Mobiles Arbeiten erfolgreich umgesetzt

Citrix hat in den letzten Wochen einige Whitepaper zum Thema "New World of Work" vorgestellt. Sie behandeln dabei die Bereiche Workshifting, das perfekte Home Office und welche Kommunikationskanäle und auf welche Weise sinnvoll genutzt werden können. [...]

Das Software-Unternehmen möchte dazu natürlich auch seine eigenen Lösungen vorstellen, die diese Trends unterstützen: Das ist vor allem XenDesktop, das Anwendungen, Desktop-Betriebssysteme und Benutzereinstellungen vom Endgerät ins Rechenzentrum verlagert. Es erlaubt eine einfache Administration, sorgt für Sicherheit sowie für eine mit herkömmlichen IT-Strukturen kaum realisierbare Flexibilität. Der Cloud-Dienst GoToMeeting ist ein Online-Meeting-Werkzeug, das aber über einen reinen Messenger hinausgeht. Diese Dienste sollen vor allem mobile Worker unterstützen, die von unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten.

Mit Workshifting ist eine Abkehr von starren Arbeitsmodellen mit Anwesenheitspflicht im Büro zu festen Zeiten gemeint und ein Hinwenden zu ergebnisorientiertem und selbstbestimmten Arbeiten. Dafür muss Arbeit so organisiert werden, dass diese zeit- und ortsunabhängig stattfinden kann. Gleichzeitig müssen Unternehmen die technischen Voraussetzungen schaffen, um eine Infrastruktur anzubieten, die eine Zusammenarbeit über Distanzen hinweg ermöglicht, ohne das traditionelle „Präsenz“-Erlebnis aufgeben zu müssen. Unternehmen können mit Workshifting ihre Produktivität erhöhen, Geschäfts- und IT-Prozesse optimieren sowie die Voraussetzungen schaffen, stets die besten Mitarbeiter zu gewinnen, was insbesondere in Zeiten steigendes Fachkräftemangels zunehmend an Bedeutung gewinnt.

WORKSHIFTING: EUROPA VORREITER
Der europäische Trend in den Ländern Frankreich, Großbritannien und Deutschland bestätigt Unternehmen, die ihren Mitarbeitern ein mobiles und virtuelles Arbeiten anbieten: 42 Prozent der befragten Unternehmen ermuntern laut einer Umfrage ihre Mitarbeiter bereits quer durch alle Abteilungen. Vorreiter ist Großbritannien mit 68 Prozent, gefolgt von Deutschland mit 32 Prozent und Frankreich mit 26 Prozent. Es gibt also noch Luft nach oben, wobei es natürlich nicht in jedem Beruf möglich oder üblich ist, nicht am Arbeitsplatz seine Tätigkeiten zu verrichten.

Für die Unternehmens-IT bedeutet der Trend zu mobilem Arbeiten, statische Endpunkt-Infrastrukturen zu transformieren oder aufzulösen. Dazu ist folgendes notwendig:

• Desktop-Ressourcen bereitstellen. Anwender müssen auf Anwendungen, Desktops und Daten zugreifen können, ohne dass für das Unternehmen ein Risiko für das geistige Eigentum, den Datenschutz oder der IT-Compliance entstehen.
• Die Nutzung unterschiedlichster Endgeräte zu gewährleisten. Dies schließt ­unterschiedliche Betriebssysteme ebenso ein wie Smartphones, Tablet-Geräte, nicht standardisierte Laptops oder Thin-Client-Geräte. Mitarbeiter müssen unabhängig vom eingesetzten Endgerät stets auf ihre Daten und Arbeitswerkzeuge zugreifen können.
• Leistungsfähigkeit und Produktivität der IT-Infrastruktur zu optimieren. Mitarbeiter, die von außerhalb des Büros arbeiten, müssen die gleichen Leistungsstandards vorfinden wie Kollegen, die vom Büro innerhalb des Unternehmensgebäudes aus arbeiten – ohne hohe Kosten für VPN-Zugänge und Netzwerk-Upgrades.
• Schneller und flexibler auf Marktveränderungen anpassen. IT-Abteilungen müssen in der Lage sein neue Niederlassungen, mobile Mitarbeiter oder Geschäftspartner ohne die langen Ausrollzeiten traditioneller IT-Umgebungen an bestehende Geschäftsprozesse anzubinden.
• Support und IT-Management von zentraler Stelle aus. Mit der Zunahme mobiler und flexibler Arbeitnehmer gewinnt der Support essentielle Bedeutung. IT-Mitarbeiter müssen verteilte Systemumgebungen und mobile Endpunkt-Geräte von zentraler Stelle aus managen können. Egal, ob es sich um eine standardisierte Neuausstattung mit Arbeitsmitteln oder die Wartung und den Support von bereits im Einsatz befindlichen Geräten handelt.
• Bereitstellung der richtigen Werkzeuge für Zusammenarbeit, Support, Kommunikation und Training über Entfernungen hinweg. Remote darf nicht gleichbedeutend mit Isolation werden. Unternehmen müssen entfernt arbeitende Mitarbeiter ganzheitlich in die Unternehmensabläufe integrieren.

Dabei gibt es einige Vorteile, wie Unternehmen von Workshifting profitieren können: Die Reduzierung von Arbeitsplatz- und Reisekosten liegt auf der Hand; durch vielfältige Kommunikationstechnologien lassen sich diese enorm senken. Nebenbei wird die Arbeitsplatz-Attraktivität erhöht und damit gleichzeitig auch die Produktivität und Effizienz der Arbeitnehmer. Außerdem gibt es weniger Unterbrechungen im Arbeitsfluss.

HOME OFFICE
Jeder, der schon einmal von zu Hause aus gearbeitet oder sich eine Meinung über das Home Office gebildet hat, hat schon diverse Vorurteile dazu gehört, etwa dass man viel Zeit für die Familie hat, ausschließlich in Jogginghosen arbeitet oder dass man gegenüber Kunden unprofessionell wirkt. Einfach ist es nicht, im Home Office zu arbeiten, es müssen einige Dinge bedacht werden: Welche Vorteile und gleichzeitige Hürden ergeben sich durch das Home Office, ist die Fähigkeit zur erfolgreichen Selbstorganisation vorhanden? Stehen geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung und können die Aufgaben losgelöst vom Kollegenkreis bearbeitet werden?

Bei Gesprächen mit Telearbeitern hat Citrix immer wieder die Bedeutung des Aspekts einer produktiven Atmosphäe eines Büros erkant. Ein Arbeitszimmer mit professioneller Ausstattung, Arbeitskleidung, feste Bürozeiten oder Termine mit sich selbst sind Möglichkeiten, sich selbst zu motivieren. Vor allem ein aktives Zeitmanagement ist wichtig, denn oftmals steigt die Gefahr, mehr zu arbeiten als am Arbeitsplatz im Büro. Die Kunst dabei ist, mit der täglichen Arbeit abzuschließen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kommunikation mit Kollegen, da die zwischenmenschliche Komponente im Home Office fehlt, man benötigt andere Wege für den fachlichen Austausch. Dazu bieten vielfältige digitale Werkzeuge, gezielt eingesetzt, Unterstützung: Die E-Mail als standard-Kommunikationsmittel eignet sich für asynchrone, nicht zeitkritische und neutrale Kommunikation. Chat und Instant Messaging unterstützen spontanen, synchronen Informationsaustauch und Präsenz- bzw. Statusmeldungen. Telefon und persönliche Gespräche eignen sich für dringende, kritische oder persönliche Themen. Web-Conferencing erlaubt gemeinsame Besprechungen online, Präsentationen, Brainstormings, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und vieles mehr. Projekträume wiederum eignen sich für das Bereitstellen von Dokumenten, die Koordination untereinander und das Sammeln von Informationen und Ideen. Soziale Netzwerke, firmenintern oder im Internet, erlauben fachlichen Austausch und die Kontaktpflege. Sie erlauben das gezielte Finden von Kollegen über deren Daten und Kompetenzen. Weblogs und das sogenannte Microblogging letztendlich erlauben die gezielte Informationsweitergabe im Team ohne E-Mail-Flut. (mi)