In zahlreichen Unternehmen wird das Management von Software-Lizenzen als lästiges Übel angesehen. Dabei kann ein fahrlässiger Umgang mit Lizenzen durchaus folgenreich für die Verantwortlichen sein und beispielsweise bei Herstelleraudits schnell zu unerwarteten Geldforderungen führen. Nach Einschätzung von Gartner-Analysten werden jährlich immerhin mindestens zwei Drittel aller Unternehmen einer solchen Lizenz-Plausibilisierung unterzogen. Nicht zuletzt deshalb empfiehlt sich die Einführung einer professionellen Compliance-Management-Lösung. [...]
Es zeigt sich also, dass der prozessuale Aspekt sowie der Nutzungszweck von Software nicht zu unterschätzen sind. Deshalb ist es wichtig, die Toolauswahl entsprechend auszurichten. Denn eines ist sicher: Scheitern können Sie mit jedem Tool – aber erfolgreich werden Sie nur dann sein, wenn Sie ein Tool einsetzen, das ihre Prozesse ganzheitlich unterstützt. Lassen Sie sich dabei nicht von vermeintlichen ‚Schnäppchen‘ in die Irre führen. Gutes hat seinen Preis und das Investment eines Unternehmens in professionelles Lizenzmanagement wird sich immer auszahlen.
BIS ZU 30 PROZENT DER KOSTEN SPAREN
Die Experton Group hat im Rahmen einer aktuellen Untersuchung festgestellt, dass sich durch die Einführung eines konsequenten und nachhaltigen Lizenzmanagements jährlich bis zu 30 % der Softwarekosten einsparen lassen. Das hat verschiedene Gründe: So lassen sich nicht nur ungenutzte Lizenzen ermitteln und bestenfalls zurückgegeben oder verkaufen, sondern vor allem auch bei Investitionen enorme Einsparungen erzielen. Denn durch die mit einem erfolgreichen Lizenzmanagement gewonnene Transparenz über aktuelle Bestände und tatsächlichen Bedarf können Neubeschaffungen optimal gestaltet werden. Verhandlungen mit den Herstellern sind dadurch viel effektiver. Wenn man zudem berücksichtigt, dass die Kosten für Software die Hardwareinvestitionen um ein Vielfaches übersteigen und mittlerweile zu den bedeutendsten Kostenfaktoren in der IT zählen, ist die Relevanz der Thematik schnell klar.
INTEGRATIVES LIZENZMANAGEMENT
Unternehmen, die sich um ihre Compliance sorgen, sollten sich also aus der Deckung wagen und ihr Lizenzmanagement auf den nächsten Level heben. IT-Lösungen, die darauf ausgerichtet sind, gibt es zuhauf. Allerdings empfiehlt es sich, bei der Auswahl auf die Ganzheitlichkeit der Lösung zu achten. Sie sollte Compliance in allen physischen, virtuellen, mobilen und Cloud-Umgebungen gewährleisten, Prozesse automatisieren und sicherstellen, dass die Kosten für Hardware, Software- und Servicelizenzen sowie die dazugehörigen Verträge transparent sind. Vor allem durch einen hohen Automatisierungsgrad lassen sich positive Nebeneffekte erzielen: Jederzeit stehen präzise Informationen über die technische Softwarebereitstellung zur Verfügung, der daraus resultierende Lizenzbedarf lässt sich per Knopfdruck ermitteln und die neu gewonnene Transparenz ist die optimale Grundlage für reibungslose Audits und Kaufentscheidungen.
So lassen sich Risiken minimieren:
1. Definieren Sie den Rahmen für Ihr Lizenzmanagementprojekt
2. Legen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest
3. Wählen Sie ein gesamtheitliches SAM Tool aus
4. Etablieren Sie eine geeignete Aufbau- und Ablauforganisation
5. Setzen Sie Prioritäten für den Hersteller- und Produktfokus
6. Erarbeiten Sie die Eröffnungslizenzbilanz in iterativen Schritten
7. Identifizieren Sie finanzielle Risiken und Einsparungspotenziale
8. Sorgen Sie für Kontinuität und Stringenz in Ihren Abläufen
9. Führen Sie regelmäßig interne Audits durch
10. Suchen Sie kontinuierlich nach Verbesserungspotenzialen
* Torsten Boch ist seit 2006 Produktmanager bei Matrix42 im Bereich „Compliance“ mit den Schwerpunkten License, Asset und Contract Management.
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