Kroll Ontrack: Top 5 der Fehler von IT-Administratoren

26 Prozent aller Datenverluste in Unternehmen sind laut Kroll Ontrack auf menschliches Versagen und Bedienungsfehler zurückzuführen. Anders als Hardware-Ausfälle lassen sich diese Fehler jedoch zumeist vermeiden. [...]

Durch Virtualisierung, die Einbindung von Cloud-Storage und andere neue Technologien werden moderne Speichersysteme immer komplexer. Gleichzeitig steigt die Menge und Bedeutung der gespeicherten Unternehmensdaten kontinuierlich. „Unter einem so hohen Druck kommt es häufig vor, dass bewährte Standards wie ITIL von IT-Teams vernachlässigt werden“, erläutert Peter Böhret, Managing Director Kroll Ontrack Deutschland. „Denn oftmals steht ausschließlich eine schnelle Problemlösung im Vordergrund, sodass das Risiko eines Datenverlusts fast schon bewusst eingegangen wird.“ Doch die Erfahrung aus den Datenrettungslaboren von Kroll Ontrack zeigt, dass es immer wieder typische Fehler von IT-Administratoren gibt, die häufig zu  einem kritischen Datenverlust führen. Krolls Top 5:

• Mangelhafte Dokumentation und lückenhafte Sicherheitsmaßnahmen: Kroll Ontrack sieht regelmäßig die Folgen dieses nachlässigen Verhaltens. Egal ob ein Unternehmen einen Test-Server ans Netz nimmt, aber niemand der IT-Abteilung Bescheid gibt, dass ein Backup eingerichtet werden muss, oder ob aus Gründen lückenhafter Dokumentation ein SAN (Storage Area Network) abgeschaltet wird, das eigentlich noch im Betrieb ist – ein Datenverlust ist vorprogrammiert.
• Mangelhafte Update-Politik: Jeder IT-Administrator kennt dieses Problem. Eigentlich hatte man sich vorgenommen, endlich die Updates bei den Betriebssystemen und der Anti-Viren-Software vorzunehmen. Doch wegen des hohen Arbeitsaufkommens wird der Vorgang immer wieder verschoben, bis schließlich die entstandenen Sicherheitslücken zu einem Datenverlust führen.
• Mangelhafte Backup-Politik: Eine Kundenumfrage von Kroll Ontrack hat vor kurzem gezeigt, dass es bei 60 Prozent der Befragten trotz existierendem Backup zu einem Datenverlust kam. Grund dafür war in fast allen Fällen, dass die Datensicherung nicht ordnungsgemäß funktionierte. Damit ein Backup tatsächlich vor Datenverlust schützt, müssen Unternehmen umfangreiche Richtlinien zur Datensicherung etablieren und zudem die Integrität der Backups regelmäßig überprüfen.
• Versehentliche Löschung von Daten: Auch wenn es im ersten Moment vielleicht überraschend erscheint, muss Kroll Ontrack sehr oft Daten wiederherstellen, die irrtümlich gelöscht wurden. Oft passiert dies aufgrund lückenhafter Dokumentation. Vor jeder Datenlöschung sollten Administratoren deshalb immer überprüfen, ob die Daten tatsächlich gelöscht werden dürfen.
• Mangelhafte IT-Sicherheitsmaßnahmen: Selbst die kleinste Lücke in der IT-Sicherheit kann verheerende Auswirkungen mit hohen Kosten haben. Daher sollten Administrator-Passwörter einem kleinen, ausgewählten Mitarbeiterkreis vorbehalten sein und auf jeden Fall geändert werden, wenn ein IT-Administrator das Unternehmen verlässt. Kroll Ontrack hatte es schon mit spektakulären Fällen von Datenverlust zu tun, die auf verärgerte Ex-Mitarbeiter zurückzuführen waren. Diese waren noch im Besitz eines aktiven Passworts und löschten damit absichtlich große Mengen wichtiger Unternehmensdaten.

RICHTIGES VERHALTEN
Selbst die erfahrensten IT-Abteilungen werden einmal mit zeitkritischen Situationen konfrontiert, in denen es darauf ankommt, schnelle Entscheidungen zu treffen. Wenn folgende Ratschläge berücksichtigt werden, steigen dabei laut Kroll die Chancen einer effizienten Problemlösung, gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts:

• Keine Panik: Auf der Suche nach einer Lösung sollten Sie auf keinen Fall übereilte Entscheidungen treffen, sondern immer die Auswirkungen und Konsequenzen berücksichtigen. Unüberlegte Entscheidungen können zu einem größeren Datenverlust und längeren Ausfallzeiten führen – von höheren Kosten und Ressourcenbedarf einmal abgesehen. Falls es einmal zu einem Datenverlust kommen sollte, stellen Sie auf keinen Fall die Daten wieder auf dem ursprünglichen Laufwerk her. Denn hier kam es ja erst zum Datenverlust. Und speichern Sie keine neuen Daten auf dem Laufwerk, denn es könnte korrupt oder beschädigt sein. Außerdem sollten Sie nie versuchen, eine Korruption durch Formatierung des betroffenen Datenspeichers zu lösen.
• Selbstvertrauen haben: Sie sind Teil der Lösung, nicht des Problems. Wenn Ihre Unternehmensführung Sie mit allen Mitteln dazu drängt, um jeden Preis die Systeme wieder zum Laufen zu bringen, argumentieren Sie als Experte. Helfen Sie Ihren Vorgesetzten dabei, Entscheidungen zu treffen, die weiteren Schaden vermeiden. Und reagieren Sie schnell, wenn ein Datenverlust droht. Je schneller Sie das betroffene Laufwerk aus dem Betrieb nehmen, desto besser. Denn Daten werden schneller überschrieben, als Sie vielleicht glauben.
• Einen Plan haben: Halten Sie sich an bewährte ITIL-Prozesse und gehen Sie sicher, dass die Dokumentationen des Rechenzentrums immer komplett und auf dem Laufenden sind. Dabei sollten Sie immer beachten, dass während eines Datenverlusts keine Datenträger-Hilfsprogramme (CHKDSK/FSCK) oder Firmware-Updates laufen dürfen.
• Bescheid wissen: Sie müssen genau darüber Bescheid wissen, was Ihre Speicherumgebung verkraftet und wie schnell sie sich wieder erholen kann. Genauso müssen Sie sich im Klaren darüber sein, welche Daten kritisch oder unersetzlich sind, ob diese neu eingegeben oder ausgetauscht werden können, und was es kostet, den Betrieb zur vollsten Zufriedenheit wiederherzustellen. Wägen Sie für das Krisenmanagement Kosten und Risiken ab – müssen die noch vorhandenen Daten geschützt werden oder ist es wichtiger, dass das System so schnell wie möglich wieder in Betrieb geht?
• Im Zweifel einen Datenretter beauftragen: Während Ihr Gerätehersteller für den Anfang ein guter Ansprechpartner zu sein scheint, liegen dessen Prioritäten oft anders. So kann er den Wert Ihrer Daten kaum genauso schätzen wie Sie und er denkt oft auch nicht an die Risiken eines Datenverlusts, wenn das System wieder aufgesetzt wird. Daher sollten Sie immer ein renommiertes Datenrettungs-Unternehmen hinzuziehen, wenn ein Datenverlust nicht auszuschließen ist. (pi)