diskussion um die Anwenderzufriedenheit bringen. Zapthink führt das unter dem Titel „What’s a PMO got to do with it?“ aus. PMO steht hier nicht für Projekt Management Office, sondern für Program Management Office.
Zur Aufgabe des Program Management Office gehöre die bessere Verständigung von IT und Fachbereich. Doch zu oft noch stehe dieses zu stark auf einer der beiden Seiten, beobachten die Consultants von Zapthink.
Die Berater scheinen vor allem auf Informatiker-Seite Verständnis für die Fachabteilungen wecken zu wollen. Mehrfach betonen sie, wie stark die Anforderungen steigen. Insbesondere in den Brachen Finanzdienstleitung, Healthcare und Luftfahrt müssten Fachabteilungen sehr schnell auf Marktveränderungen reagieren können. Fehler könnten in diesen Branchen schlimmstenfalls Menschenleben kosten. Außerdem seien Prozesse und Abläufe in diesen Segmenten ganz besonders komplex.
4 EBENEN DES PROGRAM MANAGEMENT OFFICE
Zapthink plädiert für einen synergetischen Ansatz, den die Berater in vier Ebenen gliedern.
Wichtigstes Charakteristikum ist die strikte Orientierung des IT-Managements an den Anforderungen des Fachbereichs. Die Blaupause stellt also weder allein das Business mit seinen Prozessen noch die IT mit ihrer bisherigen Methodik.
Management-Struktur: Die Verantwortung wird je nach Funktion und Tätigkeit verteilt. Es gibt keinen „Champion“, der alles übernimmt.
Nutzen: Das PMO achtet darauf, die Ziele von IT und Fachbereich zu harmonisieren – mit Mitteln des IT-Managements.
Ergebnis: Das PMO sorgt für ständige Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Ziel ist, sturen Widerstand des Fachbereiches („Wir können das nicht anwenden“) ebenso zu vermeiden wie die Vorstellung der IT, sie sei Selbstzweck.
NICHT OHNE MILESTONE DECISION AUTHORITY (MDA)
Effizientes Program Management funktioniert für Zapthink nicht ohne Milestone Decision Authority (MDA). Hier liegt letztendlich die Entscheidungshoheit. MDAs strukturieren anhand festgelegter Kriterien den Lebenszyklus der Programme. Co-Projektmanager übernehmen das Operative und berichten an die MDA.
REGELN FÜR KONFLIKTE FINDEN
Zapthink betont, dass mindestens einer der Projektmanager aus dem gleichen Holz geschnitzt sein solle wie die IT. Die Berater empfehlen, schon während der Initiations- und Planungsphase Regeln für den Umgang mit Konflikten zu finden.
Das Ganze ist komplex, gibt Zapthink zu. Doch die Berater versprechen: Wer ein PMO nach diesem Muster aufzieht, schließt Implementierungs-Projekte schneller und effizienter ab.
* Christiane Pütter ist Redakteurin der deutschen CIO.