Kollaborationstechnologien: 5 goldene Regeln für den Unternehmenseinsatz

Welche Punkte gilt es vor der Implementierung einer Videokollaborations-Lösung zu berücksichtigen? [...]

In den letzten Jahren haben sich verschiedene Kommunikationslösungen zu einer wichtigen Stütze im Unternehmensalltag entwickelt. Regierungsbehörden, Organisationen im Gesundheitswesen, Bildungseinrichtungen, Startups und Unternehmen jeder Größenordnung nutzen entsprechende Technologien.

Vor allem die Videokollaboration bewährt sich, wenn es darum geht, Reisekosten zu senken, Produktivität zu steigern, Entscheidungsfindungen zu beschleunigen und stärkere, vernetzte Beziehungen zwischen Kollegen, Kunden und Lieferanten zu flechten. Auch IT-Abteilungen sehen sich durch einfach zu implementierende und integrierte Cloud-basierte Kollaborationslösungen zunehmend entlastet.

Vor der Implementierung gilt es allerdings einige Punkte zu berücksichtigen:

1. Wozu soll die Technologie genutzt werden?

Zunächst sollten Unternehmen sich überlegen, wieviel Zeit und Ressourcen sie momentan für Tätigkeiten aufwenden, die durch Videokonferenztechnik ersetzt werden könnten. Es gibt allerdings auch eine Vielzahl anderer Arbeitsabläufe, die durch Videokonferenzen optimiert werden können. Dazu gehören Telefonate, E-Mail-Verkehr und Brainstormings, Präsentationen oder Schulungen. Sogar Bewerbungsgespräche können über den digitalen Kanal geführt werden. Die Technologie lässt sich zudem mit flexiblem Arbeiten und Home-Office verbinden, und schafft so Verbindungen zwischen Nutzern an vielen Standorten.

2. Cloud oder On-Premise?

Gehostete Cloud-Lösungen bieten eine attraktive Alternative zu On-Premise-Lösungen, die Zeit und Kosten spart. Die wichtigsten Vorteile liegen in vier Punkten: Einfachheit, Interoperabilität mit anderen Geräten und Lösungen anderer Anbieter, Flexibilität und ein gutes Preis-Leistungsverhältnis. Cloud-Lösungen sind einfach skalierbar und passen sich an die benötigten Kapazitäten einer Firma an. Mit immer mehr Anbietern auf dem Markt ist auch Interoperabilität ein entscheidender Faktor. Um ohne Hindernisse kommunizieren zu können, muss die gewählte Lösung mit den Lösungen anderer Anbieter kompatibel sein.

Außerdem sollte die Wahl des Netzwerks gut durchdacht sein. Videokonferenzen lassen sich über private IP- oder ISDN-Netze abwickeln. Generell lässt sich sagen: Telefonieren Unternehmen bereits über ein IP-Netz, ist es empfehlenswert auch die Videokonferenzen im gleichen Netzwerk abzuhalten. Hinzu kommt, dass Mehrpunkt-Funktionalität oder HD-Videos eine höhere Bandbreite voraussetzen. Möchten Unternehmen einerseits die Bandbreite für bestimmte Nutzer oder Anwendungen begrenzen, andererseits jedoch für die wichtigsten Konferenzen mehr Bandbreite zulassen, empfiehlt sich eine Anwendung, die die Bandbreite automatisch zwischen den Anwendungen verteilt.

3. Welche Lösung passt?

Nicht jede Kollaborationslösung eignet sich für jedes Unternehmen. Neben Auswahlkriterien wie Angeboten, Kundenmeinung oder Anwendungsberatung sollten Unternehmen ihre eigenen technischen Voraussetzungen und Wünsche unter die Lupe nehmen. Darauf basierend lassen sich erste Entscheidungen treffen, zum Beispiel für eine integrierte Cloud-basierte All-in-One- oder aber eine On-Premise-Lösung. Der Trend geht ganz klar in Richtung Cloud, da Kosten eingespart werden können und die IT-Abteilung weniger Zeit für die Installation, Wartung und Updates verwenden muss. Auch müssen weder Ressourcen noch Bandbreite zur Verfügung gestellt werden. Updates werden über den Cloud-Provider automatisch zur Verfügung gestellt und sparen viel Zeit.

4. Was soll die Technologie können?

Eine benutzerfreundliche Cloud-basierte All-in-One-Plattform, die Video-, Web-, Audio-Conferencing und Chat miteinander verbindet, vereinfacht die gemeinsame Arbeit umso mehr, da der Nutzer nicht ständig zwischen verschiedenen Lösungen wechseln muss. Es kann intuitiv gearbeitet werden ohne den Workflow zu unterbrechen und eine Vielzahl von Accounts zu verwenden, wie es bei Stand-alone-Produkten der Fall wäre. Außerdem können so Kosten für die Anschaffung einzelner Technologien eingespart werden.

Ein weiterer Punkt: Für Trainings oder Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg kann es zudem sinnvoll sein, eine integrierte Meeting-Plattform mit Recording-Funktion auszuwählen. So können Mitarbeiter, die nicht teilnehmen konnten, das Besprochene zu einem späteren Zeitpunkt in ihrem eigenen Videoportal anschauen.

5. Wie macht sich die Lösung im Test?

Der ausgesuchte Anbieter sollte eine Testphase für das System ermöglichen. Unternehmen sollten in dem Praxistest realistische Meeting-Szenarien simulieren. Nur so lässt sich eine belastbare und verlässliche Lösung identifizieren, die sichere und globale Kommunikation ermöglicht. Sowohl die IT-Abteilung als auch potentielle Endanwender sollten einbezogen werden und in das Urteil mit einfließen. Zusätzlich zu der reinen Funktionalität der Lösung, sollten Punkte wie „Onboarding“, Trainings durch den Anbieter, Kunden-Community und ein guter Kundensupport entscheidende Auswahlkriterien sein. Umfassender Customer Service, der auf die unterschiedlichen Gegebenheiten eines jeden Unternehmens individuell eingeht ist unabdingbar. Auch die Möglichkeit, sich mit anderen Kunden auf einer Plattform auszutauschen bietet Vorteile und schafft Synergien.

* Thomas Spiegl ist Regional Director DACH von Lifesize.